(1) Über den Verlauf der Sitzung vor der Gleichbehandlungskommission ist ein Sitzungsprotokoll aufzunehmen.
(2) Das Sitzungsprotokoll hat zu enthalten:
1. Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung,
2. die Namen der Vorsitzenden, der weiteren anwesenden Mitglieder (Ersatzmitglieder) und allfälliger sonstiger anwesender Personen,
3. die Feststellung der Beschlussfähigkeit,
4. die Tagesordnung,
5. den seit der letzten Sitzung geführten Schriftverkehr,
6. den wesentlichen Inhalt wichtiger Beratungen,
7. die zur Information der Mitglieder gemachten Mitteilungen,
8. die Anträge in wörtlicher Fassung,
9. Angaben über in der Sitzung aufgenommene Niederschriften, welche als Beilage dem Sitzungsprotokoll anzuschließen sind,
10. die Beschlüsse in wörtlicher Fassung,
11. das zahlenmäßige Ergebnis der Abstimmungen,
12. das zu erstattende Gutachten in wörtlicher Fassung einschließlich allfälliger abweichender Meinungen auf Verlangen des jeweiligen Mitgliedes.
(3) Das Sitzungsprotokoll bedarf der Genehmigung durch die Gleichbehandlungskommission und ist von allen Mitgliedern und Ersatzmitgliedern, die an der betreffenden Sitzung teilgenommen haben, zu unterfertigen.
(4) Eine Ausfertigung des Sitzungsprotokolls ist allen Mitgliedern sowie jenen Ersatzmitgliedern, die an der betreffenden Sitzung teilgenommen haben, der Leiterin der Gleichbehandlungsstelle und der Gleichbehandlungsbeauftragten, die an der betreffenden Sitzung teilgenommen haben, zuzustellen. Das Sitzungsprotokoll gilt als genehmigt, wenn nicht binnen zwei Wochen ab Zustellung schriftlich eine Berichtigung oder Ergänzung beantragt wird.
(5) Über rechtzeitig eingelangte Anträge auf Berichtigung oder Ergänzung des Sitzungsprotokolls ist am Beginn der nächstfolgenden Sitzung abzustimmen.
(6) Berichtigungen und Ergänzungen des Sitzungsprotokolls sind dieser als Anhang beizufügen.
(7) Sitzungsprotokolle samt Anhang sind unter Verschluss aufzubewahren.
(8) Eine Tonaufnahme über den Sitzungsverlauf ist – mit Zustimmung aller anwesenden Personen – zulässig.
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