§ 7 § 7Anbieten von Unterlagen — K-LAG

(1) Die Behörden und Dienststellen des Landes und der Gemeinden sowie die sonstigen öffentlichen Stellen nach § 5 Abs. 1 lit. b (anbietende Stellen) haben der Anstalt nach Ablauf der gesetzlich oder nach der durch ihre jeweiligen Organisationsvorschriften festgelegten Fristen, spätestens jedoch nach 20 Jahren, bei elektronischen Unterlagen spätestens nach 10 Jahren, jene Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Besorgung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigen. Die Verpflichtung zum Anbieten von Unterlagen besteht nicht für Gemeinden und sonstige öffentliche Stellen, die selbst über entsprechende Einrichtungen zur Archivierung verfügen, wenn durch diese die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung der Unterlagen sichergestellt wird.

(1a) Die Verpflichtung zur Anbietung von Unterlagen gemäß Abs. 1 erster Satz besteht auch für Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung oder anderen Rechtsvorschriften zu löschen oder zu vernichten wären sowie für Unterlagen, die aufgrund anderer Rechtsvorschriften Geheimhaltungsvorschriften unterliegen. Die Anstalt hat die Unterlagen vor ihrer Löschung oder Vernichtung auf ihre Archivwürdigkeit (§ 3 lit. c) zu überprüfen; wird diese Eigenschaft festgestellt, sind die Unterlagen – unter Einhaltung der erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen – der Anstalt zu übergeben.

(1b) Die Unterlagen sind der Anstalt in authentischer und vollständiger Form sowie mit den zugehörigen Findbehelfen zur Übergabe anzubieten. Unterlagen auf elektronischen Datenträgern, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem Landesarchiv abzustimmenden Format anzubieten.

(2) Die Anstalt darf durch Vereinbarungen mit den anbietenden Stellen

a) auf das Anbieten von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichten und

b) für den Fall der Anbietung automationsunterstützt verarbeiteter Informationen die Form der Datenübermittlung näher festlegen.

(3) Vor der Übernahme von Unterlagen haben die anbietenden Stellen Vertretern der Anstalt Einsicht in die anzubietenden Unterlagen sowie in die Findbehelfe der Registraturen (Kataloge, Protokolle, Register, Indizes udgl.) zu gewähren.

(4) Die Anstalt ist berechtigt, archivwürdige Unterlagen von sonstigen natürlichen oder von juristischen Personen des privaten oder öffentlichen Rechts zur dauernden Verwahrung in ihr Eigentum zu übernehmen (§ 5 Abs. 2). Die Ausgestaltung der Übernahme, insbesondere die Vorgangsweise betreffend die Auswahl, die Art der Übernahme, die Archivierung und die Nutzung der Unterlagen erfolgt im Rahmen einer privatrechtlichen Vereinbarung, wobei nach Möglichkeit sicherzustellen ist, dass die Unterlagen der Öffentlichkeit nach Maßgabe dieses Gesetzes – einschließlich der Möglichkeit der Herstellung von Reproduktionen – zur Nutzung zur Verfügung stehen.