Das Bundesfinanzgericht erkennt durch die Richterin Dr. Adebiola Bayer in der Beschwerdesache Bf., Bf.-Adresse vertreten durch Vertreter, über die Beschwerde vom 28. August 2025 gegen den Bescheid des Finanzamtes für Großbetriebe vom 18. Juli 2025 über die Zurücknahme des Antrags auf Rückzahlung/Erstattung von Kapitalertragsteuer 2018 (Antragsnummer ***1***) zu Recht:
I. Die Beschwerde wird gemäß § 279 BAO als unbegründet abgewiesen.
II. Gegen dieses Erkenntnis ist eine ordentliche Revision an den Verwaltungsgerichtshof nach Art. 133 Abs. 4 Bundes-Verfassungsgesetz (B-VG) nicht zulässig.
Die Beschwerdeführerin (im Folgenden "Bf.") ist eine Pensionskasse nach schweizerischem Recht. Sie stellte am 10. November 2023 einen Antrag auf Erstattung österreichischer Abzugsteuer betreffend Kapitalertragsteuer auf Dividenden aus Aktien gemäß § 27 Abs. 2 Z 1 lit. a EStG 1988 für das Jahr 2018 gemäß dem Doppelbesteuerungsabkommen iHv EUR 1.315,77. Dieser Antrag langte postalisch am 27. November 2023 bei der belangten Behörde ein.
Am 7. März 2025 erließ die belangte Behörde einen Mängelbehebungsauftrag. Laut diesem liege auf dem entsprechenden Antragsformular die Unterschrift der Antragstellerin im Original nicht vor. Die bereits eingereichte Unterschrift sei eine Kopie. Zudem führte die belangte Behörde aus, dass auf dem Formular für das Jahr 2018 die Ansässigkeit von der schweizerischen Steuerbehörde bestätigen zu lassen und im Original zu übermitteln sei. Ansässigkeiten, die auf einem separaten Formular, in Kopie, per Fax oder per E-Mail einlangten, dürften nicht anerkannt werden. Die dem Antrag beigelegte Bestätigung werde nicht akzeptiert, da die Bestätigung auf den dafür vorgesehenen Vordrucken zu erfolgen habe.
Im Mängelbehebungsauftrag wurde darauf hingewiesen, dass die Unterlagen postalisch zu übermitteln seien und dass bei Versäumnis der bis zum 7. Mai 2025 gesetzten Frist der Antrag als zurückgenommen gelte.
Die Bf. ersuchte am 7. Mai 2025 per E-Mail um eine Verlängerung der Frist bis zum 7. Juni 2025. Am selben Tag antwortete eine Mitarbeiterin der belangten Behörde per E-Mail, dass eine Verlängerung der Frist bis zum 10. Juni 2025 erfolge.
Am 16. Mai 2025 langte bei der belangten Behörde postalisch ein Antrag vom 7. Mai 2025 auf Verlängerung der Frist bis zum 7. Juni 2025 ein.
Die Bf. ersuchte am 10. Juni 2025 per E-Mail um eine weitere Verlängerung der Frist bis zum 27. Juni 2025. Am selben Tag antwortete eine Mitarbeiterin der belangten Behörde per E-Mail, dass eine Verlängerung der Frist bis zum 27. Juni 2025 erfolge.
Mit E-Mail vom 24. Juni 2025 übermittelte die Bf. der belangten Behörde Unterlagen zur Beantwortung des Mängelbehebungsauftrags. Die Beantwortung des Mängelbehebungsauftrags vom 24. Juni 2025 langte postalisch am 4. Juli 2025 bei der belangten Behörde ein.
Am 18. Juli 2025 erließ die belangte Behörde den angefochtenen Bescheid über die Zurücknahme des Antrags auf Rückzahlung/Erstattung der im Abzugsweg entrichteten Abgaben gemäß § 240 Abs. 4 BAO in Verbindung mit den österreichischen Doppelbesteuerungsabkommen. Begründend führte sie aus, die Bf. sei dem Auftrag, die Mängel ihrer Eingabe bis zum 7. Mai 2025 zu beheben, nicht nachgekommen. Daher sei mit Bescheid auszusprechen, dass der Antrag als zurückgenommen gelte.
In der dagegen erhobenen Beschwerde führte die Bf. aus, sie wisse erst seit der jüngsten Korrespondenz mit der belangten Behörde, dass elektronisch eingereichte Anträge auf Fristverlängerungen oder Antworten auf Anfrageschreiben nicht akzeptiert würden und per Post eingereicht werden müssten, um als gültig zu gelten, und berief sich auf den Grundsatz von Treu und Glauben.
Die belangte Behörde wies die Beschwerde mit Beschwerdevorentscheidung vom 15. September 2025 ab. In ihrer Begründung führte sie insbesondere aus, mit der Mail-Mitteilung vom 7. Mai 2025 und vom 10. Juni 2025 habe die Verlängerung der mit dem Mängelbehebungsauftrag vom 7. März 2025 gesetzten Frist nicht wirksam beantragt werden können. Einer E-Mail komme im Anwendungsbereich der BAO nicht die Eigenschaft einer Eingabe zu. Dazu werde der Beschluss des Verwaltungsgerichtshofes vom 3. September 2019, Ra 2019/15/0081, angeführt: "Nach der BAO gelten "Vorbringen", die der Abgabenbehörde auf einem für sie nicht zugelassenen Weg zugeleitet werden, als nicht eingebracht, weshalb sie auch keine Entscheidungspflicht auslösen können." Das heiße, E-Mails seien als "rechtliches Nichts" zu betrachten (vgl. VwGH 25.01.2006, 2005/14/0126). Mit den Antwortmails vom 7. Mai 2025 und vom 10. Juni 2025 hätte die erwähnte Frist nicht wirksam verlängert werden können. Es sei betreffend die - nicht wirksam beantragte - Fristverlängerung kein (stattgebender) Bescheid erstellt worden, sondern dem Begehren bloß per Mail "stattgeben" worden. Eine "Stattgabe" per Mail sei gesetzlich nicht vorgesehen; die Antwortmails vom 7. Mai 2025 und vom 10. Juni 2025 seien daher wirkungslos.
Die Bf. stellte einen Vorlageantrag. In Folge legte die belangte Behörde den Beschwerdeakt dem Bundesfinanzgericht vor und beantragte die Abweisung der Beschwerde.
Die Bf. ist eine Pensionskasse nach schweizerischem Recht. Sie stellte am 10. November 2023 einen Antrag auf Erstattung österreichischer Abzugsteuer betreffend Kapitalertragsteuer auf Dividenden aus Aktien gemäß § 27 Abs. 2 Z 1 lit. a EStG 1988 für das Jahr 2018 gemäß dem Doppelbesteuerungsabkommen iHv EUR 1.315,77. Dafür nutzte die Bf. einen Ausdruck des dafür vorgesehenen Web-Formulars.
Dieser Antrag langte postalisch am 27. November 2023 bei der belangten Behörde ein.
Der Antrag enthielt eine Unterschrift der Antragstellerin in Kopie. Auf dem Antragsformular fehlte die Bestätigung der Ansässigkeit durch die schweizerische Steuerbehörde.
In Folge erließ die belangte Behörde am 7. März 2025 einen Mängelbehebungsauftrag. In diesem wurde darauf hingewiesen, dass die Unterlagen postalisch zu übermitteln seien und dass bei Versäumnis der bis zum 7. Mai 2025 gesetzten Frist der Antrag als zurückgenommen gelte.
Die Bf. ersuchte am 7. Mai 2025 per E-Mail um eine Verlängerung der Frist bis zum 7. Juni 2025. Am selben Tag antwortete eine Mitarbeiterin der belangten Behörde per E-Mail, dass eine Verlängerung der Frist bis zum 10. Juni 2025 erfolge.
Am 16. Mai 2025 langte bei der belangten Behörde postalisch ein Antrag vom 7. Mai 2025 auf Verlängerung der Frist bis zum 7. Juni 2025 ein.
Die Bf. ersuchte am 10. Juni 2025 per E-Mail um eine weitere Verlängerung der Frist bis zum 27. Juni 2025. Am selben Tag antwortete eine Mitarbeiterin der belangten Behörde per E-Mail, dass eine Verlängerung der Frist bis zum 27. Juni 2025 erfolge.
Mit E-Mail vom 24. Juni 2025 übermittelte die Bf. der belangten Behörde Unterlagen zur Beantwortung des Mängelbehebungsauftrags. Die Beantwortung des Mängelbehebungsauftrags vom 24. Juni 2025 langte postalisch am 4. Juli 2025 bei der belangten Behörde ein.
In Folge erließ die belangte Behörde den angefochtenen Bescheid über die Zurücknahme des Antrags auf Rückzahlung/Erstattung der im Abzugsweg entrichteten Abgaben gemäß § 240 Abs. 4 BAO in Verbindung mit den österreichischen Doppelbesteuerungsabkommen.
Der Sachverhalt geht aus dem vorgelegten Beschwerdeakt wie insbesondere dem Antrag auf Rückzahlung/Erstattung von Kapitalertragsteuer für das Jahr 2018 und dem Mängelbehebungsauftrag der belangten Behörde hervor.
Dass der Antrag vom 10. November 2023 postalisch bei der belangten Behörde einlangte, geht aus ihrem Schriftsatz vom 28. Jänner 2026 hervor.
Es ist unstrittig, dass auf dem Formular, mit welchem der Antrag eingebracht wurde, die Unterschrift des Antragstellers im Original fehlt. Es ist zudem zu erkennen, dass auf diesem Formular eine Ansässigkeitsbescheinigung der schweizerischen Steuerbehörde fehlt.
Gemäß § 85 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO) sind Anbringen zur Geltendmachung von Rechten oder zur Erfüllung von Verpflichtungen (insbesondere Erklärungen, Anträge, Beantwortungen von Bedenkenvorhalten, Rechtsmittel) vorbehaltlich der Bestimmungen des Abs. 3, welcher auf mündliche Anbringen Bezug nimmt, schriftlich einzureichen (Eingaben).
Das in dieser Bestimmung normierte Schriftlichkeitserfordernis schließt auch das Vorliegen einer Unterschrift ein (VwGH 5.10.2023, Ra 2021/13/0020, Rz 17).
§ 85 Abs. 2 BAO sieht vor, dass Mängel von Eingaben (Formgebrechen, inhaltliche Mängel, Fehlen einer Unterschrift) die Abgabenbehörde nicht zur Zurückweisung berechtigen; inhaltliche Mängel liegen nur dann vor, wenn in einer Eingabe gesetzlich geforderte inhaltliche Angaben fehlen. Sie hat dem Einschreiter die Behebung dieser Mängel mit dem Hinweis aufzutragen, dass die Eingabe nach fruchtlosem Ablauf einer gleichzeitig zu bestimmenden angemessenen Frist als zurückgenommen gilt; werden die Mängel rechtzeitig behoben, gilt die Eingabe als ursprünglich richtig eingebracht.
§ 86a Abs. 1 und 2 BAO lauten wie folgt:
"§ 86a. (1) Anbringen können im Wege automationsunterstützter Datenübertragung oder in jeder anderen technisch möglichen Weise eingereicht werden, soweit es durch Verordnung des Bundesministers für Finanzen zugelassen wird. Durch Verordnung des Bundesministers für Finanzen kann zugelassen werden, daß sich der Einschreiter einer bestimmten geeigneten öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Übermittlungsstelle bedienen darf. Die für schriftliche Anbringen geltenden Bestimmungen sind auch in diesen Fällen mit der Maßgabe anzuwenden, daß das Fehlen einer Unterschrift keinen Mangel darstellt. Die Abgabenbehörde und das Verwaltungsgericht können jedoch, wenn es die Wichtigkeit des Anbringens zweckmäßig erscheinen läßt, dem Einschreiter die unterschriebene Bestätigung des Anbringens mit dem Hinweis auftragen, daß dieses nach fruchtlosem Ablauf einer gleichzeitig zu bestimmenden angemessenen Frist als zurückgenommen gilt.
(2) Der Bundesminister für Finanzen kann durch Verordnung im Sinn des Abs. 1 erster Satz bestimmen,
a) unter welchen Voraussetzungen welche Arten der Datenübertragung an Abgabenbehörden und an Verwaltungsgerichte zugelassen sind,
b) daß für bestimmte Arten von Anbringen bestimmte Arten der Datenübertragung ausgeschlossen sind und
c) welche Unterlagen wie lange vom Einschreiter im Zusammenhang mit bestimmten Arten der Datenübertragung aufzubewahren sind."
§ 1 der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Zulassung von Telekopierern zur Einreichung von Anbringen an das Bundesministerium für Finanzen, an die Verwaltungsgerichte sowie an die Finanzämter, das Zollamt Österreich und das Amt für Betrugsbekämpfung, BGBl. Nr. 494/1991, sieht vor, dass für Anbringen im Sinn des § 86a Abs. 1 erster Satz BAO, die in Abgaben-, Monopol- oder Finanzstrafangelegenheiten an das Bundesministerium für Finanzen, an die Verwaltungsgerichte, an ein Finanzamt, an das Zollamt Österreich oder an das Amt für Betrugsbekämpfung gerichtet werden, die Einreichung unter Verwendung eines Telekopierers (Telefaxgerätes) zugelassen wird.
Die FinanzOnline-Verordnung 2006 (FOnV 2006), BGBl. II Nr. 97/2006, regelt automationsunterstützte Datenübertragungen in Bezug auf Anbringen (§ 86a BAO), Erledigungen (§ 97 Abs. 3 BAO), elektronische Akteneinsicht (§ 90a BAO) und Entrichtung von Abgaben im Wege der Überweisung (§ 211 Abs. 3 BAO), soweit nicht eigene Vorschriften bestehen (§ 1 Abs. 1 FOnV 2006).
Da § 85 und § 86a BAO und die auf Grund § 86a BAO ergangenen beiden erwähnten Verordnungen die Einbringung von Anbringen mittels E-Mail nicht vorsehen, kommt einer E-Mail nicht die Eigenschaft einer Eingabe zu (vgl. etwa VwGH 27.9.2012, 2012/16/0082).
In Bezug auf den Antrag der Bf. auf Rückzahlung/Erstattung der österreichischen Abzugsteuer betreffend Kapitalertragsteuer auf Dividenden für das Jahr 2018 vom 10. November 2023 findet § 240a BAO Anwendung, welcher wie folgt lautet:
"§ 240a. (1) Beschränkt Steuerpflichtige haben vor der Stellung eines Antrags auf Rückzahlung (Zurückzahlung) oder Erstattung (Zurückerstattung) der von Abfuhrpflichtigen einbehaltenen Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer oder Abzugsteuer gemäß § 99 EStG 1988 auf der Grundlage von § 94 Z 2 oder Z 10, § 98, § 99, § 99a Abs. 8 EStG 1988 oder § 21 Abs. 1 Z 1a KStG 1988 oder § 240 Abs. 3 oder Abs. 4 eine Vorausmeldung bei dem für die Rückzahlung oder Erstattung zuständigen Finanzamt abzugeben. Die Vorausmeldung ist erst nach Ablauf des Jahres der Einbehaltung zulässig. Die Abgabe der Vorausmeldung hat elektronisch zu erfolgen. Der Bundesminister für Finanzen wird ermächtigt, den Inhalt und das Verfahren der elektronischen Vorausmeldung mit Verordnung festzulegen.
(2) Der Antrag auf Rückzahlung (Zurückzahlung) oder Erstattung (Zurückerstattung) kann ausschließlich mittels des mit einer Übermittlungsbestätigung versehenen, unterfertigten und mit der Ansässigkeitsbescheinigung der ausländischen Abgabenverwaltung ergänzten Ausdruckes der Vorausmeldung (Abs. 1) gestellt werden.
(3) Abs. 1 und 2 gelten auch für Anträge auf Rückzahlung an ausländische Einrichtungen im Sinne des § 5 Z 4 des Pensionskassengesetzes - PKG, BGBl. Nr. 281/1990, die sich auf die Steuerbefreiung gemäß § 6 Abs. 1 KStG 1988 stützen."
In den Gesetzesmaterialien zu § 240a Abs. 2 BAO wird ausgeführt, dass der Antrag selbst eigenhändig zu unterfertigen ist und die Ansässigkeitsbescheinigung der ausländischen Abgabenbehörde zu enthalten hat (ErlRV 190 BlgNR XXVI. GP 55).
Dem Antrag der Bf. vom 10. November 2023 fehlten auf dem Ausdruck des dafür vorgesehenen Web-Formulars sowohl die eigenhändige Unterschrift der Antragstellerin, da dieser lediglich eine Kopie der Unterschrift enthielt, als auch die Bestätigung der Ansässigkeit durch die schweizerische Steuerbehörde.
Somit war die belangte Behörde verpflichtet, gemäß § 85 Abs. 2 BAO einen Mängelbehebungsauftrag zu erlassen (vgl. etwa VwGH 27.6.2013, 2010/15/0213).
Nach dieser Bestimmung muss die Behörde eine angemessene Frist zur Mängelbehebung vorsehen. Eine Frist ist nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofs dann angemessen im Sinne der Mängelbehebungsvorschriften, wenn die Fristbemessung den besonderen Verhältnissen sachgerecht Rechnung trägt und der Berufungswerber in die Lage versetzt wird, dem Auftrag innerhalb der gesetzten Frist ordnungsgemäß nachzukommen (vgl. VwGH 30.03.2006, 2006/15/0003).
Der Mängelbehebungsauftrag der belangten Behörde vom 7. März 2025 enthielt den Hinweis, dass der Antrag bei Versäumnis der bis zum 7. Mai 2025 gesetzten Frist als zurückgenommen gilt. Diese mehrwöchige Frist war geeignet, die von der belangten Behörde aufgezeigten Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Die Frist war somit angemessen.
Die Bf. ersuchte am 7. Mai 2025 per E-Mail um eine Verlängerung der Frist bis zum 7. Juni 2025 und am 16. Mai 2025 langte bei der belangten Behörde postalisch ein Antrag vom 7. Mai 2025 auf Verlängerung der Frist bis zum 7. Juni 2025 ein.
Die Bf. ersuchte am 10. Juni 2025 per E-Mail um eine weitere Verlängerung der Frist bis zum 27. Juni 2025.
Mit dieser E-Mail konnte nicht wirksam eine Verlängerung der Frist bis zum 27. Juni 2025 beantragt werden.
Somit erging die Beantwortung des Mängelbehebungsauftrags vom 24. Juni 2025, welche am 4. Juli 2025 postalisch bei der belangten Behörde einlangte, verspätet.
Der angefochtene Bescheid über die Zurücknahme des Antrags auf Rückzahlung/Erstattung von Kapitalertragsteuer 2018 erging daher zu Recht.
In ihrer Beschwerde berief sich die Bf. insbesondere im Hinblick auf die Korrespondenz mit der belangten Behörde auf den Grundsatz von Treu und Glauben.
Nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes zum Grundsatz von Treu und Glauben (vgl. etwa VwGH 19.4.2023, Ra 2022/13/0085, Rz 29) schützt dieser Grundsatz nicht ganz allgemein das Vertrauen des Abgabepflichtigen auf die Rechtsbeständigkeit einer allenfalls auch unrichtigen abgabenrechtlichen Beurteilung für die Vergangenheit. Es müssen besondere Umstände vorliegen, die ein Abgehen von der bisherigen Rechtsauffassung durch die Abgabenbehörde unbillig erscheinen lassen, wie dies z.B. der Fall sein kann, wenn ein Abgabepflichtiger von der (zuständigen) Abgabenbehörde ausdrücklich zu einer bestimmten Vorgangsweise aufgefordert wird und sich nachträglich die Unrichtigkeit derselben herausstellt. Überdies kann der Grundsatz von Treu und Glauben nur insoweit Auswirkungen zeitigen, als das Gesetz der Vollziehung einen Vollzugsspielraum einräumt.
§ 85 Abs. 2 BAO, welcher die rechtliche Grundlage für die Erlassung von Mängelbehebungsaufträgen bildet, räumt der Behörde keinen Vollzugsspielraum ein.
Vor diesem Hintergrund können die Ausführungen der Bf. zum Grundsatz von Treu und Glauben nicht näher berücksichtigt werden.
Es war somit spruchgemäß zu entscheiden.
Gegen ein Erkenntnis des Bundesfinanzgerichtes ist die Revision zulässig, wenn sie von der Lösung einer Rechtsfrage abhängt, der grundsätzliche Bedeutung zukommt, insbesondere weil das Erkenntnis von der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes abweicht, eine solche Rechtsprechung fehlt oder die zu lösende Rechtsfrage in der bisherigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes nicht einheitlich beantwortet wird.
Da sich die Rechtsfolge im Falle der Nichtbefolgung eines Mängelbehebungsauftrages unmittelbar aus § 85 Abs. 2 BAO ergibt und auf diese Rechtsfolge auch im Mängelbehebungsauftrag hingewiesen wurde, liegt keine Rechtsfrage vor, der gemäß Art. 133 Abs. 4 B-VG grundsätzliche Bedeutung zukommt. Dass einer E-Mail nicht die Eigenschaft einer Eingabe zukommt, entspricht der ständigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes.
Wien, am 6. Februar 2026
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