(1) Der Vorsitzende hat das Kuratorium sowie das erweiterte Kuratorium nach Bedarf, jedoch mindestens einmal jährlich, zu Sitzungen einzuberufen. Eine Einberufung hat auch binnen drei Wochen zu erfolgen, wenn dies mindestens ein Drittel der Mitglieder unter gleichzeitiger Angabe des Grundes verlangt.
(2) Die Mitglieder des Kuratoriums bzw. des erweiterten Kuratoriums sind mindestens eine Woche vor der Sitzung unter Bekanntgabe der Tagesordnung sowie unter Anschluss der erforderlichen Unterlagen einzuberufen. Die Einberufung zur Sitzung hat schriftlich zu erfolgen. Eine Einberufung mit E-Mail oder in einer anderen technisch möglichen Form ist nur zulässig, wenn das Mitglied bzw. Ersatzmitglied schriftlich zustimmt. Die Einberufung mit E-Mail oder in einer anderen technisch möglichen Form gilt mit dem Verschicken an das Mitglied bzw. Ersatzmitglied als zugestellt. Ladungsmängel gelten bei rechtzeitigem Erscheinen des Mitgliedes als behoben.
(3) Wenn ein Mitglied verhindert ist, an der Sitzung teilzunehmen, hat es den Vorsitzenden unverzüglich darüber zu informieren. Dieser hat unverzüglich das jeweilige Ersatzmitglied zur Sitzung einzuberufen; Abs. 2 gilt sinngemäß.
(4) Sitzungen des Kuratoriums und des erweiterten Kuratoriums können auf Anordnung des Vorsitzenden auch in Form einer Videokonferenz stattfinden. Der Vorsitzende hat bei seiner Entscheidung die technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die zu behandelnden Tagesordnungspunkte zu berücksichtigen. In diesem Fall gilt Folgendes:
a) Bei der Einberufung sind die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der Videokonferenz bekannt zu geben.
b) Die an der Videokonferenz teilnehmenden Mitglieder gelten als anwesend und nehmen an der Abstimmung in der Weise teil, dass sie ihre Stimme nach persönlichem Aufruf durch den Vorsitzenden mündlich abgeben. Sofern die Möglichkeit einer authentifizierten elektronischen Stimmabgabe besteht, kann die Stimmabgabe auch in elektronischer Form erfolgen.
c) Es können auch Sachverständige und Auskunftspersonen, insbesondere auch Vertreter von Rettungsorganisationen, die der Vorsitzende zu den Beratungen beigezogen hat, an der Sitzung teilnehmen.
d) Es ist durch die einzelnen Teilnehmer sicherzustellen, dass die Nichtöffentlichkeit der Sitzung gewahrt bleibt.
e) Es ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass den an der Videokonferenz teilnehmenden Mitgliedern die Einsicht in die für die Beratung und Beschlussfassung erforderlichen Unterlagen ermöglicht wird.
f) Ein befangenes Mitglied hat, soweit es nicht ausdrücklich zur Auskunftserteilung zugezogen wird, die Videokonferenz für die Dauer der Beratung und Beschlussfassung zu verlassen und es ist sicherzustellen, dass sich das befangene Mitglied nicht an einer elektronischen Stimmabgabe beteiligen kann.
g) Ein Mitglied, welches aufgrund eines technischen Gebrechens der Sitzung akustisch nicht mehr folgen kann oder an der Stimmabgabe gehindert ist, hat den Vorsitzenden unverzüglich von diesem Umstand zu verständigen. Der Vorsitzende hat daraufhin die Sitzung für die notwendige Dauer der Behebung des technischen Gebrechens zu unterbrechen. Kann eine Behebung des technischen Gebrechens innerhalb eines vertretbaren Zeitraumes nicht bewirkt werden, dann kann die Sitzung in Abwesenheit dieses Mitgliedes fortgesetzt werden. Beschlüsse, welche vor einer solchen Verständigung, unter der Berücksichtigung der Anwesenheit des verhinderten Mitgliedes mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurden, behalten ihre Gültigkeit.
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