§ 6 Dokumentation, Aufzeichnung und Aufbewahrung der Meldungen — S.HSchG

(1) Die internen Meldestellen und die externe Meldestelle haben alle eingehenden Hinweise unter Bedachtnahme auf das Vertraulichkeitsgebot nach § 5 und den Schutz der Identität der betroffenen Person zu dokumentieren.

(2) Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder ein anderes Mittel nicht schriftlich erfolgter Sprachübermittlung mit Gesprächsaufzeichnung verwendet, sind die internen Meldestellen und die externe Meldestelle mit Zustimmung der hinweisgebenden Person berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis auf folgende Weise zu dokumentieren:

1. Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

2. vollständige und genaue Transkription des Gesprächs, die von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird.

Hat die hinweisgebende Person die Identität offengelegt, so hat ihr die interne Meldestelle oder die externe Meldestelle die Möglichkeit einzuräumen, die Transkription des Gesprächs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(3) Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder ein anderes Mittel nicht schriftlich erfolgter Sprachübermittlung ohne Gesprächsaufzeichnung verwendet, sind die internen Meldestellen und die externe Meldestelle berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren, das von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Bediensteten angefertigt wird. Hat die hinweisgebende Person die Identität offengelegt, so ist ihr die Möglichkeit einzuräumen, die Transkription des Gesprächs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(4) Erbittet die hinweisgebende Person für den Hinweis eine Zusammenkunft mit einer bzw einem Bediensteten der internen Meldestellen oder der externen Meldestelle, hat diese mit Zustimmung der hinweisgebenden Person dafür zu sorgen, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen des Treffens in dauerhafter und abrufbarer Form aufbewahrt werden. Die interne oder externe Meldestelle hat die Aufzeichnungen einer Zusammenkunft auf folgende Weise zu dokumentieren:

1. Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

2. detailliertes Protokoll der Zusammenkunft, das von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird.

Hat die hinweisgebende Person die Identität offengelegt, so wird ihr von den internen Meldestellen oder der externen Meldestelle die Möglichkeit eingeräumt, das Protokoll der Zusammenkunft zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(5) Die internen Meldestellen und die externe Meldestelle haben die Aufzeichnungen gemäß Abs 1 bis 4 in einem vertraulichen und sicheren System zu speichern und den Zugang zu diesem System so zu beschränken, dass die darin gespeicherten Daten nur den Bediensteten zugänglich sind, die den Zugriff auf die Daten zur Bearbeitung des Hinweises benötigen.