(1) Die in § 3 Z 4 lit. a bis d genannten Stellen haben sämtliche Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigen, nach Ablauf einer durch Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 20 Jahren dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. Bestehen im Zeitpunkt der Anbietung der Unterlagen weiterhin schutzwürdige Interessen an ihrer Geheimhaltung nach Art. 22a Abs. 2 zweiter Satz B-VG, so ist darauf und auf den voraussichtlichen Zeitpunkt des Wegfalls dieser schutzwürdigen Interessen gesondert hinzuweisen. Sind die Unterlagen aktenmäßig zusammengefasst, ist das Datum des jüngsten Schriftstücks für die Berechnung der Frist maßgeblich. In gleicher Weise können Dienststellen des Bundes sowie andere Personen ihre Unterlagen zur Übernahme anbieten.

(2) Abs. 1 gilt auch für die in § 3 Z 4 lit. e bis h genannten Stellen, soweit diese nicht ein eigenes Archiv führen und damit eine fachgemäße Verwahrung von Archivgut sicherstellen.

(3) Endet die Funktion als Mitglied der Landesregierung, als Präsidentin oder Präsident des Landtags oder als Direktorin oder Direktor des Landes-Rechnungshofs, sind die bei ihnen angefallenen Unterlagen nach einer Bewertung der Archivwürdigkeit dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten.

(4) Die verpflichtende Anbietung zur Übernahme gemäß Abs. 1 bis 3 besteht auch für Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die gemäß den Bestimmungen der DSGVO oder anderer Rechtsvorschriften zu löschen wären. Die Verpflichtung zur Löschung solcher Daten gilt nicht, soweit die Verarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke erforderlich ist und eine Löschung dieser Daten voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele der Verarbeitung dieser Daten unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt.

(5) Unterlagen sind dem Landesarchiv in authentischer und vollständiger Form sowie mit den zugehörigen Findmitteln zur Übernahme anzubieten. Unterlagen gemäß Abs. 3 und 4 sind unter Angabe des Datums des Ablaufs der Schutzfrist anzubieten. Unterlagen auf elektronischen Datenträgern, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem Landesarchiv abzustimmenden Format anzubieten.