(1) Die Leiterinnen und Leiter der Zentralstellen sind als jeweils Verantwortlicher gemäß Art. 4 Z 7 DSGVO für den Wirkungsbereich des jeweiligen Ressorts ermächtigt, die personenbezogenen Daten, einschließlich solcher über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln, oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten von Personen, deren Daten im Rahmen eines dienstrechtlichen oder personalvertretungsrechtlichen Verfahrens benötigt werden, zu verarbeiten, einander zu übermitteln und weiterzuverarbeiten, sofern die jeweiligen Daten zur Erfüllung der nach dem Dienstrecht oder dem Personalvertretungsrecht jeweils übertragenen Aufgaben erforderlich sind. Die Verarbeitung, Übermittlung oder Weiterverarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO sowie von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln gemäß Art. 10 DSGVO darf nur verhältnismäßig und im Fall unbedingter Erforderlichkeit erfolgen. Personenbezogene Daten gemäß Art. 10 DSGVO dürfen nur schriftlich dokumentiert verarbeitet, übermittelt oder weiterverarbeitet werden und sind nach Rechtskraft der das jeweilige oder ein damit unmittelbar in Zusammenhang stehendes dienst- oder personalvertretungsrechtliches Verfahren abschließend beendenden Entscheidung nur im unbedingt erforderlichen Ausmaß verfügbar zu halten und möglichst ohne Aufbereitung zu speichern.

(2) Verantwortliche, die Daten verarbeiten, die für ein dienst- oder personalvertretungsrechtliches Verfahren erforderlich sind, haben unter Einhaltung der weiteren Übermittlungsvoraussetzungen die gemäß Abs. 1 erforderlichen Daten zu übermitteln oder einer Aufforderung zur Übermittlung solcher Daten nachzukommen, sofern die Erforderlichkeit der Daten für das jeweilige Verfahren offenkundig ist oder dargelegt wird. Kriminalpolizei, Staatsanwaltschaften und Gerichte haben Daten, die gemäß StPO ermittelt wurden, unbeschadet des § 76 Abs. 4 StPO zu übermitteln.

(3) In dienstrechtlichen oder personalvertretungsrechtlichen Verfahren richten sich die aus Art. 5, 12 bis 22 und 34 DSGVO sowie die sich aus dem Recht auf Auskunft, Richtigstellung und Löschung gemäß § 1 DSG ergebenden Rechte und Pflichten sowie deren Durchsetzung nach den jeweiligen verfahrensrechtlichen Vorschriften oder den Vorschriften gemäß § 280 Abs. 2 Z 2.

(4) Eine Information oder Auskunft zu einem Disziplinarverfahren kann soweit und solange aufgeschoben, eingeschränkt oder unterlassen werden, wie dies im Einzelfall zur Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung, Aufklärung oder Verfolgung von Dienstpflichtverletzungen oder Straftaten unbedingt erforderlich und verhältnismäßig ist.