§ 160 Whistleblowing — BörseG 2018

(1) Für die Zwecke dieser Bestimmung gelten folgende Definitionen:

1. meldende Person: eine Person, die der FMA einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen die Verordnung (EU) Nr. 596/2014 meldet;

2. gemeldete Person: eine Person, die von der meldenden Person beschuldigt wird, einen Verstoß gegen die Verordnung (EU) Nr. 596/2014 begangen oder geplant zu haben;

3. Verstoßmeldung: die Meldung bei der FMA bezüglich eines tatsächlichen oder möglichen Verstoßes gegen die Verordnung (EU) Nr. 596/2014 durch die meldende Person.

(2) Die FMA hat über Mitarbeiter zu verfügen, die eigens für die Bearbeitung von Verstoßmeldungen eingesetzt und geschult werden („spezielle Mitarbeiter“) und folgende Aufgaben wahrzunehmen haben:

1. Übermittlung von Informationen über die Verfahren zur Meldung von Verstößen an interessierte Personen;

2. Entgegennahme und Nachverfolgung von Verstoßmeldungen;

3. Kontakt zur meldenden Person, sofern diese ihre Identität preisgegeben hat.

(3) Die FMA hat auf einer gesonderten, leicht erkennbaren und zugänglichen Rubrik ihrer Internetseite mindestens folgende Informationen zur Entgegennahme einer Verstoßmeldung zu veröffentlichen:

1. die Kommunikationskanäle zur Entgegennahme und Nachverfolgung einer Verstoßmeldung und für die Kontaktaufnahme zu den speziellen Mitarbeitern gemäß Abs. 5 einschließlich

a) Telefonnummern mit der Angabe, ob die Gespräche bei Nutzung dieser Anschlüsse aufgezeichnet werden oder nicht;

b) besondere E-Mail-Adressen und Postanschriften der speziellen Mitarbeiter, die sicher sind und Vertraulichkeit gewährleisten;

2. die anwendbaren Verfahren bei Verstoßmeldungen gemäß Abs. 4;

3. die für Verstoßmeldungen geltenden Vertraulichkeitsbestimmungen gemäß den in Abs. 4 genannten geltenden Verfahren für Verstoßmeldungen;

4. die Verfahren zum Schutz von Personen, die im Rahmen eines Arbeitsvertrags tätig sind;

5. eine Erklärung, aus der eindeutig hervorgeht, dass bei einer Meldung einer Information gemäß der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 durch eine Person der FMA, dies nicht als Verletzung einer vertraglich oder durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften geregelten Bekanntmachungsbeschränkung gilt und für diese Personen keinerlei nachteilige Folgen nach sich zieht.

(4) Das Verfahren bei Verstoßmeldungen hat

1. den Verweis darauf, dass Verstoßmeldungen auch anonym eingereicht werden können,

2. die Art und Weise, in der die FMA die meldende Person auffordern kann, die gemeldeten Informationen zu präzisieren oder zusätzliche ihr vorliegende Informationen zu liefern,

3. Art. Inhalt und Zeitrahmen der Rückmeldung über das Ergebnis der Verstoßmeldung an die meldende Person und

4. die Vertraulichkeitsbestimmungen für Verstoßmeldungen, einschließlich einer detaillierten Beschreibung der Umstände, unter denen die vertraulichen Daten der meldenden Person gemäß den Art. 27, 28 und 29 der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 offengelegt werden könnten,

zu enthalten, um sicherzustellen, dass der meldenden Person die Ausnahmefälle bekannt sind, in denen die Vertraulichkeit der Daten nicht gewährleistet werden kann, unter anderem, wenn die Offenlegung von Daten eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung nach Unionsrecht oder nationalem Recht im Zusammenhang mit Ermittlungen oder anschließenden Gerichtverfahren darstellt oder erforderlich ist, um die Freiheiten anderer zu gewährleisten, unter anderem das Recht auf Verteidigung der gemeldeten Person, wobei die Offenlegung in jedem Fall geeigneten Sicherungsmaßnahmen gemäß diesen Rechtsvorschriften unterliegt.

(5) Die FMA hat für die Entgegennahme und Nachverfolgung von Verstoßmeldungen unabhängige und autonome Kommunikationskanäle einzurichten, die sowohl sicher sind als auch die Vertraulichkeit gewährleisten („spezielle Kommunikationskanäle“) und stellt der meldenden Person vor oder spätestens während der Entgegennahme der Meldung die in Abs. 3 genannten Informationen zur Verfügung. Die FMA hat sicher zu stellen, dass eine Verstoßmeldung, die über andere als die in diesem Bundesgesetz genannten speziellen Kommunikationskanäle eingegangen ist, unverändert und unter Nutzung der speziellen Kommunikationskanäle an die speziellen Mitarbeiter der zuständigen Behörde weitergeleitet wird. Mithilfe der speziellen Kommunikationskanäle können tatsächliche oder mögliche Verstöße mindestens auf folgende Art gemeldet werden:

1. schriftliche Meldung eines Verstoßes in elektronischer oder Papierform;

2. mündliche Meldung eines Verstoßes über Telefon, mit oder ohne Aufzeichnung des Gesprächs;

3. persönliches Treffen mit speziellen Mitarbeitern der FMA.

(6) Spezielle Kommunikationskanäle gemäß Abs. 5 gelten als unabhängig und autonom, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

1. Sie verlaufen getrennt von den allgemeinen Kommunikationskanälen der FMA, einschließlich der Kommunikationskanäle, über die die FMA in ihren allgemeinen Arbeitsabläufen intern und mit Dritten kommuniziert;

2. sie werden so gestaltet, eingerichtet und betrieben, dass die Vollständigkeit, Integrität und Vertraulichkeit der Informationen gewährleistet ist und der Zugang durch nicht berechtigte Mitarbeiter der FMA verhindert wird;

3. sie ermöglichen die Speicherung dauerhafter Informationen gemäß Abs. 7 bis 10, um weitere Untersuchungen zu ermöglichen.

(7) Die FMA hat jede Verstoßmeldung zu dokumentieren und den Eingang schriftlicher Verstoßmeldungen unverzüglich an die von der meldenden Person genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu bestätigen, es sei denn, die meldende Person hat sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen oder die FMA hat Grund zu der Annahme, dass die Bestätigung des Eingangs einer schriftlichen Meldung den Schutz der Identität der meldenden Person beeinträchtigen würde.

(8) Wird für die Meldung eines Verstoßes eine Telefonverbindung mit Gesprächsaufzeichnung genutzt, ist die FMA berechtigt, die mündliche Meldung auf folgende Weise zu dokumentieren:

1. Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

2. vollständige und genaue Transkription des Gesprächs, die von den speziellen Mitarbeitern der FMA angefertigt wird; hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, so wird ihr von der FMA die Möglichkeit eingeräumt, die Transkription des Anrufs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(9) Wird für die Meldung eines Verstoßes eine Telefonverbindung ohne Gesprächsaufzeichnung genutzt, ist die FMA berechtigt, die mündliche Meldung in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren, das von den speziellen Mitarbeitern der FMA angefertigt wird. Hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, so wird ihr von der FMA die Möglichkeit eingeräumt, das Protokoll des Anrufs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(10) Erbittet eine Person für die Meldung eines Verstoßes ein persönliches Treffen mit den speziellen Mitarbeitern der FMA gemäß Abs. 5 Z 3, hat die FMA dafür zu sorgen, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen des Treffens in dauerhafter und abrufbarer Form aufbewahrt werden. Die FMA hat die Aufzeichnungen eines persönlichen Treffens auf folgende Weise zu dokumentieren:

1. Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

2. detailliertes Protokoll des Treffens, das von den speziellen Mitarbeitern der FMA angefertigt wird; hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, so wird ihr von der FMA die Möglichkeit eingeräumt, das Protokoll des Treffens zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(11) Die FMA hat ein Verfahren zum Informationsaustausch und zur Zusammenarbeit gegen Vergeltung, Diskriminierung oder Benachteiligung anderer Art, wie sie aufgrund der Meldung eines Verstoßes gegen die Verordnung (EU) Nr. 596/2014 oder in Verbindung damit entstehen kann, mit anderen Behörden, denen eine Rolle beim Schutz von Personen, die auf der Grundlage eines Arbeitsvertrages beschäftigt sind, zukommt, und die der FMA Verstöße gegen die Verordnung (EU) Nr. 596/2014 melden oder denen solche Verstöße zur Last gelegt wird, einzurichten. Das Verfahren zum Informationsaustausch hat mindestens Folgendes zu gewährleisten:

1. Meldenden Personen stehen umfassende Informationen und Beratungen zu den nach nationalem Recht verfügbaren Rechtsbehelfen und Verfahren zum Schutz vor Benachteiligung zur Verfügung, einschließlich der Verfahren zur Einforderung einer finanziellen Entschädigung;

2. meldende Personen erhalten von den zuständigen Behörden wirksame Unterstützung gegenüber anderen relevanten Behörden, die an ihrem Schutz vor Benachteiligung beteiligt sind, einschließlich der Bestätigung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, dass die meldende Person als Informant auftritt.

(12) Die FMA hat die Aufzeichnungen gemäß Abs. 7 bis 10 in einem vertraulichen und sicheren System zu speichern und den Zugang zu diesem System so zu beschränken, dass die darin gespeicherten Daten nur den Mitarbeitern zugänglich sind, die den Zugriff auf die Daten zur Erfüllung ihrer beruflichen Pflichten benötigen.

(13) Die FMA hat angemessene Verfahren für die Übermittlung personenbezogener Daten der meldenden Person und der gemeldeten Person innerhalb und außerhalb der FMA einzurichten und dafür zu sorgen, dass bei der Datenübermittlung im Zusammenhang mit einer Verstoßmeldung innerhalb und außerhalb der FMA keine direkte oder indirekte Offenlegung der Identität der meldenden Person oder der gemeldeten Person oder anderer Hinweise erfolgt, aus denen sich die Identität der meldenden Person oder der gemeldeten Person ableiten ließe, es sei denn, eine derartige Übermittlung erfolgt gemäß den in Abs. 4 Z 2 genannten Vertraulichkeitsbestimmungen.

(14) Ist die Identität der gemeldeten Person der Öffentlichkeit nicht bekannt, hat die FMA dafür zu sorgen, dass die Identität mindestens auf die gleiche Weise geschützt wird wie die Identität von Personen, gegen die die FMA ermittelt. Abs. 12 gilt auch für den Schutz der Identität der gemeldeten Person.

(15) Die FMA hat ihr Verfahren für die Entgegennahme und Nachverfolgung von Verstoßmeldungen regelmäßig und mindestens alle zwei Jahre zu überprüfen. Bei der Überprüfung dieser Verfahren hat sie ihre Erfahrungen sowie die Erfahrungen anderer zuständiger Behörden zu berücksichtigen und ihre Verfahren dahingehend sowie gemäß den Entwicklungen des Marktes und der Technik anzupassen.