(1) Die im § 3 Abs. 1 lit. d Z. 1 und 2 genannten Organe und Einrichtungen müssen die Dokumente, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, nach spätestens 20 Jahren dem Gemeindearchiv bzw. dem Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes zur Übernahme anbieten. Sind die Dokumente einem Akt zugeordnet, so ist der jeweilige Teil des Aktes, der die Dokumente eines Kalenderjahres erfasst, spätestens 20 Jahre nach dem Ende dieses Kalenderjahres dem genannten Archiv anzubieten, sofern die in diesem Kalenderjahr erfassten Dokumente nicht mehr ständig benötigt werden. Die beiden vorangehenden Sätze gelten nicht, soweit gesetzlich anderes festgelegt ist. Der Abs. 2 bleibt unberührt.
(2) Die Dokumente, die unmittelbar beim Bürgermeister oder bei der Bürgermeisterin oder den Mitgliedern des Gemeindevorstandes in Ausübung ihrer Funktionen anfallen und nicht bei der ihnen nachfolgenden Person verbleiben sollen, müssen unverzüglich nach dem Ausscheiden aus der jeweiligen Funktion dem Gemeindearchiv zur Übernahme angeboten werden.
(3) Das Gemeindearchiv bzw. das Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes hat zu beurteilen, ob es sich bei den nach Abs. 1 und 2 angebotenen Dokumenten um Archivgut (§ 3 Abs. 1 lit. b) handelt und diese im Falle von Archivgut zu übernehmen.
(4) Die Übernahme von Dokumenten ist vom Gemeindearchiv bzw. vom Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes zu protokollieren. Das Übernahmeprotokoll ist im Archiv aufzubewahren und hat folgende Angaben zu enthalten: das Datum der Übernahme, die übergebende Behörde, Einrichtung oder Person, den Inhalt und die Bezeichnung der Dokumente sowie – im Falle von Dokumenten im Eigentum Dritter (§ 3 Abs. 1 lit. d Z. 3) – Erklärungen zum Eigentumsrecht und allfällige Vereinbarungen. Eine spätere Skartierung ist gleichfalls zu protokollieren und das diesbezügliche Protokoll aufzubewahren.
(5) Dokumente nach Abs. 2, die vom Gemeindearchiv bzw. vom Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes übernommen wurden, sind bis zum Ablauf von 20 Jahren nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus der Funktion versiegelt oder entsprechend elektronisch gesichert aufzubewahren, sofern die betreffende Person für die Versiegelung bzw. elektronische Sicherung nicht eine kürzere Frist bestimmt.
(6) Archivgut der Gemeinde kann bei Vorliegen besonders berücksichtigungswürdiger Umstände dem Land zur Übernahme ins Eigentum angeboten werden. Die Vorgangsweise betreffend die Auswahl und die Übernahme des Archivguts kann in einer Vereinbarung näher geregelt werden.
(7) Die Bestimmungen des § 6 Abs. 3 und 4 gelten sinngemäß.
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