(1) Die Passbehörden sind als gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 4 Z 7 in Verbindung mit Art. 26 Abs. 1 DSGVO ermächtigt, die für die Wahrnehmung der ihnen nach diesem Bundesgesetz übertragenen Aufgaben erforderlichen personenbezogenen Daten nach § 22a Abs. 1 mit Ausnahme der lit. k sowie ab dem Zeitpunkt der Ausstellung
a) die Ausstellungsbehörde,
b) das Ausstellungsdatum,
c) die Pass- oder Personalausweisnummer,
d) die Gültigkeitsdauer,
e) den Geltungsbereich,
f) das bereichsspezifische Personenkennzeichen (bPK, § 9 E-GovG),
g) besondere für das Ausstellungsverfahren notwendige Informationen sowie
h) einen Vermerk über ein laufendes Verfahren nach diesem Bundesgesetz
gemeinsam in der Art zu verarbeiten, dass jeder Verantwortliche auch auf jene Daten in der Datenverarbeitung Zugriff hat, die dieser von den anderen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt wurden. Zweck dieser Verarbeitung ist es, eine Behörde gemäß Abs. 4 über die erfolgte Ausstellung eines Reisepasses oder Personalausweises oder über ein Verfahren nach diesem Bundesgesetz in Kenntnis zu setzen.
(1a) Die Erfüllung von Informations-, Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und sonstigen Pflichten nach den Bestimmungen der DSGVO gegenüber dem Betroffenen obliegt jedem Verantwortlichen hinsichtlich jener Daten, die im Zusammenhang mit den von ihm geführten Verfahren oder den von ihm gesetzten Maßnahmen verarbeitet werden. Nimmt ein Betroffener unter Nachweis seiner Identität ein Recht nach der DSGVO gegenüber einem gemäß dem ersten Satz unzuständigen Verantwortlichen wahr, ist er an den zuständigen Verantwortlichen zu verweisen.
(1b) Der Bundesminister für Inneres übt die Funktion des Auftragsverarbeiters gemäß Art. 4 Z 8 in Verbindung mit Art. 28 Abs. 1 DSGVO aus. Er ist in dieser Funktion verpflichtet, die Datenschutzpflichten gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. a bis h DSGVO wahrzunehmen. In dieser Funktion hat er datenqualitätssichernde Maßnahmen zu setzen, wie insbesondere Hinweise auf eine mögliche Identität zweier ähnlicher Datensätze oder die Schreibweise von Adressen zu geben. Zudem ist er berechtigt, weitere Auftragsverarbeiter in Anspruch zu nehmen.
(2) Die Passbehörden dürfen weiters Namen, Geschlecht, akademische Grade und Qualifikationsbezeichnungen, die auf Grund des Gesetzes in amtlichen Urkunden eingetragen werden können, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitze oder Kontaktstelle (§ 15a MeldeG), Lichtbild, das bereichsspezifische Personenkennzeichen (bPK, § 9 E-GovG), Namen der Eltern einer Person und Aliasdaten einer Person ermitteln und im Rahmen einer zentralen Evidenz samt dem für die Speicherung maßgebenden Grund sowie die Ausstellungsbehörde, das Ausstellungsdatum, die Pass- oder Personalausweisnummer und die Gültigkeitsdauer des Reisepasses oder Passersatzes verarbeiten, wenn
1. ein Reisepass oder Passersatz der betroffenen Person als verloren oder entfremdet gemeldet ist,
2. der betroffenen Person ein Reisepass oder Passersatz gemäß §§ 14 oder 15 versagt oder entzogen worden ist oder
3. die Passbehörde über die Anordnung zur Abnahme eines Reisedokuments nach § 107 des Bundesgesetzes über das gerichtliche Verfahren in Rechtsangelegenheiten außer Streitsachen (Außerstreitgesetz – AußStrG), BGBl. I Nr. 111/2003, oder den Widerruf einer solchen Maßnahme unterrichtet wird.
Zweck dieser Verarbeitung ist die Feststellung der Identität von Personen und die Verhinderung missbräuchlicher Verarbeitung von Reisedokumenten sowie die Information der Behörden über bestehende Versagungs- und Entziehungsgründe. Für die Verwendung der Lichtbilddaten gilt § 22a Abs. 3 letzter Satz sinngemäß.
(3) Die Passbehörden sind ermächtigt,
1. die von ihnen in der zentralen Evidenz gespeicherten personenbezogenen Daten aus Anlass eines konkreten Verfahrens für die Zwecke nach Abs. 1 letzter Satz und Abs. 2 vorletzter Satz sowie
2. die in der zentralen Evidenz gespeicherten personenbezogenen Daten für Zwecke von Verfahren nach diesem Bundesgesetz
zu verarbeiten. Ein Abruf der personenbezogenen Daten ist nur anhand der in § 22a Abs. 3 genannten Suchkriterien zulässig. Die Verwendung eines gemäß Z 2 gespeicherten Lichtbilds ist mit Ausnahme der Beauskunftung nur innerhalb von sechs Monaten, nachdem das Lichtbild erstmals in der zentralen Evidenz verarbeitet wurde, zulässig.
(4) Über Anfrage im Einzelfall dürfen gemäß Abs. 1 und 2 verarbeitete Daten bestimmter Personen an die Passbehörden für Zwecke von Verfahren nach diesem Bundesgesetz, an die Stammzahlenregisterbehörde zum Zwecke des elektronischen Datennachweises gemäß § 18 Abs. 1 E GovG, an die Sicherheitsbehörden, ordentliche Gerichte und staatsanwaltschaftliche Behörden für deren Tätigkeit im Dienste der Strafrechtspflege übermittelt werden. Im Falle der Einräumung einer Möglichkeit zum automatisierten Abruf der personenbezogenen Daten ist ein solcher nur anhand der in § 22a Abs. 3 genannten Suchkriterien zu gestatten. Sonst sind Übermittlungen nur zulässig, wenn hiefür eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung besteht.
(4a) Über Anfrage im Einzelfall dürfen Namen, Geburtsdaten, Lichtbild sowie Pass- oder Personalausweisnummer bestimmter Personen an Behörden übermittelt werden, sofern diese die Identität einer Person im Rahmen einer gesetzlich übertragenen Aufgabe festzustellen haben und dies anders nicht oder nicht in der nach den Umständen gebotenen Zeit möglich ist. Abs. 4 zweiter Satz gilt.
(5) Die Protokollierungsregelungen des § 22a Abs. 6 finden auch auf die zentralen Evidenzen nach Abs. 1 und 2 dieser Bestimmung Anwendung.
(6) Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten nach diesem Bundesgesetz besteht kein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO sowie kein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO. Darüber sind die Betroffenen in geeigneter Weise zu informieren.
(7) Der Bundesminister für Inneres hat auf ein unter Verwendung der Funktion Elektronischer Identitätsnachweis (E ID) gestelltes Verlangen des Betroffenen einen Vermerk, dass der Betroffene rechtzeitig über den Ablauf der Gültigkeitsdauer seines Reisedokumentes informiert wird, in der zentralen Evidenz zu verarbeiten und den Betroffenen in angemessener Zeit vor Ablauf der Gültigkeitsdauer seines Reisedokumentes zu verständigen. Eine Verständigung hat zu unterbleiben und der diesbezügliche Vermerk ist zu löschen, sofern der Betroffene dies verlangt. Der Bundesminister für Inneres ist ermächtigt, einen späteren Zeitpunkt, ab dem Betroffene über den Ablauf der Gültigkeitsdauer ihrer Reisedokumente verständigt werden können, durch Verordnung festzulegen.
(8) Die Staatsbürgerschaftsbehörde ist ermächtigt und auf Anfrage verpflichtet, der Behörde Daten, über die sie rechtmäßig verfügt und die für Verfahren oder für die Einleitung eines Verfahrens nach diesem Bundesgesetz benötigt werden, zu übermitteln. Eine Verweigerung der Auskunft ist nicht zulässig. Die Daten sind unverzüglich zu löschen, wenn sie für die Erfüllung des konkreten Zwecks nicht mehr benötigt werden.
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