K120.982/0005-DSK/2004 – Datenschutzkommission Entscheidung

BESCHEID

Die Datenschutzkommission hat unter dem Vorsitz von Dr. MAIER und in Anwesenheit der Mitglieder Dr. BLAHA, Dr. ROSENMAYR-KLEMENZ, Dr. SOUHRADA-KIRCHMAYER, Dr. STAUDIGL und Mag. ZIMMER sowie des Schriftführers Mag. SUDA in ihrer Sitzung vom 8. Oktober 2004 folgenden Beschluss gefasst:

Spruch

Über die Beschwerde des L aus O (Beschwerdeführer), vertreten durch Dr. U, Rechtsanwalt in N, gegen das Landesgendarmeriekommando für Niederösterreich (Beschwerdegegner) vom 21. Juli 2004, wegen Verletzung des Rechts auf Löschung ihn betreffender Daten durch Unterlassung der Vernichtung des Aktes GZ: P XX7/01 des Gendarmeriepostens

R und Unterlassung der Löschung der auf die gegen den Beschwerdeführer erstattete Strafanzeige bezogenen Eintragung im Protokollbuch und in der Indexkartei (auch Steckzettelkartei, Steckkartei oder Steckzettelindex) besagten Gendarmeriepostens wird gemäß §§ 1 Abs 3 Z 2, 27 Abs 1 Z 2, Abs 3 und 31 Abs 2 Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000), BGBl I Nr 165/1999 idF BGBl I Nr 136/2001, wie folgt entschieden:

1) Der Beschwerde wird teilweise stattgegeben und dem Beschwerdegegner aufgetragen binnen zwei Wochen die Eintragung betreffend die Vorerhebungen gegen den Beschwerdeführer im Protokollbuch des Gendarmeriepostens R für das Jahr 2001 in folgenden Punkten durch zusätzliche Anmerkungen richtig zu stellen:

a) Es ist anzumerken, dass die Grundzahl des Verfahrens nicht '0XX8' sondern '0XX7' lautet.

b) Die Eintragung ist dahingehen zu ergänzen, dass als Ergebnis des Verfahrens der erfolgte Freispruch des Beschwerdeführers durch das Bezirksgericht G (Aktenzeichen: X1 U XX/01) vermerkt wird.

2) Im Übrigen, insbesondere hinsichtlich des Begehrens, die den Beschwerdeführer betreffende Karteikarte der Indexkartei und den Kopienakt, GZ: P XX7/01, zu vernichten ('die Löschung dieser Daten aufzutragen'), wird die Beschwerde abgewiesen.

Begründung:

I. Verfahrensgang und Vorbringen der Parteien:

Der anwaltlich vertretene Beschwerdeführer wandte sich am 21. Juli 2004 mit Beschwerde an die Datenschutzkommission. Das Verfahren schließt an das Beschwerdeverfahren mit der Grundzahl K120.841 (Bescheid der Datenschutzkommission vom 4. Mai 2004, GZ: K120.841/0001-DSK/2004, angefochten beim Verwaltungsgerichtshof zu Zl. 2004/06/0086) an, in dem die Beschwerde gegen die örtlich zuständige Sicherheitsbehörde, die Bezirkshauptmannschaft G, wegen deren Unzuständigkeit als datenschutzrechtlicher Auftraggeber abgewiesen wurde. Das Vorbringen richtet sich nunmehr gegen das Landesgendarmeriekommando als den für Datenanwendungen für Zwecke des inneren Dienstes der Bundesgendarmerie zuständigen Auftraggeber. Der Beschwerdeführer behauptet, gestützt neben dem Datenschutzgesetz 2000 und dem Sicherheitspolizeigesetz insbesondere auf Art 8 EMRK, ein subjektives Recht auf Löschung bzw. Vernichtung aller personenbezogenen Daten über die gegen ihn gepflogenen Vorerhebungen, einschließlich der Vernichtung der darüber aufbewahrten Papierakten, des so genannten 'Kopienaktes' GZ: PXX7/01. Nach seinem Vorbringen sind neben dem Kopienakt Daten in Form von Eintragungen in der Indexkartei und im Protokollbuch vorhanden. Der Beschwerdegegner habe ein entsprechendes Begehren des Beschwerdeführers mit Schreiben vom 14. Juli 2004, GZ: XXX0/15-TA4/03, abgelehnt.

Dem Beschwerdeführer wurde nochmals zu den Ergebnissen des Ermittlungsverfahrens im Beschwerdefall K120.841 Parteiengehör eingeräumt, worauf dieser in seiner Stellungnahme vom 20. August 2004 erklärte, dieses Verfahren habe das Vorhandensein von Kopienakt und Protokollbucheintragung bewiesen, alle Anträge würden daher 'vollinhaltlich' aufrecht erhalten.

Auf eine Stellungnahme des Beschwerdegegners wurde seitens der Datenschutzkommission verzichtet.

II. von der Datenschutzkommission verwendete Beweismittel:

Die Datenschutzkommission hat ein Ermittlungsverfahren durchgeführt und Beweis aufgenommen durch Einsichtnahme in die Verwaltungsakten des Beschwerdefalls Grundzahl K120.841 der Datenschutzkommission und in die vom Beschwerdeführer vorgelegten Urkundenkopien. Dem Beschwerdeführer wurde, wie schon erwähnt, zu diesen Ergebnissen des Ermittlungsverfahrens, so weit sie nicht von ihm selber stammen, Parteiengehör eingeräumt.

III. festgestellter Sachverhalt und Beweiswürdigung

Der Beschwerdeführer wurde am 5. September 2001 vom Gendarmerieposten R zu GZ: P XX7/01 in insgesamt 46 Fällen des Verdachts gerichtlich strafbarer Handlungen (davon allein 40 Fälle des Verdachts des (Laden )Diebstahls) zusammen mit andere Verdächtigen bei der Staatsanwaltschaft S zur Anzeige gebracht. Das gegen den Beschwerdeführer beim Bezirksgericht G eingeleitete Strafverfahren zu AZ X1 U XX/01m endete am 25. März 2002 mit einem Freispruch in allen Punkten. Daten zu dieser Strafanzeige und den ihr zu Grunde liegenden Verdachtsfällen werden in der Zentralen Informationssammlung der Sicherheitsbehörden (Informationsverbundsystem 'Elektronisches Kriminalpolizeiliches Informationssystem – EKIS'; Kriminalpolizeilicher Aktenindex gemäß § 57 Abs 1 Z 6 SPG) nicht mehr verarbeitet.

Beweiswürdigung: Diese Feststellungen gründen sich auf die Ergebnisse des Ermittlungsverfahrens der Datenschutzkommission und den Akteinhalt im Beschwerdeverfahren Grundzahl K120.841 (L/Bezirkshauptmannschaft G), insbesondere den Inhalt des der Datenschutzkommission in Kopie zu GZ: K120.841/0005-DSK/2003 vorliegenden Aktes GZ: P XX7/01 sowie auf das unbestritten gebliebene Vorbringen des Beschwerdeführers (hinsichtlich des Freispruchs). Die negative Feststellung betreffend Daten zur Strafanzeige GZ P XX7/01 gründet sich auf den zu GZ: K120.841/0005-DSK/2003 vorliegenden KPA-Auszug vom 12. August 2003, in dem nur eine spätere Strafanzeige aufscheint.

Der Papierakt (PAK) GZ P XX7/01 wird weiterhin auf dem Gendarmerieposten R aufbewahrt. Es besteht keine Eintragung von Daten des Beschwerdeführers in der Steckzettel- bzw. Indexkartei dieses Gendarmeriepostens, die seit 1. Mai 2001 wegen Umstellung auf das automationsunterstützt geführte Kanzleiinformationssystem AVNT nicht mehr weitergeführt wird. Die Vorerhebungen gegen den Beschwerdeführer sind im Protokollbuch des Gendarmeriepostens R unter Grundzahl 0XX8 mit Eingangsdatum 14. Februar 2001, dem Vermerk 'ED' (= auf Initiative der eigenen Dienststelle), dem Gegenstand 'L XXXX [Anmerkung Bearbeiter: XXXX = Vorname] Verd. n. § 127 u. 130 StGB Verg. n. d. SMG', der Erledigung '5.9. StA XXX XXXX angezeigt. KrimStat. u. [unleserlich] erstellt' verzeichnet.

Beweiswürdigung: Diese Feststellungen beruhen ebenfalls auf den Verwaltungsakten zu Zl. K120.841 der Datenschutzkommission, insbesondere auf der Stellungnahme der Bezirkshauptmannschaft G vom 16. Jänner 2003, Kennzeichen 1XXA, sowie auf dem Bericht über die Einschaunahme vom 8. Oktober 2003, GZ K120.841/009-DSK/2003 samt angeschlossenen Urkundenkopien (Protokollbuchauszug). Bei der Tatsache, dass die Protokollbucheintragung unter der Grundzahl '0XX8' verbucht, die Erhebungen aber tatsächlich unter der Zahl P XX7/01 geführt wurden, dürfte es sich um ein kanzleitechnisches Versehen handeln. Zwischen den unter der Grundzahl '0XX7' im Protokollbuch eingetragenen Vorerhebungen und den Vorerhebungen gegen den Beschwerdeführer – beide datieren vom selben Tag – besteht ein gewisser Zusammenhang bei den Betroffenen, sodass die Datenschutzkommission davon ausgeht, dass beide Zahlen bei der Eintragung ins Protokollbuch lediglich vertauscht wurden.

Mit Schreiben vom 6. Juni 2004 begehrte der Beschwerdeführer vom Beschwerdegegner die Löschung sämtlicher im Zusammenhang mit den Ermittlungen gegen ihn verarbeiteten Daten, insbesondere 'in der Indexkartei, im Protokoll(buch) und in den entsprechenden Erhebungsakten' und die Verständigung von der erfolgten Löschung. Mit Schreiben vom 14. Juli 2004, GZ: XXX0/15-TA4/03, lehnte der Beschwerdegegner dies ab.

Beweiswürdigung: Diese Feststellungen stützen sich auf die zitierten Urkunden, vorgelegt in Kopie vom Beschwerdeführer mit der Beschwerde vom 21. Juli 2004 (GZ: K120.982/0001- DSK/2004).

IV. rechtliche Schlussfolgerungen:

A) anzuwendenden Rechtsvorschriften:

Gemäß der Verfassungsbestimmung § 1 Abs 3 Z 2 DSG 2000 hat jedermann, soweit ihn betreffende Daten zur automationsunterstützten Verarbeitung oder zur Verarbeitung in manuellen, d.h. ohne Automationsunterstützung geführten Dateien bestimmt sind, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen das Recht auf Richtigstellung unrichtiger Daten und das Recht auf Löschung unzulässigerweise verarbeiteter Daten (Hervorhebungen durch die Datenschutzkommission). [Anmerkung Bearbeiter: Hervorhebungen hier nicht dargestellt]

Gemäß § 27 Abs 1 DSG 2000, der einfachgesetzlichen Ausführungsbestimmung, nach deren Maßgabe das verfassungsgesetzlich eingeräumte Recht auf Löschung zu vollziehen ist, hat jeder Auftraggeber unrichtige oder entgegen den Bestimmungen dieses Bundesgesetzes verarbeitete Daten richtig zu stellen oder zu löschen, und zwar aus eigenem (Z 1), sobald ihm die Unrichtigkeit von Daten oder die Unzulässigkeit ihrer Verarbeitung bekannt geworden ist, oder auf begründeten Antrag des Betroffenen (Z 2).

Der Pflicht zur Richtigstellung nach Z 1 unterliegen nur solche Daten, deren Richtigkeit für den Zweck der Datenanwendung von Bedeutung ist. Die Unvollständigkeit verwendeter Daten bewirkt nur dann einen Berichtigungsanspruch, wenn sich aus der Unvollständigkeit im Hinblick auf den Zweck der Datenanwendung die Unrichtigkeit der Gesamtinformation ergibt. Sobald Daten für den Zweck der Datenanwendung nicht mehr benötigt werden, gelten sie als unzulässig verarbeitete Daten und sind zu löschen, es sei denn, dass ihre Archivierung rechtlich zulässig ist und dass der Zugang zu diesen Daten besonders geschützt ist. Gemäß § 27 Abs 3 DSG 2000 ist eine Richtigstellung oder Löschung von Daten ausgeschlossen, soweit der Dokumentationszweck einer Datenanwendung nachträgliche Änderungen nicht zulässt. Die erforderlichen Richtigstellungen sind diesfalls durch entsprechende zusätzliche Anmerkungen zu bewirken.

Gemäß § 27 Abs 4 DSG 2000 ist Innerhalb von acht Wochen nach Einlangen eines Antrags auf Richtigstellung oder Löschung dem Antrag zu entsprechen und dem Betroffenen davon Mitteilung zu machen oder schriftlich zu begründen, warum die verlangte Löschung oder Richtigstellung nicht vorgenommen wird. Gemäß § 58 DSG 2000 gelten manuelle Dateien in Angelegenheiten, die durch Bundesgesetz zu regeln sind, als Datenanwendungen (mit Ausnahmen betreffend die Meldepflicht); es sind die Bestimmungen betreffend das Löschungsrecht daher auch auf manuelle Dateien anwendbar.

Gemäß § 10 Abs 2 1. und 3. Satz Sicherheitspolizeigesetz, BGBl Nr 566/1991 idF werden die Angelegenheiten des inneren Dienstes der Landes- und Bezirksgendarmeriekommanden von diesen selbst besorgt. Soweit sie für den inneren Dienst automationsunterstützt Daten verarbeiten, sind sie Auftraggeber (§ 3 Z 3 des Datenschutzgesetzes).

B) Anwendung auf den Beschwerdefall:

1. zur Frage des Kopienaktes:

Die Datenschutzkommission vertritt in ständiger Rechtsprechung die Auffassung, 'dass ein behördenüblicher Papierakt weder eine automationsunterstützt geführte Datenanwendung noch eine manuelle Datei bildet, es daher keinen Anspruch auf Löschung von Daten aus einem solchen Akt, etwa durch Entfernen und Vernichten von einzelnen Blättern oder durch Unkenntlichmachung von einzelnen Schriftpassagen gibt'. Dies wurde zuletzt in den Bescheiden GZ: K120.828/002-DSK/2003 und GZ: K120.846/007-DSK/2003, jeweils vom 2. September 2003, sowie im Bescheid vom 12. März 2004, GZ: K120.883/0002- DSK/2004, sämtliche abrufbar unter http://www.ris.bka.gv.at/dsk/, (mit weiteren Nachweisen) ausgesprochen. In diesen Entscheidungen hat die Datenschutzkommission auch bereits ausgeführt, dass die vom Beschwerdeführer angeführte Rechtsprechung des EGMR nichts an ihrer ständigen Rechtsprechung ändert. Es ergibt sich also weder aus § 1 Abs. 3 Z 2 noch aus § 27 Abs. 1 DSG 2000 ein Recht auf 'Löschung' eines Papieraktes, sodass die Beschwerde hinsichtlich des Kopienaktes abzuweisen war.

2. zur Frage der Eintragungen im Protokollbuch

Die Datenschutzkommission hat zuletzt in ihrem, ebenfalls den Beschwerdeführer betreffenden, Bescheid vom 4. Mai 2004, GZ. K120.841/0001-DSK/2004, (ebenfalls im RIS abrufbar) ausführlich begründet, dass sich aus den §§ 10 und 13 SPG und der darauf beruhenden Kanzleiordnung der Bundesgendarmerie die Zugehörigkeit der Dokumentation im Protokoll und die Führung der Steckzettelkartei zum inneren Dienst der Bundesgendarmerie und damit die - vom Beschwerdegegner hier auch nicht in Abrede gestellten - Auftraggebereigenschaft des Landsgendarmeriekommandos für diese manuellen Dateien ergibt. Weiters wurde ausgeführt, dass aus § 58 DSG 2000 die Anwendbarkeit des § 27 DSG 2000 auf diese Dateien folgt. In Fortführung dieser Überlegungen hat die Datenschutzkommission in den weiter oben zitierten Bescheiden vom 2. September 2003 weiters ausführlich - hinsichtlich inhaltlich entsprechender Bestimmungen in der Kanzleiordnung der Bundespolizeidirektion N - dargelegt, dass sowohl die Eintragung im Protokollbuch als auch die Führung der Indexkartei lediglich einen behördeninternen Dokumentationszweck, und zwar die reine aktenmäßige Protokollierung eines unwidersprochen stattgefundenen Verwaltungshandelns, nämlich eines Ermittlungsverfahrens, erfüllen. Sie dienen nicht zur inhaltlichen Verwendung der Daten sondern lediglich zur Dokumentation bzw. zur Wiederauffindung der entsprechenden Papierakten. Somit steht der Dokumentationszweck dieser Daten gemäß § 27 Abs. 3 DSG 2000 erster Satz einer Löschung entgegen. Es liegen jedoch auch im vorliegenden Fall die Voraussetzungen des § 27 Abs. 3 DSG 2000 zweiter Satz für eine Richtigstellung durch zusätzliche Anmerkungen vor. Somit war der Beschwerde insoweit Folge zu geben, dass dem Beschwerdegegner die im Spruchpunkt 1) bezeichneten Anmerkungen (Ergänzungen und Richtigstellungen) im Protokollbuch aufzutragen waren. Das darüber hinaus gehende Begehren auf (vollständige) Löschung war abzuweisen.

3. zur Frage der Indexkartei:

Eine den Beschwerdeführer betreffende Eintragung in der Indexkartei des Gendarmeriepostens R besteht laut Ergebnis des Ermittlungsverfahrens nicht. Das Begehren auf Löschung einer Eintragung war daher unbegründet und abzuweisen.

Mit Erkenntnis vom 29. November 2005, Zl. 2004/06/0169-8, hat der Verwaltungsgerichtshof ( VwGH ) die Beschwerde gegen diesen Bescheid als unbegründet abgewiesen (die parallel erhobene Beschwerde beim Verfassungsgerichtshof wurde ebenfalls, allerdings mit ganz anderer Begründung, abgewiesen, siehe weiter unten).

Aus den Entscheidungsgründen des VwGH:

Nach Wiedergabe des Verfahrensgangs und des Inhalts des angefochtenen Bescheids hat der VwGH erwogen:

„Soweit die Beschwerdeausführungen dahin zu verstehen sein sollten, dass sich der Beschwerdeführer auch in verfassungsgesetzlich gewährleisteten Rechten als verletzt erachte, fiele dies in die Zuständigkeit des Verfassungsgerichtshofes und nicht des Verwaltungsgerichtshofes. Im verwaltungsgerichtlichen Verfahren ist daher hierauf nicht weiter einzugehen.

Im Beschwerdeverfahren ist das Datenschutzgesetz 2000, BGBl. I Nr.165/1999 (DSG 2000), in der Fassung BGBl. I Nr.136/2001 anzuwenden.

Gemäß § 27 Abs.3 DSG 2000 ist eine Richtigstellung oder Löschung von Daten ausgeschlossen, soweit der Dokumentationszweck einer Datenanwendung nachträgliche Änderungen nicht zulässt (erster Satz). Die erforderlichen Richtigstellungen sind diesfalls durch entsprechende zusätzliche Anmerkungen zu bewirken (zweiter Satz).

Im Übrigen wurde die maßgebliche Rechtslage im Vor-Erkenntnis vom 21. Oktober 2004, Zl. 2004/06/0086, näher dargestellt, worauf verwiesen werden kann.

Der Beschwerdeführer verfolgt mit seiner Beschwerde das Ziel, die Vernichtung des beim GP befindlichen "Kopienaktes" bzw. "Papieraktes" (Zweitschrift der Anzeige) sowie die Löschung (Schwärzung) der fraglichen Eintragung im Protokollbuch zu erwirken.

Wie im mehrfach genannten Vor-Erkenntnis (das nach Einbringung der vorliegenden Beschwerde zugestellt wurde) näher ausgeführt wurde, kommt ein solcher Löschungsanspruch nur dann in Betracht, wenn es sich beim fraglichen "Papierakt" (bzw. "Kopienakt") sowie beim Protokollbuch um eine "manuelle Datei" im Sinne des § 1 Abs.3 bzw. des § 58 DSG 2000 handelt.

Zum "Kopienakt" hat der Verwaltungsgerichtshof in diesem Erkenntnis ausgeführt:

"Zu prüfen ist, ob es sich beim 'Papierakt' bzw. 'Kopienakt', um den es hier geht, im Sinne des § 4 Z 6 DSG 2000 um eine ‘strukturierte Sammlung von Daten, die nach mindestens einem Suchkriterium zugänglich sind’, handelt. Behördliche oder gerichtliche ‘Akten’ werden in Österreich typischerweise derart gebildet, dass die verschiedenen Geschäftsstücke, welche die Sache betreffen, entweder in einen Umschlag (Mappe, Ordner oder dergleichen) in der Regel in chronologischer Reihenfolge aufgenommen werden, oder aber auch (so etwa beispielsweise im Bereich der Bundesministerien) Geschäftsstücke nach dem Fortgang des Verfahrens jeweils in eigene Referatsbögen (mit eigenen Zahlen) eingelegt werden und daraus dann die die Sache betreffenden Aktenkonvolute gebildet werden. Zur Bestimmung des Begriffes ‘strukturierte Datei’ bzw. zur Umschreibung des Begriffes ‘Datei’ tritt der Verwaltungsgerichtshof den in der zuvor genannten Entscheidung des Obersten Gerichtshofes vom 28. Juni 2000, 6 Ob 148/00h, wiedergegebenen Erwägungen bei. Dieser hat, wie wiedergegeben, im Kern die Ansicht vertreten, dass die Struktur einer manuellen Datei als einer strukturierten Sammlung personenbezogener Daten im Sinne des § 1 Abs. 3 DSG 2000 iVm Art. 3 Abs. 1 der Richtlinie dann zu bejahen ist, wenn sie – im Gegensatz zu einem Fließtext - eine äußere Ordnung aufweist, nach der die verschiedenen Arten von Daten in einer bestimmten räumlichen Verteilung auf dem oder den manuellen Datenträgern oder in einer bestimmten physikalischen oder logischen Struktur dargestellt sind. Darüber hinaus müssen die Daten nach bestimmten Kriterien zugänglich sein, d.h. es bestehen vereinfachte Möglichkeiten der inhaltlichen Erschließung, beispielsweise durch alphabetische oder chronologische Sortierung oder durch automatisierte Erschließungssysteme. Unter Datei sind daher Karteien und Listen, nicht aber Akten und Aktenkonvolute zu verstehen, wie dies auch der Erwägungsgrund 27 der Richtlinie zum Ausdruck bringt. Das Vorliegen einer manuellen Datei im Sinne des § 1 Abs. 3 DSG 2000 setzt daher voraus, dass sie sich durch den schon erwähnten bestimmten ‘Organisationsgrad’ der ‘Akten’ auszeichnen muss, um von einer Strukturierung im Sinne des DSG 2000 sprechen zu können, der aber beim vorliegenden ‘Papierakt’ nicht gegeben ist.

Zusammenfassend ergibt sich im Beschwerdefall, dass der fragliche ‘Kopienakt’ (Zweitschrift der an die Staatsanwaltschaft erstatteten Strafanzeige) betreffend den Beschwerdeführer mangels der erforderlichen Strukturierung nicht als ‘manuelle Datei’ im Sinne des DSG 2000 anzusehen ist.

Der Verwaltungsgerichtshof tritt auch nicht der in der Beschwerde (zumindest der Tendenz nach) vertretenen Auffassung bei, der ‘Kopienakt’ bilde mit den korrespondierenden Geschäftsbehelfen (Protokollbuch, Indexkarte - eine solche betreffend den Beschwerdeführer gibt es im Übrigen, wie die belangte Behörde festgestellt hat, nicht oder nicht mehr) eine Art untrennbare Einheit, womit erkennbar das erforderlich Maß an Strukturierung erreicht werden soll. Abgesehen davon, dass eine solche untrennbare Einheit schon faktisch nicht gegeben ist, dienen die Geschäftsbehelfe der Auffindung des Aktes und nicht seiner inneren Strukturierung.

Dieses Ergebnis steht auch nicht im Widerspruch mit dem im Erwägungsgrund 27 der Richtlinie dargelegten Schutzzweck, weil aus technischer Sicht (sieht man von entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen ab) ein Zugriff auf personenbezogene Daten, die automationsunterstützt verarbeitet sind, in der Regel leichter erfolgen kann als auf solche, die in einem ‘Papierakt’ (im Sinne des oben dargelegten Verständnisses) enthalten sind (weil er hiezu nicht elektronisch durchsucht, sondern grundsätzlich Seite für Seite gelesen werden muss). Um Missverständnissen vorzubeugen, ist darauf hinzuweisen, dass es im Beschwerdefall nicht um das Grundrecht auf Geheimhaltung von Daten geht (§ 1 Abs. 1 DSG 2000), sondern (im hier relevanten Zusammenhang) ‘nur’ um das Recht auf Löschung (siehe § 1 Abs. 3 leg. cit.)."

Der Beschwerdefall gibt keinen Anlass, von dieser Beurteilung abzugehen.

In diesem Erkenntnis wurde auch dargelegt, dass die belangte Behörde das Protokollbuch zutreffend dem "inneren Dienst" zugeordnet hat. Die Eintragungen im Protokollbuch dienen bestimmungsgemäß dazu, den Geschäftsfall zu konkretisieren um den Akt auffinden zu können. Es handelt sich dabei um eine behördeninterne Kanzleitätigkeit. Nichts anderes gilt im Übrigen für die Indexkarte, die (als eine Art Namensverzeichnis mit Betreffen) mit dem Protokollbuch bestimmungsgemäß Teil eines "Aktenauffindungssystems" ist (siehe dazu das hg. Erkenntnis vom 13. Dezember 2004, Zl. 2004/06/0018).

Zu prüfen ist weiters, ob es sich beim Protokollbuch um eine "manuelle Datei" handelt. Die belangte Behörde hat in diesem Zusammenhang auf Ausführungen in früheren Bescheiden verweisen (die im RIS abrufbar sind). Der Beschwerdeführer argumentiert in seiner Beschwerde im Übrigen auch auf Grundlage des einen genannten Bescheides K 120.828/002- DSK/2003. Darin hat dien belangte Behörde insbesondere ausgeführt (Wiedergabe nach dem im RIS gespeicherten Text):

"Die Protokolleintragungen einer Dienststelle dienen der Übersicht, wie mit Dienststücken (= von Organwaltern des belangten Auftraggebers angelegte oder übernommene Schriftstücke) verfahren wurde ('Kontrolle des Akteneinganges und des Aktenlaufs'). Die Protokolle werden in Form von Eintragungen mit laufender Nummer unter einem bestimmten Kennzeichen geführt, so bestehen bzw. bestanden im Bereich der Bezirkspolizeikommissariate unter anderem getrennte Protokolle für Ausforschungs- und Fahndungsangelegenheiten (Af), Diebstahls- und Betrugsanzeigen (D) und sonstige gerichtliche Straftaten und kriminal-/sicherheitspolizeilich relevante Meldungen (Kr). Die Protokolle sind jeweils nach einem Kalenderjahr abzuschließen und die Eintragungen zu Büchern zu binden (Punkt 25. KanzlO-BPD Wien), daher auch die Bezeichnung 'Protokollbücher'. Die Protokolleintragungen haben einen inhaltlich durch Dienstanweisung (Punkt 17.ff KanzlO-BPD Wien, Protokollierungsvorschrift der BPD Wien, Dienstanweisung vom 18. September 2002, AZ: P 717/a/02) vorgegebenen, strukturierten Inhalt (nach Spalten gegliederter Formularvordruck) und sind nach den Suchkriterien 'Jahr' und 'laufende Zahl' zugänglich. Daher sind auch die Protokolle bzw. Protokollbücher von Dienststellen des belangten Auftraggebers manuelle Dateien.

Der belangte Auftraggeber beruft sich unter Heranziehung des § 27 Abs. 3 DSG 2000 auf den Dokumentationszweck dieser Dateien. Bei einer Anonymisierung der Protokolle wäre die Nachvollziehbarkeit des Aktenlaufes und die Wiederauffindung des Kopieaktes unmöglich."

In weiterer Folge führt die belangte Behörde in jenem Bescheid vom 2. September 2003 aus, im (damals) vorliegenden Fall gehe es im die reine aktenmäßige Protokollierung eines unwidersprochen stattgefundenen Verwaltungshandelns, nämlich eines Ermittlungsverfahrens, nicht zur inhaltlichen Verwendung der Daten, sondern lediglich zur Dokumentation bzw. zur Wiederauffindung der entsprechenden Papierakte. So lasse auch § 5 das Bundesarchivgesetzes (Bundesgesetz über die Sicherung, Aufbewahrung und Nutzung von Archivgut des Bundes, BGBl. I Nr.162/1999) erkennen, dass die Bundesdienststellen grundsätzlich verpflichtet sind, ihr Verwaltungshandeln zu dokumentieren. In diesem Sinn dienten sowohl Steckzettel als auch Protokolleintragungen einem Dokumentationszweck, da sie eine Übersicht über ein erfolgtes Verwaltungshandeln ('Geschehen') vermittelten. Würde dieses Verwaltungshandeln – gerade im Bereich der Sicherheitspolizei – nicht dokumentiert, wäre es jeder zukünftigen rechtsstaatlichen Kontrolle auf seine Rechtmäßigkeit entzogen oder würde eine solche wesentlich erschwert werden. Die Dokumentation und das Wiederauffinden eines erfolgten Verwaltungshandelns sei z.B. zur Gewährleistung von Schadenersatz für den Betroffenen im Falle der Rechtswidrigkeit (nach Artikel 23 B-VG) oder zur Sicherung der Rechnungs- und Gebarungskontrolle (nach dem 5. Hauptstück des B-VG) erforderlich.

Weiters heißt es:

"Die im vorliegenden Fall maßgeblichen manuellen Dateien dürfen aber nur für den angeführten Dokumentationszweck benutzt werden:

Wie die Datenschutzkommission in ihrer Rechtsprechung zu den Indexkarteien der Gendarmerie ausgeführt hat (Bescheid vom 5. November 2002 K 120.733/008-DSK/2002 und Bescheid vom 1. 7. 2003, K120.754/005-DSK/2003), dient eine Kartei (dort eben die Indexkartei) dem inneren Dienst und der Kanzleiführung und insbesondere dazu, '(Papier)Akten, die sich auf einen bestimmten Betroffenen beziehen, bei Bedarf schnell wieder finden zu können'. In dieser Rechtsprechung hat die DSK bereits anerkannt, dass § 13 SPG für die Führung derartiger Indexkarteien eine ausreichende gesetzliche Grundlage bildet.

Zusätzlich hat die DSK in dieser Rechtsprechung klargestellt: 'Ein Aktenindex dient an sich der erleichterten Auffindung jener Akten, die für eine bestimmte Verwaltungshandlung benötigt werden; die Zulässigkeit seiner Benützung ist daher an die Zulässigkeit der Verwaltungshandlung gebunden, für die er Hilfestellung leistet'.

Eine selbstständige Benützung der Informationen eines Aktenindex etwa zur Herstellung eines Personenprofils eines Individuums, indem das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Aktenstücken im Aktenindex als aussagekräftig hinsichtlich der Persönlichkeit oder des Verhaltens dieses Individuums gewertet werden, hat demgegenüber eine andere datenschutzrechtliche Dimension: Die Zulässigkeit der Verwendung eines Aktenindex für diesen Zweck bedürfte einer eigenen gesetzliche Grundlage' (Bescheid vom 5.11.2002 K120.733/008-DSK/2002).

Daher ist eine kanzleimäßige und damit 'formale' Dokumentation des Verwaltungshandelns datenschutzrechtlich nicht unzulässig. Somit liegen auch nicht die Voraussetzungen zur Löschung dieser Daten vor.

Davon ist aber deutlich zu unterscheiden, dass diese weiterhin dokumentierten Daten nur dann inhaltlich verwendet werden dürfen, wenn ihre Verwendung – im Einklang mit der Rechtsprechung des Verfassungsgerichtshofes im Bereich des Sicherheitspolizeirechtes (zu §§ 57 und 58 SPG) in VfSlg. 16.150/2001 (Seite 633 – 635) – für die Erfüllung einer der Behörde gesetzliche übertragenen Aufgabe, etwa im Dienste der Strafrechtspflege, nach Durchführung notwendig sind und eine Interessensabwägung (nach § 7 Abs. 3 DSG 2000) durchgeführt wurde."

Im Beschwerdefall geht es um Kanzleibehelfe nicht aus dem Bereich der Bundespolizeidirektion Wien, sondern der Bundesgendarmerie. Von Bedeutung ist hier die Kanzleiordnung (KO) für die Bundesgendarmerie (Erlass des BMI vom 5. August 1980, Zl. 5.671/13-II/4/80 – Wiedergabe dieser Kanzleiordnung nach dem Exemplar in der Amtsbibliothek des Verwaltungsgerichtshofes). Die KO trifft in ihrem § 13 nähere Bestimmungen zur Protokollierung, in ihrem § 14 zur Indizierung. Nach § 13 Abs.1 KO erfolgt die Verbuchung der Geschäftsstücke im Protokoll (mit Ausnahme jener, die nach dem Aktenplan zu verwalten sind). Gemäß § 14 Abs.1 KO sind Geschäftsstücke, die im Protokoll verbucht werden, zu ihrer leichteren Auffindung in einer alphabetisch geordneten Indexkartei zu vermerken. Nach § 12 Abs.2 KO sind Geschäftsstücke, die der Eintragung im Protokoll unterliegen, vor der Grundzahl durch den Buchstaben P zu kennzeichnen. Die nähere Gestaltung des Protokolles (Protokollbuches) ist im Anhang II. zur KO geregelt. Danach dient das Protokoll zur Vormerkung des laufenden Schriftverkehrs, der nicht der Behandlung nach dem Aktenplan unterliegt. Dieses Protokoll besteht aus einem formularmäßigen Vordruck, der eine linke und eine rechte Seite umfasst, sowie in senkrechte Spalten (Rubriken genannt) und waagrechte Zeilen (Spalten genannt) eingeteilt ist. Nach diesem Anhang II. sind in das Protokoll einzutragen (Abschnitt "Protokoll", Abs.2):

Die in der Rubrik 4 einzutragende Gegenstandsbezeichnung (Schlagwort, Betreff) muss den Inhalt des Geschäftsstückes klar und unmissverständlich zum Ausdruck bringen. Bei Namensakten ist der Familienname, allenfalls der akademische Grad, der Vorname sowie der Amts- oder Berufstitel der Gegenstandsbezeichnung voranzusetzen.

Der Anhang II. trifft auch nähere Bestimmungen zur Indexkartei und den Indexkarten.

Vor dem Hintergrund der zuvor dargestellten wesentlichen Merkmale einer "Datei", nämlich einer "strukturierten Sammlung von Daten, die nach mindestens einem Suchkriterium zugänglich sind", ist der Beurteilung der belangten Behörde beizutreten, dass das Protokollbuch als (manuelle) Datei zu qualifizieren ist. Es weist nämlich auf Grund seiner formularmäßigen Einteilung einen ausreichenden "Organisationsgrad" im zuvor umschriebenen Sinn auf, dass man von einer Strukturierung im Sinne des DSG 2000 sprechen kann, wobei die darin enthaltenen Gruppen von Daten (die unter einer Grundzahl eingetragenen Geschäftsfälle) jeweils nach einem Suchkriterium, nämlich nach der (chronologisch vergebenen) Grundzahl zugänglich sind (von der Auffindbarkeit der Geschäftsfälle von der vom Prinzip her dazugehörenden Indexkartei ganz abgesehen).

Zu prüfen ist demnach als Nächstes, ob § 27 Abs.3 DSG 2000, wie von der belangten Behörde angenommen, dem Löschungsanspruch des Beschwerdeführers entgegensteht (dass einem gesetzlichen Löschungsanspruch des Beschwerdeführers rein behördeninterne Skartierungs- bzw. Aufbewahrungsvorschriften nach der Kanzleiordnung, wonach solche Akten bzw. Protokollbücher erst nach einer gewissen Zeit ausgeschieden werden dürfen, nicht mit Erfolg entgegen gehalten werden könnten, wird in der Beschwerde zutreffend hervorgehoben). Die belangte Behörde hat dazu angenommen, dass der Dokumentationszweck der Eintragung einer Löschung entgegenstehe, und hat in diesem Zusammenhang auch auf ihre weiteren Ausführungen im zuvor genannten Bescheid vom 2. September 2003 verwiesen (siehe die obige Wiedergabe aus dem auch vom Beschwerdeführer bezogenen Bescheid). Der Beschwerdeführer nimmt nun in der Beschwerde an, die Daten sollten "wohl für allfällige künftige gerichtliche Vorerhebungen; wofür sonst?; Dokumentation ist ja kein Selbstzweck" aufbewahrt werden ("Vorrätighalten seiner Daten für allfällige künftige Strafverfahren, in denen diese Daten dann zu seinem Nachteil Verwendung finden"). Damit hat aber die belangte Behörde (im verwiesenen, auch vom Beschwerdeführer bezogenen Bescheid vom 2. September 2003) nicht argumentiert, sondern mit der Notwendigkeit einer Dokumentation zur Gewährleistung von Schadenersatz für den Betroffenen im Falle von Amtshaftungsansprüchen oder auch zur Sicherung der Rechnungs- und Gebarungskontrolle nach dem 5. Hauptstück des B-VG.

Im Beschwerdefall ist im Übrigen mangels Indexkarte ein Auffinden des Aktes oder auch der Eintragung im Protokollbuch dann, wenn die Aktenzahl nicht bekannt sein sollte, ohnedies nur mit einigem Aufwand möglich, weil dazu entweder alle Protokollbücher in dem in dem in Betracht kommenden Zeitraum durchgesehen werden müssen, um die Zahl zu ermitteln (und so den abgelegten Akt zu finden) oder aber der Bestand an abgelegten Akten. Das Protokoll dient allein der Auffindung des Aktes, das ist der Zweck der Anwendung. Nur für diesen Zweck wird es benötigt, nicht aber für eine weitere Verarbeitung. Dieser Dokumentationszweck lässt die begehrte Löschung nicht zu.

Auch aus dem Blickwinkel des im Datenschutz bestehenden Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes sind die den Beschwerdeführer betreffenden fraglichen Eintragungen im Protokollbuch (die im Übrigen gemäß der mit dem angefochtenen Bescheid erfolgten Anordnung der belangten Behörde durch Anmerkung des erfolgten Freispruchs zu ergänzen sind) nicht so beschaffen, dass dennoch ein Löschungsanspruch zu bejahen wäre. Ob dies allenfalls anders zu beurteilen wäre, wenn das Protokollbuch unmittelbar Hinweise auf sensible Daten enthielte, kann dahingestellt bleiben, weil dies hier nicht der Fall ist.

Die Beschwerde war daher gemäß § 42 Abs.1 VwGG als unbegründet abzuweisen.“

[Begründung der Kostenentscheidung nicht wiedergegeben]

Mit Erkenntnis vom 26. Jänner 2006, Zl. B 1325/04-7, hat der Verfassungsgerichtshof ( VfGH ) die Beschwerde gegen diesen Bescheid abgewiesen .

Aus den Entscheidungsgründen des VfGH:

Nach ausführlicher Wiedergabe des Bescheidinhalts, des Beschwerdevorbringens sowie der Argumente der Datenschutzkommission in ihrer Gegenschrift führt der VfGH Folgendes aus:

„2. Der Verfassungsgerichtshof hat über die - zulässige - Beschwerde erwogen.

2.1. Bedenken gegen die dem angefochtenen Bescheid zu Grunde liegenden Rechtsvorschriften werden in der Beschwerde nicht vorgebracht und sind beim Verfassungsgerichtshof aus Anlass dieser Beschwerde auch hinsichtlich der vom Verfassungsgerichtshof anzuwendenden Bestimmungen nicht entstanden.

2.2.1. Der Beschwerdeführer hat sein Löschungsbegehren hinsichtlich der beim Gendarmerieposten R [Anmerkung Bearbeiter: Name im Original ausgeschrieben] manuell gespeicherten Daten an das Landesgendarmeriekommando Niederösterreich gerichtet. Die Datenschutzkommission hat mit Spruchpunkt 1) des bekämpften Bescheides zwar hinsichtlich der den Beschwerdeführer betreffenden Eintragungen im Protokollbuch Ergänzungen angeordnet, ua. dass der Beschwerdeführer durch das Bezirksgericht G [Anmerkung Bearbeiter: Name im Original ausgeschrieben] freigesprochen wurde. Im Übrigen wurde - so der allein angefochtene Spruchpunkt 2) — die Beschwerde abgewiesen und damit keine Löschung angeordnet.

2.2.2. Wie der Verfassungsgerichtshof in seinem Erkenntnis B 1158/03 vom 30. November 2005 — auf das verwiesen wird - erkannt hat, kann die im Protokollbuch erfolgte Eintragung einer Person, auf die sich die polizeiliche Arbeit bezieht, nicht dem inneren Dienst zugerechnet werden. Auftraggeber war damit im vorliegenden Fall nicht eine ehemalige Gendarmeriedienststelle sondern die Bezirkshauptmannschaft G [Anmerkung Bearbeiter: Name im Original ausgeschrieben] als Sicherheitsbehörde.

Dadurch, dass die Datenschutzkommission der Löschungsbeschwerde gegen das unzuständige Landesgendarmeriekommando Niederösterreich nicht stattgegeben hat, hat sie den Beschwerdeführer, dem gegenüber dem Landesgendarmeriekommando ein Löschungsanspruch nicht zustand, in keinem verfassungsgesetzlich gewährleisteten Recht verletzt.

2.3.1. Die behauptete Verletzung verfassungsgesetzlich gewährleisteter Rechte hat sohin nicht stattgefunden.

2.3.2. Das Verfahren hat auch nicht ergeben, dass der Beschwerdeführer in von ihm nicht geltend gemachten verfassungsgesetzlich gewährleisteten Rechten verletzt wurde. Angesichts der Unbedenklichkeit der angewendeten Rechtsgrundlagen ist es auch ausgeschlossen, dass er in seinen Rechten wegen Anwendung einer rechtswidrigen generellen Norm verletzt wurde.“

[Begründung für Beschlussfassung in nichtöffentlicher Sitzung und Kostenpunkt hier nicht wiedergegeben]