(1) Die im § 3 Abs. 1 lit. d Z. 1 und 2 genannten Organe und Einrichtungen müssen die Dokumente, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, nach spätestens 20 Jahren dem Gemeindearchiv bzw. dem Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes zur Übernahme anbieten. Sind die Dokumente einem Akt zugeordnet, so ist der jeweilige Teil des Aktes, der die Dokumente eines Kalenderjahres erfasst, spätestens 20 Jahre nach dem Ende dieses Kalenderjahres dem genannten Archiv anzubieten, sofern die in diesem Kalenderjahr erfassten Dokumente nicht mehr ständig benötigt werden. Die beiden vorangehenden Sätze gelten nicht, soweit gesetzlich anderes festgelegt ist. Der Abs. 2 bleibt unberührt.
(2) Die Dokumente, die unmittelbar beim Bürgermeister oder bei der Bürgermeisterin, bei den Mitgliedern des Gemeindevorstandes, bei einem Verbandsobmann oder einer Verbandsobfrau eines Gemeindeverbandes oder bei den Mitgliedern des Verbandsvorstandes eines Gemeindeverbandes in Ausübung ihrer Funktionen anfallen und nicht bei der ihnen nachfolgenden Person verbleiben sollen, müssen unverzüglich nach dem Ausscheiden aus der jeweiligen Funktion dem Gemeindearchiv bzw. dem Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes zur Übernahme angeboten werden. Soweit Dokumente bei der nachfolgenden Person verbleiben, sind diese gesondert aufzubewahren und spätestens 20 Jahre nach ihrer erstmaligen Übergabe an eine nachfolgende Person dem Archiv zur Übernahme anzubieten.
(3) Das Gemeindearchiv bzw. das Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes hat zu beurteilen, ob es sich bei den nach Abs. 1 und 2 angebotenen Dokumenten um Archivgut (§ 3 Abs. 1 lit. b) handelt und diese im Falle von Archivgut zu übernehmen.
(4) Ergibt die Beurteilung nach Abs. 3, dass es sich bei den angebotenen Dokumenten um Archivgut handelt, und werden diese daher vom Gemeindearchiv bzw. vom Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes übernommen, so ist die Übernahme vom Gemeindearchiv bzw. vom Archiv des jeweiligen Gemeindeverbandes zu protokollieren. Die Protokollierung hat folgende Angaben zu enthalten: das Datum der Übernahme, die übergebende Behörde, Einrichtung oder Person, den Inhalt und die Bezeichnung der Dokumente sowie – im Falle von Dokumenten im Eigentum Dritter (§ 3 Abs. 1 lit. d Z. 3) – Erklärungen zum Eigentumsrecht und allfällige Vereinbarungen.
(5) Archivgut der Gemeinde kann bei Vorliegen besonders berücksichtigungswürdiger Umstände dem Land zur Übernahme ins Eigentum angeboten werden. Die Vorgangsweise betreffend die Auswahl und die Übernahme des Archivguts kann in einer Vereinbarung näher geregelt werden.
(6) Die Bestimmungen des § 6 Abs. 3, 4 und 8 gelten sinngemäß.
*) Fassung LGBl.Nr. 44/2025
Keine Verweise gefunden
Rückverweise
