(1) Sitzungen des Wohnbauförderungsbeirats können auf Anordnung des Vorsitzenden auch in Form einer Videokonferenz stattfinden. Der Vorsitzende hat bei seiner Entscheidung die technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. In diesem Fall
a) sind bei der Einberufung die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der Videokonferenz bekannt zu geben;
b) gelten die an der Videokonferenz teilnehmenden Mitglieder als anwesend und nehmen an der Abstimmung in der Weise teil, dass sie ihre Stimme nach persönlichem Aufruf durch den Vorsitzenden mündlich abgeben; besteht die Möglichkeit einer authentifizierten elektronischen Stimmabgabe, kann die Stimmabgabe auch in elektronischer Form erfolgen;
c) können auch sonstige Personen, die der Sitzung beigezogen werden, an der Videokonferenz teilnehmen;
d) ist sicherzustellen, dass sich befangene Mitglieder nicht an einer elektronischen Stimmabgabe beteiligen können;
e) hat ein Mitglied, welches aufgrund eines technischen Gebrechens der Sitzung akustisch nicht mehr folgen kann oder an der Stimmabgabe gehindert ist, den Vorsitzenden unverzüglich von diesem Umstand zu verständigen; der Vorsitzende hat daraufhin die Sitzung für die notwendige Dauer der Behebung des technischen Gebrechens zu unterbrechen; kann eine Behebung des technischen Gebrechens innerhalb eines vertretbaren Zeitraums nicht bewirkt werden, dann kann die Sitzung in Abwesenheit dieses Mitglieds fortgesetzt werden; Beschlüsse, welche vor einer solchen Verständigung, unter der Berücksichtigung der Anwesenheit des verhinderten Mitglieds mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurden, behalten ihre Gültigkeit.
(2) Auf Anordnung des Vorsitzenden können Beschlüsse des Wohnbauförderungsbeirats unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Erfordernisse auch im Umlaufweg gefasst werden. Diesfalls ist der Antrag samt den für die Beschlussfassung erforderlichen Unterlagen vom Vorsitzenden unter Setzung einer angemessenen Frist allen Mitgliedern zu übermitteln; die Übermittlung kann auch per E-Mail oder in einer anderen technisch möglichen Form erfolgen, wenn das jeweilige Mitglied entsprechende Kontaktdaten bekanntgegeben hat. Die Mitglieder können innerhalb der gesetzten Frist schriftlich ihre Zustimmung oder Ablehnung zum übermittelten Antrag erklären oder sich gegen die Beschlussfassung im Umlaufweg aussprechen. Diese Erklärungen sind an eine der vom Vorsitzenden hiefür bekanntgegebenen Adressen zu übermitteln. Der Zeitpunkt, zu dem die gesetzte Frist abläuft, ist ausschlaggebend für die Beurteilung, ob ein Beschluss zustande gekommen ist. Der Antrag gilt als im Umlaufweg beschlossen, wenn sich die sonst für die Anwesenheit erforderliche Anzahl von Mitgliedern an der Beschlussfassung im Umlaufweg beteiligt hat, die erforderliche Mehrheit dem Antrag zugestimmt und sich kein Mitglied gegen die Beschlussfassung im Umlaufweg ausgesprochen hat. Der Ablauf und das Ergebnis der Beschlussfassung sind schriftlich festzuhalten. § 4 Abs. 2 gilt sinngemäß.
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