Das Bundesfinanzgericht hat durch die Senatsvorsitzende Mag. Ulrike Nussbaumer LL.M. M.B.L., die Richterin Mag. Dr. Wiebke Peperkorn sowie die fachkundigen Laienrichter Eva Maiwald-Wanderer und Mag Christian Waldmann in der Beschwerdesache ***Bf1***, ***Bf1-Adr***, über die Beschwerde vom 31. März 2025 gegen den Bescheid des Finanzamtes Österreich vom 17. März 2025 betreffend die Abweisung des Antrags vom 10. März 2025 auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer ***BF1StNr1***, zu Recht erkannt:
I. Der angefochtene Bescheid wird gem. § 279 BAO dahingehend abgeändert, dass der Antrag vom 10.3.2025 auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 85 Abs. 2 BAO als zurückgenommen gilt.
II. Gegen dieses Erkenntnis ist eine Revision an den Verwaltungsgerichtshof nach Art. 133 Abs. 4 Bundes-Verfassungsgesetz (B-VG) nicht zulässig.
Zwischen den Parteien war strittig, ob die Beschwerdeführerin (im Folgenden: Bf.) eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (im Folgenden: UID) erhalten sollte.
Am 10.3.2025 wurde bei der belangten Behörde durch den steuerlichen Vertreter der Bf., ***B***, ein Antrag auf Vergabe einer UID-Nummer eingebracht.
Mit Bescheid vom 17.3.2025 wies die belangte Behörde den Antrag der Bf. auf Vergabe einer UID ab.
Gegen diesen Abweisungsbescheid brachte die Bf. durch ihre steuerliche Vertretung am 31.3.2025 rechtzeitig über FinanzOnline eine Bescheidbeschwerde ein.
In der Folge wies die belangte Behörde mit Beschwerdevorentscheidung vom 16.4.2025 die Beschwerde der Bf. als unbegründet ab.
Dagegen brachte die Bf., wiederum durch ihre steuerliche Vertretung, am 16.4.2025 über FinanzOnline einen Vorlageantrag auf Entscheidung über die Beschwerde durch das Bundesfinanzgericht ein. Darin wurde auch der Antrag auf Entscheidung über die Beschwerde durch den gesamten Senat gestellt.
Die belangte Behörde legte die Beschwerde sowie die Aktenteile am 12.5.2025 dem Bundesfinanzgericht zur Entscheidung vor.
Mit Beschluss vom 31.7.2025 machte das Bundesfinanzgericht die Bf. darauf aufmerksam, dass u.a. der verfahrensgegenständliche Antrag auf Vergabe einer UID sowie die von ihr an den Steuerberater ***B*** erteilte Vollmacht nicht die Unterschrift des damaligen Gesellschafter-Geschäftsführers, ***A***, sondern jene einer anderen Person mit dem Vornamen "***VN1***" aufwiesen. Die Bf. wurde zur Aufklärung und Vorlage sämtlicher Nachweise über die Vertretungsverhältnisse spätestens bis zum Erörterungstermin am 4.9.2025 aufgefordert.
Der Erörterungstermin fand am 4.9.2025 statt, zu dem die Bf. nicht erschien. Die steuerliche Vertretung teilte der Berichterstatterin am Tag zuvor per Mail mit, dass sie die Vollmacht zurückgelegt habe. Im Rahmen eines nachfolgenden Vorhalteverfahrens reichte die steuerliche Vertretung eine vom damaligen Gesellschafter-Geschäftsführer, ***A***, unterschriebene Vollmachtsurkunde vom 10.3.2025 nach.
Mit Beschluss über den Auftrag zur Mängelbehebung vom 9.9.2025 wurde der Bf. aufgetragen, die auf dem Antrag vom 10.3.2025 fehlende Unterschrift binnen 10 Tagen nachzureichen. Hingewiesen wurde u.a. auf die Rechtsfolge, dass nach fruchtlosem Ablauf der Frist der Antrag als zurückgenommen gelte.
Mit Schreiben vom 29.9.2025, eingelangt beim Bundesfinanzgericht per Post am 14.10.2025, zog der ehemalige Geschäftsführer der Bf. die Beschwerde und den Vorlageantrag zurück.
Die Bf. wurde mit der Erklärung über die Errichtung der Gesellschaft am 18.12.2024 gegründet und am 8.3.2025 ins Firmenbuch eingetragen. Ihr Name lautete auf "***Bf1 vormals***". Gesellschafter und Geschäftsführer war ***A***. Nach Abtretung der Gesellschaftsanteile am 29.4.2025 war der nunmehrige Liquidator der Bf., ***C***, alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer der Bf..
Am 10.3.2025 brachte ***B*** als bevollmächtigter steuerlicher Vertreter für die Bf. per Fax beim Finanzamt Österreich einen Antrag auf Vergabe einer UID ein. Der Antrag weist zwar eine Unterschrift auf, diese stammt aber nicht von einer Person, die zur Vertretung der Bf. legitimiert war.
Mit Beschluss vom 9.9.2025 über den Auftrag zur Mängelbehebung wurde der Bf. aufgetragen, den Mangel der fehlenden Unterschrift auf dem Antrag vom 10.3.2025 auf Vergabe einer UID binnen einer Frist von zehn Tagen zu beheben. Es wurde darauf hingewiesen, dass nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist der Antrag als zurückgenommen gilt.
Der Beschluss vom 9.9.2025 über den Auftrag zur Mängelbehebung wurde der Bf. - nach Kenntnis der Zurücklegung der Vertretungsvollmacht durch den Steuerberater - an ihren Sitz zugestellt. Die Post unternahm am 12.9.2025 einen Zustellversuch und verständigte die Bf. sodann über die erfolgte Hinterlegung. Der Beginn der Abholfrist war der 15.9.2025.
Der Mangel wurde bis dato nicht behoben.
Am 14.10.2025 langte beim Bundesfinanzgericht ein Schreiben vom 29.9.2025 über die Zurücknahme der Beschwerde und des Vorlageantrags ein. Darin ziehe "ich, ***A***, (…) die von mir eingebrachte Beschwerde vom 31.03.2025 sowie den Vorlageantrag vom 16.04.2025 (…) ausdrücklich zurück". Als Unterzeichnender ist (ebenfalls) ***A*** angegeben. Das Schreiben wurde demnach nicht vom Liquidator und letztem Geschäftsführer, ***C***, verfasst und/oder unterzeichnet und wurde auch nicht im Namen der Bf. eingebracht.
Die Feststellungen zur Errichtung und Gründung der Bf. ergeben sich einerseits aus der Urkunde über die Errichtung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die, wie auch der Antrag auf Vergabe einer UID, im Rahmen des Betriebseröffnungsverfahrens am 10.3.2025 von Seiten der steuerlichen Vertretung der belangten Behörde vorgelegt wurde und sich nunmehr unter der OZ 5 "Betriebseröffnungsfragebogen" befindet. Andererseits gibt der Firmenbuchauszug Aufschluss über die Eintragung der Bf. im Firmenbuch.
Dass zunächst ***A*** und in der Folge ***C*** (nunmehriger Liquidator) Gesellschafter-Geschäftsführer waren, zeigt schon ein Firmenbuchauszug mit historischen Daten. Der Abtretungsvertrag vom 29.4.2025 war für das Gericht über die Urkundensammlung des Firmenbuchgerichts einsehbar. Ebenfalls dort eingesehen wurde das Protokoll zur außerordentlichen Generalversammlung vom 29.4.2025. Darin wird der Beschluss festgehalten, dass der bisherige Geschäftsführer, ***A***, mit sofortiger Wirkung abberufen und zum neuen selbständig vertretungsbefugten Geschäftsführer ***C*** bestellt wird.
Unstrittig ist, dass ***B*** für die Bf. am 10.3.2025 "namens und auftrags" im Rahmen des Betriebseröffnungsverfahrens u.a. den Antrag auf Vergabe einer UID bei der belangten Behörde einbrachte.
Die gleichzeitig vorgelegte Vollmachtsurkunde, die ihn zur steuerlichen Vertretung der Bf. legitimieren sollte, war allerdings nicht vom Geschäftsführer der Bf. unterschrieben, sondern von einer anderen Person mit dem Vornamen "***VN1***":
[...]
Demgegenüber zeigen die vor einem Notar unterzeichneten Urkunden, wie etwa die ebenfalls der Behörde im Rahmen der Betriebseröffnung am 10.3.2025 vorgelegte Urkunde über die Errichtung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung vom 18.12.2024, die Unterschrift des damaligen Geschäftsführers ***A***:
[...]
Im Zuge des Beschwerdeverfahrens vor dem Bundesfinanzgericht kamen aus diesem Grund Zweifel auf, ob ***B*** zur Antragstellung und in der Folge zur Beschwerdeeinbringung legitimiert war.
Diese Frage der Legitimation konnte im Vorhalteverfahren dahingehend geklärt werden, dass ***B*** der Berichterstatterin per Mail vom 9.9.2025 nachvollziehbar mitteilte, dass bei der Einbringung des Betriebseröffnungsfragebogens (siehe die an die Behörde übermittelten Unterlagen in OZ 5 "Betriebseröffnungsfragebogen") versehentlich die zweite Seite der Vollmachtsurkunde vertauscht wurde. In der Anlage der Mail übermittelte er eine Vollmachtsurkunde mit Unterschrift des Geschäftsführers ***A*** sowie eine Fotokopie des Personalausweises des Geschäftsführers. Damit konnten die Zweifel ob der Legitimation des ***B*** zur Beschwerdeeinbringung beseitigt werden.
Demgegenüber weist der einseitige Antrag vom 10.3.2025 auf Vergabe einer UID, der für die Bf. gestellt wurde, unmissverständlich die Unterschrift einer Person auf, die nicht vom damaligen Geschäftsführer ***A*** stammt.
Dies ergibt sich aus Folgendem:
Wie oben bereits gezeigt wurde, unterschrieb der damalige Geschäftsführer der Gesellschaft, ***A***, Notariatsakte, wie hier die Erklärung über die Errichtung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die unter der OZ 5 "Betriebseröffnungsfragebogen" zu finden ist, wie folgt:
[...]
Auch etwa der vor dem Notar unterzeichnete Abtretungsvertrag vom 29.4.2025 wurde von ***A*** wie folgt unterschrieben:
[...]
Demgegenüber weist der Antrag auf Vergabe einer UID-Nummer diese Unterschrift auf:
[...]
Unzweifelhaft und eindeutig handelt es sich dabei nicht um die Unterschrift des damaligen Geschäftsführers der Bf..
Die Bf. wurde zwar mit Beschluss vom 31.7.2025 aufgefordert, diese Unstimmigkeit aufzuklären und die Vertretungsverhältnisse nachzuweisen. Sie kam dieser Aufforderung allerdings zu keinem Zeitpunkt nach, weshalb das Gericht davon auszugehen hat, dass die Person, die den Antrag auf Vergabe einer UID unterzeichnet hat, nicht zur Vertretung der damaligen ***Bf1 vormals***, nunmehr ***Bf1***, legitimiert war.
Die Feststellungen zum Beschluss vom 9.9.2025 betreffend Mängelbehebung ergeben sich unmittelbar aus diesem. Dass bis dato keine Behebung des Mangels der fehlenden Unterschrift einer vertretungsbefugten Person erfolgte, resultiert aus dem Umstand, dass bis zum heutigen Tag kein Schriftstück von Seiten der Bf. (die Zurücknahme, auf die noch eingegangen wird, erfolgte für ***A***) eingebracht wurde und auch keine Kontaktaufnahme zum Bundesfinanzgericht erfolgte.
Dass der Beschluss betreffend Mängelbehebung an den Sitz der Bf. zugestellt wurde, ergibt sich aus dem Beschluss selbst, der in der Zustellverfügung die Sitzadresse benennt sowie dem Rückschein, der von der Post dem Bundesfinanzgericht retourniert wurde und auf dem die Sitzadresse angegeben ist. Dieser Rückschein zeigt auch, dass am 12.9.2025 ein Zustellversuch erfolgte, der Rsb-Brief sodann hinterlegt wurde, die Bf. von dieser Hinterlegung verständigt wurde und der Beginn der Abholfrist der 15.9.2025 war.
Die Feststellungen zum Schreiben über die Zurücknahme der Beschwerde und des Vorlageantrags ergeben sich aus ebendiesem. Dieses wurde mit "GZ.: RV/4100131/2025 - ***Bf1***" betitelt - was lediglich der Zuordnung des Schreibens zu einem bestimmten Akt diente - und hat den Betreff "Zurückziehung der Beschwerde und des Vorlageantrags". Aus dem Wortlaut des Schreibens ergibt sich eindeutig, dass das Schreiben nicht der Bf. oder ***C*** als Vertretungsbefugten der Bf. zugerechnet werden kann.
3.1.1. Rechtswirksamkeit der Beschwerdezurücknahme
In einem ersten Schritt ist die Frage zu klären, inwieweit dem Schreiben vom 29.9.2025 über die Zurücknahme der Beschwerde und des Vorlageantrags, das per Post beim Bundesfinanzgericht am 14.10.2025 eingelangt ist, Rechtswirkung für die Bf. beigemessen werden kann.
Gem. § 80 Abs. 1 Satz 1 BAO haben die zur Vertretung juristischer Personen berufenen Personen und die gesetzlichen Vertreter natürlicher Personen alle Pflichten zu erfüllen, die den von ihnen Vertretenen obliegen, und sind befugt, die diesen zustehenden Rechte wahrzunehmen.
Wer zur Vertretung von juristischen Personen in Betracht kommt, bestimmt sich nach den Vorschriften des Zivilrechts (VwGH 15. 12. 2021, Ra 2021/13/0078).
Gemäß § 18 Abs. 1 GmbHG wird die Gesellschaft durch die Geschäftsführer gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Nach § 15 Abs. 1 GmbHG erfolgt die Bestellung zu Geschäftsführern durch Beschluss der Gesellschafter.
Mit Gesellschafterbeschluss vom 29.4.2025 (vgl. das Protokoll über die außerordentliche Generalversammlung vom 29.4.2025) wurde der bisherige Geschäftsführer ***A*** abberufen und ***C*** als neuer selbständig vertretungsbefugter Geschäftsführer bestellt. Seit dem 29.4.2025 war demnach allein ***C*** zur Vertretung der Bf. befugt.
Die Zurücknahme wurde hingegen ausdrücklich im Namen des ehemaligen Geschäftsführers, ***A***, gestellt.
Da dieser nicht mehr vertretungsbefugt ist, kann er für die Bf. keine rechtswirksamen Erklärungen mehr abgeben.
Der erklärten Beschwerdezurücknahme kommt demnach keine Rechtswirkung für die Bf. zu.
3.1.2. Mängelbehebungsverfahren betreffend Antrag auf Vergabe einer UID-Nummer
Gem. § 85 Abs. 1 BAO sind Anbringen zur Geltendmachung von Rechten oder zur Erfüllung von Verpflichtungen (insbesondere Erklärungen, Anträge, Beantwortungen von Bedenkenvorhalten, Rechtsmittel) grundsätzlich (vorbehaltlich der Bestimmungen des Abs. 3) schriftlich einzureichen. Das gemäß § 85 Abs. 1 BAO für Anbringen normierte Schriftlichkeitserfordernis schließt auch das Vorliegen einer Unterschrift ein (VwGH 5.10.2023, Ra 2021/13/0020).
Eine Unterschrift ist ein Gebilde aus Buchstaben einer üblichen Schrift, aus der ein Dritter, der den Namen des Unterzeichneten kennt, diesen Namen aus dem Schriftbild noch herauslesen kann. Sie muss nicht lesbar sein. Nötig ist aber ein die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnender, individueller Schriftzug, der entsprechende charakteristische Merkmale aufweist und sich als Unterschrift eines Namens darstellt (VwGH 17.5.2001, 2001/16/0062; 16.2.1994, 93/13/0025).
Der von ***B*** für die beschwerdeführende Partei eingebrachte Antrag vom 10.3.2025 auf Vergabe einer UID, über den die belangte Behörde mit Bescheid vom 17.3.2025 abgesprochen hat und der die Grundlage des gegenständlichen Beschwerdeverfahrens bildet, wurde, wie in Punkt 1 festgestellt, von einer nicht vertretungsbefugten Person unterschrieben.
Die Unterschrift einer nicht zur Vertretung befugten Person ist dem Fehlen einer Unterschrift gleichzuhalten (vgl. hierfür die Rechtsprechung des VwGH 27.4.1981, 2599/79; 10.1.1985, 83/05/0073; 20.2.1987, 85/17/0096).
Das Fehlen der Unterschrift berechtigt die Abgabenbehörde oder das Bundesfinanzgericht jedoch nicht zur Zurückweisung des Antrags (vgl. § 85 Abs. 2 Satz 1 HS 1 BAO i.V.m. § 2a BAO). Vielmehr bestimmt § 85 Abs. 2 Satz 2 BAO, dass dem Einschreiter die Behebung des Mangels mit dem Hinweis aufzutragen ist, dass die Eingabe nach fruchtlosem Ablauf einer gleichzeitig zu bestimmenden angemessenen Frist als zurückgenommen gilt. Wird der Mangel rechtzeitig behoben, gilt die Eingabe als ursprünglich richtig eingebracht.
Mit Beschluss vom 9.9.2025 über den Auftrag zur Mängelbehebung wurde der Bf. aufgetragen, den Mangel der fehlenden Unterschrift binnen zehn Tagen zu beheben.
Der Beschluss wurde vom Zusteller hinterlegt und war der erste Tag der Abholfrist der 15.9.2025. Gem. § 17 Abs. 3 ZustG ist ein hinterlegtes Dokument mindestens zwei Wochen zur Abholung bereitzuhalten. Der Lauf dieser Frist beginnt mit dem Tag, an dem das Dokument erstmals zur Abholung bereitgehalten wird. Hinterlegte Dokumente gelten mit dem ersten Tag dieser Frist als zugestellt.
Nach § 17 Abs. 3 Satz 3 ZustG gilt der Beschluss vom 9.9.2025 über den Auftrag zur Mängelbehebung damit mit 15.9.2025 als zugestellt. Die 10-tätige Frist endete somit mit Ablauf des 25.9.2025.
Da der Mangel der fehlenden Unterschrift nicht bis zum Ablauf des 25.9.2025 (und überdies bis dato) behoben wurde, war der Antrag auf Vergabe einer UID als für zurückgenommen zu erklären.
Gegen ein Erkenntnis des Bundesfinanzgerichtes ist die Revision zulässig, wenn sie von der Lösung einer Rechtsfrage abhängt, der grundsätzliche Bedeutung zukommt, insbesondere weil das Erkenntnis von der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes abweicht, eine solche Rechtsprechung fehlt oder die zu lösende Rechtsfrage in der bisherigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes nicht einheitlich beantwortet wird.
Die rechtliche Beurteilung beruht auf der unter Punkt 3.1. wiedergegebenen Judikatur des Verwaltungsgerichtshofes.
Da sich die Rechtsfolge der Zurücknahmeerklärung (hier des Antrags vom 10.3.2025 auf Vergabe einer UID) außerdem eindeutig aus § 85 Abs. 2 BAO ergibt, liegt keine Rechtsfrage von grundsätzlicher Bedeutung vor und war daher die Unzulässigkeit der Revision auszusprechen.
Klagenfurt am Wörthersee, am 20. Oktober 2025
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