§ 16 Verfahren — StHSchG

(1) Die Meldung von Verstößen kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen. Eine mündliche Meldung muss telefonisch, mittels anderer Art der Sprachübermittlung oder auf Ersuchen der Hinweisgeberin/des Hinweisgebers innerhalb von zwei Wochen in Form einer Zusammenkunft zur Besprechung der Meldung möglich sein.

(2) Das Einlangen einer Meldung ist der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber unverzüglich, spätestens sieben Tage ab ihrem Einlangen schriftlich zu bestätigen. Hiervon ist abzusehen, wenn sich die Hinweisgeberin/der Hinweisgeber ausdrücklich gegen eine Bestätigung ausgesprochen hat oder hinreichender Grund zur Annahme besteht, dass die Bestätigung des Einlangens der Meldung den Schutz der Identität der Hinweisgeberin/des Hinweisgebers beeinträchtigen würde.

(3) Die externe Meldestelle hat jede Meldung unverzüglich auf ihre Stichhaltigkeit zu prüfen, die Hinweisgeberin/den Hinweisgeber erforderlichenfalls um weitere Informationen oder um Präzisierung der Informationen zu ersuchen und die erforderlichen Folgemaßnahmen zu ergreifen.

(4) Im Zuge der Überprüfung der Meldung auf ihre Stichhaltigkeit hat die externe Meldestelle nach Möglichkeit zu ermitteln, inwieweit die Hinweisgeberin/der Hinweisgeber die Meldung einer internen Meldestelle gegeben hat oder geben hätte können. Je nach Ergebnis dieser Ermittlungen ist mit der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber die Zweckmäßigkeit einer vorhergehenden Inanspruchnahme eines internen Hinweisgebersystems zu erörtern.

(5) Die externe Meldestelle kann nach ordnungsgemäßer Prüfung des Sachverhalts entscheiden, dass ein Verstoß eindeutig geringfügig ist und mit Ausnahme des Abschlusses des Verfahrens keine weiteren Folgemaßnahmen im Sinne dieses Gesetzes erfordert. Der Schutz vor Benachteiligungen bleibt davon unberührt. Im Fall der Geringfügigkeit teilt die externe Meldestelle der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber ihre Entscheidung und die Gründe hiefür mit.

(6) Die externe Meldestelle kann ein Verfahren im Fall von wiederholten Meldungen abschließen, wenn die Meldung im Vergleich zu einer vorangegangenen Meldung, für die die einschlägigen Verfahren abgeschlossen wurden, keine zweckdienlichen neuen Informationen über Verstöße beinhalten, es sei denn, neue rechtliche oder sachliche Umstände rechtfertigen ein anderes Vorgehen. In diesem Fall teilt die externe Meldestelle der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber ihre Entscheidung und die Gründe hiefür mit.

(7) Die externe Meldestelle hat der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber spätestens drei Monate nach dem Einlangen der Meldung eine Rückmeldung zu übermitteln. In hinreichend begründeten Fällen kann die Rückmeldung binnen sechs Monaten nach dem Einlangen der Meldung erfolgen. In diesem Fall sind der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber die Gründe hiefür mitzuteilen. In der Rückmeldung sind bekanntzugeben,

1. das Ergebnis der Überprüfung und

2. die ergriffenen oder noch zu ergreifen beabsichtigten Folgemaßnahmen oder

3. die Gründe aus welchen die Meldung nicht weiterverfolgt wird.

(8) Die externe Meldestelle hat Meldungen, deren Prüfung nicht in ihre Zuständigkeit fällt, auf sichere Weise an die zuständige externe Meldestelle des Bundes oder eines Landes weiterzuleiten und die Hinweisgeberinnen/den Hinweisgeber hiervon zu verständigen.

(9) Die externe Meldestelle hat Hinweisgeberinnen/Hinweisgeber beim Kontakt mit den für den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen zuständigen Behörden und Gerichten wirksam zu unterstützen.