(1) Die im § 3 Abs. 1 lit. c Z. 1 bis 3 genannten Behörden, Einrichtungen und Personen müssen die Dokumente, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, nach spätestens 20 Jahren dem Landesarchiv zur Übernahme anbieten. Sind die Dokumente einem Akt zugeordnet, so ist der jeweilige Teil des Aktes, der die Dokumente eines Kalenderjahres erfasst, spätestens 20 Jahre nach dem Ende dieses Kalenderjahres dem Landesarchiv anzubieten, sofern die in diesem Kalenderjahr erfassten Dokumente nicht mehr ständig benötigt werden. Die beiden vorangehenden Sätze gelten nicht, soweit gesetzlich anderes festgelegt ist. Der Abs. 2 bleibt unberührt.
(2) Die Dokumente, die unmittelbar bei den Mitgliedern der Landesregierung oder des Präsidiums des Landtages in Ausübung ihrer Funktionen anfallen und nicht bei der ihnen nachfolgenden Person verbleiben sollen, müssen unverzüglich nach dem Ausscheiden aus der jeweiligen Funktion dem Landesarchiv zur Übernahme angeboten werden. Soweit Dokumente bei der nachfolgenden Person verbleiben, sind diese gesondert aufzubewahren und spätestens 20 Jahre nach ihrer erstmaligen Übergabe an eine nachfolgende Person dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten.
(3) Anzubieten sind auch Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, die
a) der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder
b) nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, sofern nicht die Speicherung der personenbezogenen Daten unzulässig war.
(4) Die Dokumente sind im Original anzubieten. Dokumente aus digitalen Datenverarbeitungssystemen sind in einer Form zur Übernahme anzubieten, die zum Zeitpunkt des Anbietens den allgemein anerkannten Regeln der Technik entspricht.
(5) Das Landesarchiv hat zu beurteilen, ob es sich bei den nach Abs. 1 bis 4 angebotenen Dokumenten um Archivgut (§ 3 Abs. 1 lit. b) handelt, und diese im Falle von Archivgut zu übernehmen.
(6) Ergibt die Beurteilung nach Abs. 5, dass es sich bei den angebotenen Dokumenten nicht um Archivgut handelt, und werden diese vom Landesarchiv daher nicht übernommen, so ist eine spätere Vernichtung dieser Dokumente von der vernichtenden Behörde, Einrichtung oder Person zu protokollieren. Diese Protokollierung hat folgende Angaben zu enthalten: das Datum der Vernichtung, die vernichtende Behörde, Einrichtung oder Person sowie den Inhalt und die Bezeichnung der betroffenen Dokumente. Die Protokollierung ist dem Landesarchiv als Archivgut zu übergeben und von diesem wie Archivgut zu sichern. Betrifft die Beurteilung Dokumente, die das Landesarchiv zuvor ohne entsprechende Beurteilung vorläufig zur Aufbewahrung übernommen hat, so trifft die Pflicht zur Protokollierung einer allfälligen Vernichtung dieser Dokumente das Landesarchiv selbst.
(7) Ergibt die Beurteilung nach Abs. 5, dass es sich bei den angebotenen Dokumenten um Archivgut handelt, und werden diese daher vom Landesarchiv übernommen, so ist die Übernahme vom Landesarchiv zu protokollieren. Dasselbe gilt, wenn Dokumente vorläufig und unter dem Vorbehalt der späteren Beurteilung im Hinblick auf ihre Eigenschaft als Archivgut übernommen werden. Die Protokollierung hat folgende Angaben zu enthalten: das Datum der Übernahme, die übergebende Behörde, Einrichtung oder Person, den Inhalt und die Bezeichnung der Dokumente sowie – im Falle von Dokumenten im Eigentum Dritter (§ 3 Abs. 1 lit. c Z. 4) – Erklärungen zum Eigentumsrecht und allfällige Vereinbarungen.
(8) Im Fall des Abs. 7 ist die übergebende Behörde, Einrichtung oder Person berechtigt, dauerhafte Aufzeichnungen über die Eigenschaften der übergebenen Dokumente zu führen, die die Benützung des Archivgutes unterstützen; diesbezüglich besteht kein Recht auf Auskunft nach Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung bzw. § 1 Abs. 3 des Datenschutzgesetzes.
*) Fassung LGBl.Nr. 37/2018, 44/2025
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