(1) Über die übertragenen Tätigkeiten haben die Zulassungsstellen Akten anzulegen und den Vorgang zu dokumentieren. Die Aktenführung kann sowohl elektronisch als auch in Papierform erfolgen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Archivierung in der Zulassungsstelle selbst erfolgt. Es ist jedoch sicherzustellen, dass ein Akt bei Bedarf binnen drei Arbeitstagen in Papierform vor Ort rekonstruiert werden kann. Bei elektronisch gespeicherten Akten dürfen die Papierunterlagen sofort vernichtet werden.

In die Zulassungsakten sind jedenfalls folgende Unterlagen aufzunehmen:

(2) Fahrzeuge, die bereits in einem anderen Mitgliedstaat zugelassen waren und erstmals in Österreich zugelassen werden, sind in einer Liste zu vermerken. Die Zulassungsbescheinigung im Sinne der Richtlinie 1999/37/EG ist – sofern vorhanden – einzuziehen und zum Akt zu nehmen.

(3) Bei der Zuweisung eines Kennzeichens nach Diebstahl oder Verlust der Kennzeichentafel ist die diesbezügliche Bestätigung einer inländischen Dienststelle des öffentlichen Sicherheitsdienstes einzuziehen und zum Akt zu nehmen. Bei der Vorlage einer Verlustbestätigung oder einer Diebstahlsanzeigenbestätigung im Original oder in Kopie, welche sich auf mehrere Dokumente (wie zB Führerschein, Pass, Zulassungsschein,…) bezieht, ist auf der Bestätigung der Vermerk „Duplikat-Zulassungsbescheinigung ausgestellt am xx. xx. xxxx“ mit dem Zulassungsstellenstempel zu bestätigen und dem Antragsteller wieder auszufolgen. Eine Kopie dieser Verlustbestätigung bzw. Diebstahlsanzeigenbestätigung ist zum Akt zu nehmen. Wird der Zulassungsstelle lediglich eine Erklärung über den Verlust des Zulassungsscheines oder von Teil I oder Teil II der Zulassungsbescheinigung abgegeben, so ist diese Erklärung zum Akt zu nehmen. Ebenso sind Anträge samt den erforderlichen Erklärungen im Sinne des § 13a Abs. 2 zum Akt zu nehmen.