IM NAMEN DER REPUBLIK!
Das Bundesverwaltungsgericht erkennt durch den Richter Mag. NEWALD als Vorsitzenden und die fachkundigen Laienrichter Mag. BOGENDORFER und RAUB über die Beschwerde von XXXX , gesetzlich vertreten durch XXXX , diese vertreten durch XXXX , gegen die Spruchpunkte 1. und 2. des Bescheides der Datenschutzbehörde vom XXXX , Zl. XXXX , in nichtöffentlicher Sitzung zu Recht:
A)
Der Beschwerde wird insofern stattgeben, als der Beschwerdeführerin hinsichtlich der Aktenbestandteile „IMI Notification vom XXXX zu Nr.: XXXX “ (unter Ausnahme einer Verlinkung, welche eine direkte Weiterleitung zum Binnenmarktinformationssystem enthält und der im E-Mail vom XXXX enthaltenen E-Mail-Adressen), der PDF-Datei „ XXXX Final Decision DE“ (in vollem Umfang) und der PDF-Datei XXXX (unter Ausnahme der darin enthaltenen E-Mail-Adresse des damaligen Sachbearbeiters der belangten Behörde sowie der bei dessen Kontaktdaten angegebenen Telefonnummer) sowie der Word-Datei „RECORD OF RESOLUTION XXXX eng“ Akteneinsicht zu gewähren ist.
Soweit in der Beschwerde uneingeschränkte Akteneinsicht in alle diese Dokumente begehrt wird, wird sie als unbegründet abgewiesen.
B)
Die Revision ist gemäß Art. 133 Abs. 4 B-VG nicht zulässig.
Entscheidungsgründe:
I. Verfahrensgang:
1. Mit Eingabe vom 18.01.2024 beantragte die mj. XXXX (Beschwerdeführerin/BF), gesetzlich vertreten durch ihre allein obsorgeberechtigte Mutter XXXX , diese vertreten durch XXXX , Akteneinsicht in den Akt zu dem zu Zl. XXXX geführten Verfahren der Datenschutzbehörde (belangte Behörde). betreffend ihre Datenschutzbeschwerde vom 23.09.2021.
2. Mit dem angefochtenen Bescheid vom XXXX wies die belangte Behörde diesen Antrag auf Akteneinsicht hinsichtlich der „IMI Notification vom XXXX zu Nr.: XXXX “ (Spruchpunkt 1.), der PDF-Datei „ XXXX Final Decision DE“, der PDF-Datei XXXX und der Word-Datei „RECORD OF RESOLUTION XXXX eng“ (Spruchpunkt 2.) ab und schloss die aufschiebende Wirkung einer allfälligen Beschwerde nach Art. 130 Abs. 1 Z 1 B-VG aus (Spruchpunkt 3.).
Begründend führte die belangte Behörde im Wesentlichen Folgendes aus: Da das Verwaltungsverfahren, auf das sich der Antrag auf Akteneinsicht beziehe, bereits mit Bescheid abgeschlossen worden sei, habe die Verweigerung der Akteneinsicht durch selbstständigen verfahrensrechtlichen Bescheid zu erfolgen. Die Gewährung der Akteneinsicht hinsichtlich der im Spruch angeführten Aktenbestandteile würde eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde herbeiführen und den Zweck des Verfahrens beeinträchtigen, da diese Aktenbestandteile rein behördeninterne Schritte sowie Korrespondenzen mit der zuständigen Fachgruppe des Europäischen Datenschutzausschusses und Aufsichtsbehörden aus anderen Mitgliedsstaaten enthielten.
5. Gegen diesen Bescheid richtet sich die fristgerechte Beschwerde der BF vom 09.04.2024, in der zusammengefasst Folgendes ausgeführt wird:
Bei der Begründung des angefochtenen Bescheides handele es sich um eine Leerformel, mit der nicht dargelegt werde, warum durch die Gewährung der Akteneinsicht eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde herbeigeführt werde oder der Zweck des Verfahrens beeinträchtigt würde. Die Verweigerung der Akteneinsicht stehe „in diametralem Gegensatz nicht nur zu tragenden Grundsätzen der Rechtsstaatlichkeit, sondern auch zur Mission der Datenschutzbehörde selbst.“ Eine pflegschaftsgerichtliche Genehmigung der Beschwerdeerhebung sei nicht notwendig.
Die BF beantragte (der Sache nach) die Abänderung des angefochtenen Bescheides dahingehend, dass dem Antrag auf Akteneinsicht stattgegeben werde, bzw. in eventu, den angefochtenen Bescheid aufzuheben und die Rechtssache zur neuerlichen Entscheidung an die belangte Behörde zurückzuverweisen.
6. Mit Schreiben vom 10.05.2024 legte die belangte Behörde dem Bundesverwaltungsgericht die verfahrensgegenständliche Beschwerde samt dem diesbezüglichen Verwaltungsakt zur Entscheidung vor.
7. Mit Schreiben vom 05.09.2025 ersuchte das Bundesverwaltungsgericht die belangte Behörde um Stellungnahme zu den Gründen, aus denen sich die Gefährdung der Aufgaben der Behörde bzw. die Beeinträchtigung der Zwecke des Verfahrens ergebe bzw. ob diese Gründe nach wie vor vorlägen und um Bekanntgabe, ob die gegenständlichen Aktenbestandteile personenbezogene Daten enthalten würden.
8. Mit Stellungnahme vom 22.09.2025 führte die Datenschutzbehörde dazu aus, es bestünden gegen die Gewährung von Akteneinsicht hinsichtlich der „IMI Notification vom XXXX zu Nr.: XXXX “ (unter Ausnahme einer Verlinkung, welche eine direkte Weiterleitung zum Binnenmarktinformationssystem enthalte und näher genannter E-Mail-Adressen), der PDF-Datei „ XXXX Final Decision DE“ und der PDF-Datei XXXX (unter Ausnahme einer darin enthaltenen E-Mail-Adresse sowie einer Telefonnummer) keine Einwände mehr. Die Word-Datei „RECORD OF RESOLUTION XXXX eng“ sei ein Beschlussentwurf im Sinne des Art. 60 Abs. 3 DSGVO, der keine (Außen-)Wirkung entfalte. Zwar enthalte der § 17 Abs. 3 AVG keine Ausnahme mehr für Erledigungsentwürfe, doch gebe es eine derartige Ausnahme noch in anderen Verfahrensvorschriften (§ 21 VwGVG, § 219 ZPO, § 90 Abs. 2 BAO).
9. Mit Schreiben vom 31.10.2025 wurde der BF diese Stellungnahme der belangten Behörde zur Kenntnis gebracht und die BF aufgefordert, dazu Stellung zu nehmen.
10. Mit Stellungnahme vom 13.11.2025 erwiderte die BF, sie halte ihre Beschwerde aufrecht. Es sei „kein Grund ersichtlich, warum irgendwelche Schwärzungen in den behördlichen Akten erfolgen sollten.“ Der Verweis auf innerstaatliche Verfahrensvorschriften gehe ins Leere. Da der Beschlussentwurf eine innerbehördliche Wirkung entfalte, sei ihr auch diesbezüglich Akteneinsicht zu gewähren.
11. Mit – als Nachtrag zur Stellungnahme vom 13.11.2025 bezeichnetem – Schriftsatz vom 18.11.2025 führte die BF aus, dass auch Art. 19 IMI-Verordnung ein umfassendes Auskunftsrecht der betroffenen Person vorsehe.
II. Das Bundesverwaltungsgericht hat erwogen:
1. Feststellungen:
1.1. Der Beschwerde wird zum einen der unter Punkt I. dargestellte Sachverhalt zugrunde gelegt.
1.2. Überdies wird festgestellt:
Die „IMI Notification vom XXXX zu Nr.: XXXX “ enthält eine Verlinkung zum Binnenmarktinformationssystem sowie mehrere nicht für den Parteienverkehr gedachte E-Mail-Adressen der belangten Behörde, die der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden anderer europäischer Mitgliedsstaaten im Rahmen des Binnenmarktinformationssystems dienen.
Die PDF-Datei XXXX enthält eine nicht für den Parteienverkehr vorgesehene E-Mail-Adresse des damaligen Sachbearbeiters der belangten Behörde und eine nicht mehr zuordenbare Telefonnummer, die bei den Kontaktdaten des damaligen Sachbearbeiters angeführt wurde.
Die Word-Datei „RECORD OF RESOLUTION XXXX eng“ ist ein Beschlussentwurf im Sinne des Art. 60 Abs. 3 DSGVO.
2. Beweiswürdigung:
Die Feststellungen zu Punkt 1.1. basieren auf dem aus dem unstrittigen Inhalt des Verwaltungsaktes der belangten Behörde, der Beschwerde sowie des Verfahrensaktes des Bundesverwaltungsgerichtes.
Die Feststellungen zu Punkt 1.2. ergeben sich aus dem Verwaltungsakt in Zusammenhang mit den nachvollziehbaren und glaubhaften Angaben der belangten Behörde in ihrer Stellungnahme vom 22.09.2025.
3. Rechtliche Beurteilung:
3.1. Gemäß § 6 BVwGG entscheidet das Bundesverwaltungsgericht durch Einzelrichter, sofern nicht in Bundes- oder Landesgesetzen die Entscheidung durch Senate vorgesehen ist.
Gemäß § 27 DSG entscheidet das Bundesverwaltungsgericht in Verfahren über Beschwerden gegen Bescheide, wegen Verletzung der Unterrichtungspflicht gemäß § 24 Abs. 7 DSG und wegen Verletzung der Entscheidungspflicht durch die Datenschutzbehörde durch Senat. Der Senat besteht aus einem Vorsitzenden und je einem fachkundigen Laienrichter aus dem Kreis der Arbeitgeber und dem Kreis der Arbeitnehmer.
Gemäß § 28 Abs. 1 VwGVG hat das Verwaltungsgericht die Rechtssache durch Erkenntnis zu erledigen, sofern die Beschwerde nicht zurückzuweisen oder das Verfahren einzustellen ist. Gemäß § 31 Abs. 1 VwGVG erfolgen die Entscheidungen und Anordnungen durch Beschluss, soweit nicht ein Erkenntnis zu fällen ist.
Gemäß § 28 Abs. 2 VwGVG hat das Verwaltungsgericht über Beschwerden gemäß Art. 130 Abs. 1 Z 1 B-VG dann in der Sache selbst zu entscheiden, wenn (1.) der maßgebliche Sachverhalt feststeht oder (2.) die Feststellung des maßgeblichen Sachverhaltes durch das Verwaltungsgericht selbst im Interesse der Raschheit gelegen oder mit einer erheblichen Kostenersparnis verbunden ist.
Gemäß § 17 Abs. 1 AVG können, soweit in den Verwaltungsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, die Parteien bei der Behörde in die ihre Sache betreffenden Akten Einsicht nehmen und sich von den Akten oder Aktenteilen an Ort und Stelle Abschriften selbst anfertigen oder auf ihre Kosten Kopien oder Ausdrucke erstellen lassen. Soweit die Behörde diese Akten elektronisch führt, kann der Partei auf Verlangen die Akteneinsicht in jeder technisch möglichen Form gewährt werden.
Gemäß § 17 Abs. 3 AVG sind von der Akteneinsicht Aktenbestandteile ausgenommen, insoweit die Einsichtnahme in diese eine Schädigung berechtigter Interessen einer Partei oder dritter Personen oder eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde herbeiführen oder den Zweck des Verfahrens beeinträchtigen würde.
3.2.1. Die belangte Behörde stützte die (teilweise) Verweigerung der Akteneinsicht im gegenständlichen Fall darauf, dass die Gewährung der Akteneinsicht hinsichtlich der im Spruch bezeichneten Aktenbestandteile eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde herbeiführen oder den Zweck des Verfahrens beeinträchtigen würden, da es sich ausschließlich um behördeninterne Schritte sowie die Korrespondenz mit der zuständigen Fachgruppe des Europäischen Datenschutzausschusses und Aufsichtsbehörden aus anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union handeln würde. Worin diese Gefährdung der Aufgaben der Behörde oder die Beeinträchtigung des Verfahrens in concreto bestünde, führte die belangte Behörde im angefochtenen Bescheid jedoch nicht aus.
Das Vorliegen einer solchen Gefährdung der Aufgaben der Behörde oder eine Beeinträchtigung des Verfahrens durch die Gewährung von Akteneinsicht behauptete die Datenschutzbehörde in ihrer im verwaltungsgerichtlichen Verfahren ergangenen Stellungnahme vom 22.09.2025 nicht mehr ausdrücklich. Vielmehr äußerte sie keine Einwände mehr gegen die Einsichtnahme in die „IMI Notification vom XXXX zu Nr.: XXXX “, die PDF-Datei „ XXXX Final Decision DE“ und die PDF-Datei XXXX unter Ausnahme bestimmter Passagen. Auch sind dem erkennenden Senat keine (sonstigen) Umstände bekannt, aus denen sich eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde oder eine Beeinträchtigung des Zweckes des Verfahrens ableiten ließe.
Die hinsichtlich der in der „IMI Notification vom XXXX zu Nr.: XXXX “ enthaltenen Verlinkung zum Binnenmarktinformationssystem sowie der ebenfalls darin enthaltenen E-Mail-Adressen geäußerten Bedenken der belangten Behörde werden vom hier entscheidenden Senat jedoch geteilt: Bei diesem Aktenbestandteil handelt es sich um ein automatisch aus dem Binnenmarktinformationssystem generiertes E-Mail. Die nach Ansicht der belangten Behörde zu schwärzenden Daten dienen allein der Kommunikation zwischen der österreichischen Datenschutzbehörde und Aufsichtsbehörden aus anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und sind auch nicht öffentlich bekannt. Es ist aus Sicht des erkennenden Senates daher nachvollziehbar, dass es eine Gefährdung der Aufgaben der belangten Behörde herbeiführen würde, wenn diese Daten Dritten zugänglich würden, weshalb die Verlinkung und die E-Mail-Adressen von der Akteneinsicht auszunehmen sind.
Gemäß § 17 Abs. 3 AVG sind Aktenbestandteile aber auch insoweit von der Akteneinsicht ausgenommen, als die Gewährung von Akteneinsicht in diese eine Schädigung berechtigter Interessen Dritter herbeiführen würde.
In ihrer Stellungnahme vom 22.09.2025 brachte die belangte Behörde vor, dass die PDF-Datei XXXX personenbezogene, nicht für den Parteienverkehr bestimmte Daten des damaligen Sachbearbeiters sowie eine nicht mehr zuordenbare Telefonnummer enthalte und diese Daten im Falle der Gewährung von Akteneinsicht zu schwärzen seien.
Die Wahrung des Rechtes auf Geheimhaltung nach § 1 DSG stellt ohne Zweifel ein berechtigtes Interesse eines Dritten dar, weshalb die über seinen Namen hinausgehenden personenbezogenen Daten des damaligen Sachbearbeiters sowie die nicht mehr zuordenbare Telefonnummer in der PDF-Datei XXXX von der Akteneinsicht auszunehmen sind. Durch eine Schwärzung der betreffenden Daten in dieser Datei ist dem Schutz personenbezogener Daten aber auch ausreichend Rechnung getragen.
Hinsichtlich der Word-Datei „RECORD OF RESOLUTION XXXX eng“ vertrat die belangte Behörde in ihrer Stellungnahme vom 22.09.2025 die Ansicht, dass diese als Erledigungsentwurf von der Akteneinsicht auszunehmen sei. Eine derartige Ausnahme für Erledigungsentwürfe sieht § 17 Abs. 3 AVG in der geltenden Fassung jedoch nicht mehr vor.
Entgegen den Ausführungen der belangten Behörde wurde die Ausnahme für Erledigungsentwürfe von der Akteneinsicht nicht mit BGBl. 199/1982 eingeführt, sondern war schon in der Urfassung des AVG von 1925 enthalten (BGBl. 274/1925). Diese Ausnahme wurde mit BGBl. 357/1990 ohne nähere Erörterung gestrichen. Diese Gesetzesänderung ist wohl so zu verstehen, dass Erledigungsentwürfe nur mehr unter den auch für andere Aktenbestandteile geltenden Voraussetzungen, also etwa, wenn durch die Gewährung von Akteneinsicht die Wahrnehmung der Aufgaben der Behörden gefährdet oder der Zweck des Verfahrens beeinträchtigt wäre, von der Akteneinsicht auszunehmen sind.
Darauf liegen aber im gegenständlichen Fall keine Hinweise vor, zumal es sich bei dem Beschlussentwurf um einen der Datenschutzbehörde von der tschechischen Aufsichtsbehörde übermittelten Entwurf handelt, an den die Datenschutzbehörde gemäß Art. 60 Abs. 6 DSGVO – wenn sie keinen Einspruch gegen ihn einlegt – gebunden ist und somit nicht um einen rein behördeninternen Vorbereitungsschritt, der Aufschluss über schützenswerte innerbehördliche Willensbildungsprozesse (wie dies etwa bei einem gerichtlichen Senatsberatungsprotokoll der Fall wäre) geben könnte.
Durch den Verweis auf andere Verfahrensvorschriften, die eine derartige Ausnahme vorsehen (§ 21 VwGVG, § 219 ZPO, § 90 Abs. 2 BAO) ist aus Sicht des erkennenden Senates nichts gewonnen, da § 17 Abs. 3 AVG – wie von der belangten Behörde selbst angeführt – in früheren Fassungen ebenfalls eine solche Ausnahmeregelung enthielt, die jedoch gestrichen wurde, weshalb nicht davon auszugehen ist, dass eine planwidrige Lücke vorliegt, die einer Analogie zugänglich wäre.
Der BF ist daher Akteneinsicht hinsichtlich der Word-Datei „RECORD OF RESOLUTION XXXX eng“ zu gewähren.
Zur Unzulässigkeit der Revision:
Gemäß § 25a Abs. 1 VwGG hat das Verwaltungsgericht im Spruch seines Erkenntnisses oder Beschlusses auszusprechen, ob die Revision gemäß Art. 133 Abs. 4 B-VG zulässig ist. Der Ausspruch ist kurz zu begründen.
Die Revision ist gemäß Art. 133 Abs. 4 B-VG nicht zulässig, weil die Entscheidung sich auf die eine einheitliche Rechtsprechung bzw. eine eindeutige Rechtslage stützen kann.
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