§ 7 — NÖ HGSG

(1) Interne und externe Stellen haben alle eingehenden Meldungen unter Bedachtnahme auf das Vertraulichkeitsgebot (§ 6) und den Schutz der Identität der betroffenen Person zu dokumentieren. Die Meldungen und ihre Dokumentationen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, als dies für die Verfahren nach diesem Gesetz sowie für allfällige sonstige in diesem Zusammenhang stehende verwaltungsbehördliche oder gerichtliche Verfahren notwendig ist.

(2) Telefonisch oder mittels anderer Art der Sprachübermittlung eingehende Meldungen, die aufgezeichnet werden, können mit Zustimmung der hinweisgebenden Person wie folgt dokumentiert werden:

1. durch Aufbewahrung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in einem standardisierten und offenen Dateiformat oder

2. durch Verschriftlichung des aufgezeichneten Gesprächs in Form einer vollständigen und genauen Niederschrift durch die für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter.

Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und mit Unterschrift zu bestätigen.

(3) Telefonisch oder mittels anderer Art der Sprachübermittlung eingehende Meldungen, die nicht aufgezeichnet werden, können mittels eines genauen, von den für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern zu erstellenden Gesprächsprotokolls dokumentiert werden. Abs. 2 Z 2 letzter Satz gilt sinngemäß.

(4) Meldungen, die mündlich in Form einer physischen Zusammenkunft erfolgen, sind vorbehaltlich der Zustimmung der hinweisgebenden Person vollständig, genau, dauerhaft und in abrufbarer Form aufzuzeichnen und aufzubewahren sowie entsprechend Abs. 2 Z 1 und 2 zu dokumentieren.

(5) Interne und externe Stellen haben die Aufzeichnungen gemäß Abs. 1 bis 4 in einem vertraulichen und sicheren System zu speichern und den Zugang zu diesem System so zu beschränken, dass die darin gespeicherten Daten nur jenen mit den geltenden Datenschutzvorschriften vertrauten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern zugänglich sind, die den Zugriff auf die Daten zur Bearbeitung der Meldung benötigen.