§ 77a Formblätter und Datenmuster; Aufbewahrung von Protokollen und Aufzeichnungen — SchUG

(1) Die Landesschulräte und, soweit Bedarf nach einer einheitlichen Regelung besteht, das zuständige Regierungsmitglied haben durch Verordnung nach den Erfordernissen der einzelnen Schularten Bestimmungen über Form, Inhalt, Führung und Aufbewahrung der in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen und über die sonstigen bei der Vollziehung dieses Bundesgesetzes zu verwendenden Formblätter oder Datenmuster zu erlassen. Das gilt insbesondere für Klassenbücher, Gesundheitsblätter und Prüfungsprotokolle.

(2) Zum Zweck der Dokumentation für behördliche Verfahren sind Prüfungsprotokolle (samt Beilagen) über die Durchführung von Prüfungen aufzubewahren. In den Prüfungsprotokollen nachstehend genannter Prüfungen sind die Prüfungskommission (der oder die Prüfer, die Prüferin oder die Prüferinnen), die Daten des Prüfungskandidaten oder der Prüfungskandidatin, die Aufgabenstellungen, die Beschreibung der Leistungen und ihre Beurteilung, die Prüfungsergebnisse und die bei der Prüfung oder auf Grund der Prüfungsergebnisse getroffenen Entscheidungen und Verfügungen zu verzeichnen:

1. Einstufungsprüfungen (§ 3 Abs. 6, 7 und 7a),

2. Aufnahms- und Eignungsprüfungen (§§ 6 bis 8),

3. Feststellungsprüfungen (§ 20 Abs. 2),

4. Nachtragsprüfungen (§ 20 Abs. 3),

5. Prüfungen über Kenntnisse und Fertigkeiten des praktischen Unterrichtes (§ 20 Abs. 4),

6. Wiederholungsprüfungen (§ 23),

7. Semesterprüfungen (§ 23a),

8. Semesterprüfungen über noch nicht besuchte Unterrichtsgegenstände (§ 23b),

9. Einstufungsprüfungen (§ 26 Abs. 1 und 3),

10. Einstufungsprüfungen (§ 26a Abs. 1 und 2),

11. Aufnahmsprüfungen (§ 29 Abs. 5 und 5a, § 31b Abs. 3 sowie weiters: § 40 Abs. 1, 2, 2a, 3, 3a und 4, § 55, § 68, § 97 und § 105 des Schulorganisationsgesetzes, § 12 des Land- und forstwirtschaftlichen Bundesschulgesetzes),

12. Reifeprüfungen (einschließlich Zusatzprüfungen zur Reifeprüfung), Reife- und Diplomprüfungen, Diplomprüfungen und Abschlussprüfungen (§§ 34 bis 41),

13. Externistenprüfungen (§ 42) und

14. Prüfungen im Widerspruchs- und Beschwerdeverfahren (§ 71 Abs. 4 und 5).

Prüfungsprotokolle sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 77 Abs. 3 aufzubewahren. Prüfungsprotokolle von Prüfungen gemäß Z 12 und diesen Prüfungen entsprechenden Externistenprüfungen gemäß Z 13 sind sechzig Jahre, Prüfungsprotokolle von allen anderen Prüfungen drei Jahre, jeweils ab dem Jahr, in dem die Prüfung stattgefunden hat, aufzubewahren.

(3) Zum Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge sind Besprechungsprotokolle sowie Aufzeichnungen von Konferenzen und von Sitzungen schulpartnerschaftlicher Gremien zu dokumentieren. Sie haben insbesondere zu enthalten:

1. Datum, Zeit, Ort, Namen der Anwesenden,

2. Tagesordnungspunkte,

3. Anträge,

4. Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs,

5. gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sowie

6. Namen und Unterschrift der Protokollführerin oder des Protokollführers.

Protokolle und Aufzeichnungen sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 77 Abs. 3 drei Jahre ab dem Jahr, in dem das Protokoll geführt oder die Aufzeichnung stattgefunden hat, aufzubewahren. Protokolle über Beschlüsse mit Wirksamkeit für die Zukunft sind drei Jahre über das Enden der Wirksamkeit des Beschlusses aufzubewahren.

(4) § 77 Abs. 3, 5 und 6 ist auf Prüfungsprotokolle gemäß Abs. 2 sowie auf Besprechungsprotokolle und Aufzeichnungen gemäß Abs. 3 anzuwenden.