(1) Die Leiterin bzw. der Leiter oder eine beauftragte Vertretung der jeweils für Kulturförderung bzw. Wissenschaftsförderung zuständigen Abteilung des Amtes der NÖ Landesregierung hat den jeweiligen Fachbeirat oder das jeweilige Gutachtergremium bei Erfordernis einzuberufen und führt den Vorsitz. Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende kann eine weitere Vertreterin bzw. einen weiteren Vertreter der zuständigen Abteilung des Amtes der NÖ Landesregierung hinzuziehen. Die Teilnahme an den Sitzungen erfolgt grundsätzlich persönlich. Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende kann entscheiden, ob eine Sitzung auch per Videokonferenz oder in hybrider Form stattfinden kann.
(2) Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende und die Vertreterin bzw. der Vertreter der zuständigen Abteilung des Amtes der NÖ Landesregierung haben im Fachbeirat oder im Gutachtergremium beratende Stimme, zählen jedoch nicht zu den gemäß § 2 bestellten Mitgliedern.
(3) Die Sitzungen eines Fachbeirates oder Gutachtergremiums sind nicht öffentlich.
(4) Ein Beschluss eines Fachbeirates oder Gutachtergremiums setzt voraus:
1. die rechtzeitige, spätestens drei Tage vor der Sitzung ergehende, Einladung aller gemäß dieser Verordnung bestellten Mitglieder sowie die zeitgerechte Übermittlung der Tagesordnung;
2. bei einer geraden Anzahl von gemäß dieser Verordnung bestellten Mitgliedern die Anwesenheit von mindestens der Hälfte dieser Mitglieder; bei einer ungeraden Zahl von gemäß dieser Verordnung bestellten Mitgliedern die Anwesenheit von mindestens der Hälfte dieser Mitglieder und einem weiteren Mitglied; wobei die Teilnahme per Videokonferenz als Anwesenheit gewertet wird;
3. die einfache Stimmenmehrheit der anwesenden gemäß dieser Verordnung bestellten Mitglieder. Es zählen nur abgegebene Stimmen. Bei Stimmengleichheit wird der Abstimmungsvorgang wiederholt. Besteht nach dieser zweiten Abstimmung noch immer Stimmengleichheit, entscheidet das an Jahren älteste Mitglied. Stimmenthaltungen sind zulässig und gelten als nicht abgegebene Stimmen.
(5) Über das Ergebnis der Beratung eines Fachbeirates oder Gutachtergremiums ist durch die für Kultur- bzw. Wissenschaftsförderung zuständige Abteilung des Amtes der NÖ Landesregierung eine Niederschrift zu verfassen, die jedenfalls zu enthalten hat:
1. Tag und Ort der Sitzung,
2. die Namen der anwesenden und der entschuldigten Mitglieder sowie der sonst anwesenden Personen,
3. Beschlüsse samt Begründung und Abstimmungsergebnisse.
Die Niederschrift ist durch die Verfasserin bzw. den Verfasser, die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden und die anwesenden Mitglieder des Fachbeirates oder Gutachtergremiums zu unterfertigen. Bei umfangreicheren Niederschriften ist aus Gründen der Zeitökonomie eine Genehmigung in der nächstfolgenden Sitzung dieses Fachbeirates oder Gutachtergremiums zulässig.
Alternativ ist eine Genehmigung im Umlaufweg möglich. Die Niederschrift ist dabei binnen zwei Wochen nach der Sitzung allen Mitgliedern des Fachbeirates oder Gutachtergremiums zur Durchsicht und Genehmigung zu übermitteln. Sollten innerhalb weiterer zwei Wochen keine Rückmeldungen einlangen, gilt die Niederschrift als genehmigt.
(6) Die für Kultur- bzw. Wissenschaftsförderung zuständige Abteilung des Amtes der NÖ Landesregierung hat die administrativen Geschäfte der Fachbeiräte und Gutachtergremien zu führen.
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