§ 36b — NO

(1) Bei Vorliegen eines der in § 36a Abs. 1 angeführten Geschäfte ist der Notar verpflichtet, die Identität seiner Partei und jene des wirtschaftlichen Eigentümers (§ 36d) festzustellen und zu prüfen:

1. bei Anknüpfung eines auf gewisse Dauer angelegten Auftragsverhältnisses (Geschäftsbeziehung) vor Annahme des Auftrags,

2. bei allen sonstigen Geschäften, bei denen die Auftragssumme (die Bemessungsgrundlage nach dem NTG) mindestens 15 000 Euro beträgt, und zwar unabhängig davon, ob das Geschäft in einem einzigen Vorgang oder in mehreren Vorgängen, zwischen denen eine Verbindung zu bestehen scheint, getätigt wird, vor Durchführung des Geschäfts; ist die Auftragssumme (die Höhe der Bemessungsgrundlage) zunächst nicht bekannt, so ist die Identität festzustellen, sobald absehbar ist oder fest steht, dass die Auftragssumme (die Höhe der Bemessungsgrundlage) voraussichtlich mindestens 15 000 Euro beträgt,

3. wenn er weiß, den Verdacht oder berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass das Geschäft der Geldwäscherei (§ 165 StGB) oder der Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB) dient oder

4. wenn er Zweifel an der Echtheit oder Angemessenheit der erhaltenen Identitätsnachweise hat.

(2) Die Identität der Partei ist durch persönliche Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises, durch einen amtlich dokumentierten, in gleicher Weise beweiskräftigen Vorgang oder auf der Grundlage von Dokumenten, Daten oder Informationen, die von einer glaubwürdigen und unabhängigen Quelle stammen, zu überprüfen. Nach Maßgabe der verfügbaren technischen Voraussetzungen umfasst dies auch gesetzlich vorgesehene oder anerkannte sichere Verfahren und Mittel für die Identitätsfeststellung auf elektronischem Weg oder aus der Ferne sowie solche elektronische Identifizierungsmittel, die über ein von einem Mitgliedstaat der Europäischen Union gemäß Art. 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG, ABl. Nr. L 257 vom 28.08.2014 S. 73, in der Fassung der Berichtigung ABl. Nr. L 155 vom 14.06.2016 S. 44 (im Folgenden: eIDAS-VO), notifiziertes elektronisches Identifizierungssystem ausgestellt werden und dem Sicherheitsniveau „substanziell“ oder „hoch“ (Art. 8 Abs. 2 lit. b und c eIDAS-VO) entsprechen. Als amtlicher Lichtbildausweis im Sinn des ersten Satzes gelten von einer staatlichen Behörde ausgestellte Dokumente, die mit einem nicht austauschbaren, erkennbaren Kopfbild der betreffenden Person versehen sind und den Namen, die Unterschrift und, soweit dies nach dem Recht des ausstellenden Staates vorgesehen ist, auch das Geburtsdatum der Person sowie die ausstellende Behörde enthalten. Schreitet für die Partei ein Vertreter ein, so ist dessen Identität in gleicher Weise festzustellen. Die Vertretungsbefugnis ist anhand geeigneter Bescheinigungen zu überprüfen.

(3) Ist die Partei bei Anknüpfung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung des Geschäfts nicht physisch anwesend (Ferngeschäft), so hat der Notar diesen Umstand bei der von ihm auf risikobasierter Grundlage vorzunehmenden Beurteilung (Abs. 8) angemessen zu berücksichtigen und erforderlichenfalls zusätzliche geeignete und beweiskräftige Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität der Partei verlässlich festzustellen und zu prüfen.

(4) Der Notar hat angemessene Maßnahmen zur Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers zu setzen. Im Fall von juristischen Personen, Trusts, Gesellschaften, Stiftungen und vergleichbar vereinbarten Strukturen schließt dies angemessene Maßnahmen ein, um die konkrete Eigentums- und Kontrollstruktur zu verstehen. Eine angemessene Maßnahme ist die Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer nach Maßgabe des § 11 WiEReG. Werden die Begünstigten von Trusts oder von vergleichbar vereinbarten Strukturen nach besonderen Merkmalen oder nach Kategorie bestimmt, so hat der Notar ausreichende Informationen einzuholen, um zu gewährleisten, dass ihm zum Zeitpunkt der Auszahlung oder zu dem Zeitpunkt, zu dem der Begünstigte seine erworbenen Rechte wahrnimmt, die Feststellung der Identität des Begünstigten möglich sein wird. Der Nachweis der Identität des jeweiligen Auftraggebers hat bei natürlichen Personen durch Vorlage des Originals oder einer Kopie des amtlichen Lichtbildausweises des jeweiligen Auftraggebers zu erfolgen, bei juristischen Personen durch beweiskräftige Urkunden. Über die von ihm getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers im Sinn des § 2 Z 1 lit. a und b WiEReG hat der Notar Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren.

(4a) Bei Anknüpfung einer neuen Geschäftsbeziehung zu einem Rechtsträger im Sinn des § 1 Abs. 2 WiEReG ist im Rahmen der Feststellung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers ein Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (§ 7 Abs. 1 WiEReG) einzuholen. Handelt es sich um einen solchen Rechtsträger mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem Drittland, in dem eine Verpflichtung zur Registrierung des wirtschaftlichen Eigentümers in einem den Anforderungen der Art. 30 und 31 der Richtlinie (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 648/2012 und zur Aufhebung der Richtlinie 2005/60/EG und der Richtlinie 2006/70/EG, ABl. Nr. L 141 vom 05.06.2015 S. 73, in der Fassung der Richtlinie (EU) 2018/843 zur Änderung der Richtlinie (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Änderung der Richtlinien 2009/138/EG und 2013/36/EU, ABl. Nr. L 156 vom 19.06.2018 S. 43, entsprechenden Register besteht und ein solches Register auch tatsächlich eingerichtet ist, so hat der Notar gegebenenfalls einen Nachweis der Registrierung oder einen Auszug aus diesem Register einzuholen; die Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers kann auch erst während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden, wenn dies notwendig ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und ein geringeres Risiko der Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung besteht.

(4b) Ist der ermittelte wirtschaftliche Eigentümer ein Angehöriger der obersten Führungsebene gemäß § 2 Z 1 lit. b WiEReG, so hat der Notar die erforderlichen angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität der natürlichen Person, die die Position als Angehöriger der Führungsebene innehat, zu überprüfen, und Aufzeichnungen über die ergriffenen Maßnahmen sowie über etwaige während des Überprüfungsvorgangs aufgetretene Schwierigkeiten zu führen und aufzubewahren.

(5) Der Notar hat die nach Abs. 2 bis 4b zur Feststellung der Identität vorgelegten oder von ihm eingeholten Unterlagen soweit als möglich im Original aufzubewahren. Bei amtlichen Lichtbildausweisen und anderen Unterlagen, deren Aufbewahrung im Original nicht möglich oder nicht tunlich ist, sind Kopien anzufertigen und aufzubewahren. Entsprechendes gilt – soweit verfügbar – für Informationen, die bei der Feststellung und Prüfung der Identität unter Verwendung eines in Abs. 2 zweiter Satz genannten Verfahrens oder Identifizierungsmittels eingeholt wurden.

(6) Der Notar hat den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung oder des Geschäfts anhand der ihm zur Verfügung stehenden oder erforderlichenfalls einzuholenden Informationen aufgrund einer risikobasierten Beurteilung zu bewerten und die Geschäftsbeziehung laufend zu überwachen; die Informationen sind von ihm aufzubewahren. Er hat Hintergrund und Zweck aller Geschäftsbeziehungen und Geschäfte, die komplex sind oder der Abwicklung ungewöhnlich großer oder aufgrund ihrer Konstruktion oder ihres Musters ungewöhnlicher Transaktionen dienen oder keinen offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck haben, zu untersuchen, soweit dies im angemessenen Rahmen möglich ist; um zu bestimmen, ob solche Geschäftsbeziehungen und Geschäfte verdächtig sind, hat der Notar insbesondere den Umfang und die Art ihrer Überwachung zu verstärken. Eine Verpflichtung zu einer solchen erhöhten Aufmerksamkeit des Notars besteht ferner jedenfalls dann, wenn an einer Geschäftsbeziehung oder einer Transaktion ein von der Europäischen Kommission in einem gemäß Art. 9 Abs. 2 der Richtlinie (EU) 2015/849 erlassenen delegierten Rechtsakt ermitteltes Drittland mit hohem Risiko oder eine natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem solchen Drittland beteiligt ist. Gegenüber der Partei hat der Notar diesfalls jedenfalls die in § 9a Abs. 1 des Bundesgesetzes zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung im Finanzmarkt (FM-GwG) angeführten verstärkten Sorgfaltsmaßnahmen sinngemäß anzuwenden. Darüber hinaus kann die Bundesministerin für Justiz mit Verordnung im Einklang mit den internationalen Pflichten der Europäischen Union und unter Bedachtnahme auf § 9a Abs. 4 FM-GwG

1. eine oder mehrere zusätzliche, von den Notaren einzuhaltende risikomindernde Maßnahmen hinsichtlich aller oder bestimmter Drittländer mit hohem Risiko vorsehen, die aus einem oder mehreren der in § 9a Abs. 2 Z 1 bis 3 FM-GwG genannten Elemente bestehen, oder

2. gegebenenfalls in sinngemäßer Anwendung des § 9a Abs. 3 Z 1 bis 3 FM-GwG eine oder mehrere der dort genannten Maßnahmen für den Umgang mit allen oder bestimmten Drittländern mit hohem Risiko

anordnen. Vor der Erlassung Erlass einer Verordnung nach Z 1 oder 2 hat die Bundesministerin für Justiz die Europäische Kommission zu unterrichten. Die Überwachung schließt eine Überprüfung der im Verlauf der Geschäftsbeziehung abgewickelten Transaktionen mit ein, um sicherzustellen, dass diese mit den Kenntnissen des Notars über die Partei, deren Geschäftstätigkeit und Risikoprofil einschließlich erforderlichenfalls der Quelle der Mittel zusammenpassen. Der Notar hat dafür zu sorgen, dass die jeweiligen Dokumente, Daten oder Informationen stets aktualisiert werden. Die den Notar treffenden Sorgfaltspflichten gelten auch für alle bestehenden Geschäftsbeziehungen unabhängig davon, wann sie begründet worden sind.

(6a) Eine Anwendung der Sorgfaltspflichten auf risikobasierter Grundlage hat bei bestehenden Geschäftsbeziehungen insbesondere dann zu erfolgen, wenn der Notar

1. Kenntnis von einer Änderung maßgeblicher Umstände bei der Partei erlangt oder er

2. aufgrund anderer Rechtsvorschriften verpflichtet ist, die Partei im Laufe des betreffenden Kalenderjahres zu kontaktieren, um etwaige einschlägige Informationen über den oder die wirtschaftlichen Eigentümer zu überprüfen; eine entsprechende Verpflichtung zur Kontaktaufnahme kann sich dabei gegebenenfalls auch aus der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Aufhebung der Richtlinie 77/799/EWG, ABl. Nr. L 64 vom 11.03.2011 S. 1, zuletzt geändert durch die Richtlinie (EU) 2018/822, ABl. Nr. L 139 vom 05.06.2018 S. 1, ergeben.

(7) Ist der Notar nicht oder nicht mehr in der Lage, die Identität der Partei und jene des wirtschaftlichen Eigentümers festzustellen und zu prüfen oder Informationen über den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung einzuholen, darf das Auftragsverhältnis nicht begründet und die Transaktion nicht durchgeführt werden; eine bereits bestehende Geschäftsbeziehung ist zu beenden. Überdies ist eine Meldung an den Bundesminister für Inneres (Bundeskriminalamt, Geldwäschemeldestelle gemäß § 4 Abs. 2 Bundeskriminalamt-Gesetz) in Erwägung zu ziehen. Dies gilt auch, wenn die Partei mutwillig einem berechtigten Auskunftsverlangen des Notars im Rahmen seiner Identifizierungsverpflichtung nicht nachkommt. § 36c Abs. 1 dritter Satz gilt sinngemäß.

(8) Der Notar hat den Umfang der ihn nach den voranstehenden Absätzen treffenden Pflichten anhand einer von ihm vorzunehmenden risikobasierten Beurteilung zu bestimmen, wobei bei dieser Beurteilung und Bewertung der Risiken von Geldwäscherei (§ 165 StGB) und Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB) zumindest der Zweck des Geschäfts oder der Geschäftsbeziehung, die Höhe der von einem Kunden aufgewendeten Vermögenswerte oder der Umfang der ausgeführten Transaktionen sowie die Regelmäßigkeit oder die Dauer der Geschäftsbeziehung zu berücksichtigen sind; jedenfalls Bedacht zu nehmen hat der Notar dabei ferner auf die in den Anlagen II und III zum FM-GwG dargelegten Faktoren für ein potenziell geringeres oder höheres Risiko. Die Angemessenheit dieser Maßnahmen hat der Notar der Notariatskammer über deren Aufforderung entsprechend darzulegen. Tatsachen, die der Notar unter den in § 36c Abs. 1 dritter Satz genannten Voraussetzungen erfahren hat, sind davon nicht umfasst.

(9) Soweit der Notar weiß, den Verdacht oder berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass das Geschäft der Geldwäscherei (§ 165 StGB) oder der Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB) dient oder damit im Zusammenhang steht, und er gleichzeitig Grund zu der Annahme hat, dass die Partei durch die Durchführung der von ihm nach dieser Bestimmung zu setzenden Schritte Kenntnis von dem gegen sie bestehenden Verdacht erhalten würde, ist der Notar nicht verpflichtet, die in Entsprechung seiner Identifizierungs- und sonstigen Sorgfaltspflichten getroffenen Maßnahmen fortzusetzen und zu beenden. Er hat aber unverzüglich eine Meldung an den Bundesminister für Inneres (Bundeskriminalamt, Geldwäschemeldestelle gemäß § 4 Abs. 2 Bundeskriminalamt-Gesetz) zu erstatten, soweit nicht die Voraussetzungen nach § 36c Abs. 1 dritter Satz erfüllt sind; § 36c Abs. 2 ist anzuwenden.

(10) Mit Ausnahme der Verpflichtung zur laufenden Überwachung der Geschäftsbeziehung kann der Notar zur Erfüllung der ihn nach den voranstehenden Absätzen treffenden Pflichten auf Dritte zurückzugreifen, soweit ihm nicht Hinweise vorliegen, die eine gleichwertige Pflichtenerfüllung bezweifeln lassen. Die endgültige Verantwortung für die Erfüllung dieser Anforderungen verbleibt jedoch beim Notar, der auf den Dritten zurückgreift. Als Dritte können dabei nur

1. Kredit- und Finanzinstitute mit Sitz im Inland, sofern sie nicht ausschließlich über eine Berechtigung für die Durchführung des Wechselstubengeschäfts (§ 1 Abs. 1 Z 22 BWG) verfügen, und Notare, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner mit Sitz im Inland, sowie

2. Kredit- und Finanzinstitute gemäß Art. 3 Z 1 und 2 der Richtlinie (EU) 2015/849, sofern sie nicht ausschließlich über eine Berechtigung für die Durchführung des Wechselstubengeschäfts verfügen, und Notare, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner jeweils mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat sowie diesen entsprechende Verpflichtete mit Sitz in einem Drittland,

a) deren Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten den in der Richtlinie (EU) 2015/849 festgelegten entsprechen und

b) die einer Aufsicht in Bezug auf die Einhaltung dieser Pflichten unterliegen, die Art. 47 und 48 der Richtlinie (EU) 2015/849 entspricht,

herangezogen werden. Auf Dritte, die in Drittländern mit hohem Risiko (Abs. 6 dritter Satz) niedergelassen sind, darf der Notar nicht zurückgreifen.

(11) Der Notar hat bei dem Dritten die notwendigen Informationen zu den in Abs. 10 erster Satz genannten Sorgfaltspflichten unverzüglich einzuholen. Er hat weiters angemessene Schritte zu unternehmen, um zu gewährleisten, dass der Dritte ihm unverzüglich auf sein Ersuchen Kopien der bei der Erfüllung dieser Sorgfaltspflichten verwendeten Unterlagen sowie anderer maßgeblicher Unterlagen über die Identität des Kunden oder des wirtschaftlichen Eigentümers weiterleiten kann, dies einschließlich von Informationen, die bei der Feststellung und Prüfung der Identität unter Verwendung eines in Abs. 2 zweiter Satz genannten Verfahrens oder Identifizierungsmittels eingeholt wurden.

(12) Die Abs. 10 und 11 gelten nicht in Fällen der Beiziehung einer nicht die Voraussetzungen an Dritte nach Abs. 10 erfüllenden externen Hilfskraft durch den Notar, bei denen die Hilfskraft aufgrund der mit ihr getroffenen vertraglichen Vereinbarung unmittelbar in die Organisation oder die internen Abläufe der Notariatskanzlei eingebunden ist.