§ 8 Dokumentation, Aufzeichnung und Aufbewahrung von Hinweisen — W-HSchG

(1) Interne Stellen und die externe Stelle haben alle eingehenden Hinweise unter Beachtung der §§ 6 und 7 zu dokumentieren.

(2) Aufgezeichnete telefonisch oder durch ein anderes Mittel der akustischen Sprachübertragung gegebene mündliche Hinweise dürfen wie folgt dokumentiert werden, sofern die Hinweisgeberin bzw. der Hinweisgeber dazu ihre bzw. seine Zustimmung erteilt hat:

1. in Form der Tonaufzeichnung des Gesprächs, die es für die Dauer der Überprüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises und zu Beweiszwecken in einem nachfolgenden verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahren abrufbar macht, oder

2. durch ein vollständiges und genaues Gesprächsprotokoll, das von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Bediensteten angefertigt wird.

Der Hinweisgeberin bzw. dem Hinweisgeber ist Gelegenheit zu geben, das Gesprächsprotokoll zu prüfen, gegebenenfalls zu berichtigen und durch ihre bzw. seine Unterschrift zu bestätigen.

(3) Telefonisch oder durch ein anderes Mittel der akustischen Sprachübertragung gegebene mündliche Hinweise, die nicht aufgezeichnet wurden, dürfen in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls dokumentiert werden. Abs. 2 zweiter Satz gilt sinngemäß.

(4) Wird der Hinweis auf Wunsch der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers im Rahmen eines aufgezeichneten persönlichen Gesprächs gegeben, darf dieses Gespräch wie folgt dokumentiert werden, wenn die Hinweisgeberin bzw. der Hinweisgeber dazu ihre bzw. seine Zustimmung erteilt:

1. durch die Tonaufzeichnung des Gesprächs im Sinn des Abs. 2 Z 1 oder

2. durch ein von der bzw. dem für die Entgegennahme des Hinweises zuständigen Bediensteten angefertigtes vollständiges und genaues Gesprächsprotokoll.

Abs. 2 zweiter Satz gilt sinngemäß.

(5) Wird der Hinweis im Rahmen eines persönlichen Gesprächs oder eines vergleichbaren anderen Mittels der Begegnung, insbesondere einer Videokonferenz, gegeben und nicht aufgezeichnet, darf der mündlich gegebene Hinweis in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls dokumentiert werden. Abs. 2 zweiter Satz gilt sinngemäß.

(6) Die Aufzeichnungen und Protokolle gemäß Abs. 2 bis 5 sind in einem vertraulichen und sicheren System zu speichern, Zugriffe auf dieses System sind zu protokollieren und so zu beschränken, dass die darin gespeicherten Daten nur den zuständigen Bediensteten zugänglich sind, die den Zugriff auf die Daten für die weitere Bearbeitung des Hinweises benötigen.