(1) Die im § 3 Abs. 1 lit. c Z. 1 bis 3 genannten Behörden, Einrichtungen und Personen müssen die Dokumente, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, nach spätestens 20 Jahren dem Landesarchiv zur Übernahme anbieten. Sind die Dokumente einem Akt zugeordnet, so ist der jeweilige Teil des Aktes, der die Dokumente eines Kalenderjahres erfasst, spätestens 20 Jahre nach dem Ende dieses Kalenderjahres dem Landesarchiv anzubieten, sofern die in diesem Kalenderjahr erfassten Dokumente nicht mehr ständig benötigt werden. Die beiden vorangehenden Sätze gelten nicht, soweit gesetzlich anderes festgelegt ist. Der Abs. 2 bleibt unberührt.
(2) Die Dokumente, die unmittelbar bei den Mitgliedern der Landesregierung oder des Präsidiums des Landtages in Ausübung ihrer Funktionen anfallen und nicht bei der ihnen nachfolgenden Person verbleiben sollen, müssen unverzüglich nach dem Ausscheiden aus der jeweiligen Funktion dem Landesarchiv zur Übernahme angeboten werden.
(3) Anzubieten sind auch Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, die
a) der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder
b) nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, sofern nicht die Speicherung der personenbezogenen Daten unzulässig war.
(4) Die Dokumente sind im Original anzubieten. Dokumente auf elektronischen Informationsträgern sind in einer Form zur Übernahme anzubieten, die zum Zeitpunkt des Anbietens den allgemein anerkannten Regeln der Technik entspricht.
(5) Das Landesarchiv hat zu beurteilen, ob es sich bei den nach Abs. 1 bis 4 angebotenen Dokumenten um Archivgut (§ 3 Abs. 1 lit. b) handelt, und diese im Falle von Archivgut zu übernehmen.
(6) Die Übernahme von Dokumenten ist vom Landesarchiv zu protokollieren. Das Übernahmeprotokoll ist im Landesarchiv aufzubewahren und hat folgende Angaben zu enthalten: das Datum der Übernahme, die übergebende Behörde, Einrichtung oder Person, den Inhalt und die Bezeichnung der Dokumente sowie – im Falle von Dokumenten im Eigentum Dritter (§ 3 Abs. 1 lit. c Z. 4) – Erklärungen zum Eigentumsrecht und allfällige Vereinbarungen. Eine spätere Skartierung ist gleichfalls zu protokollieren und das diesbezügliche Protokoll aufzubewahren.
(7) Dokumente nach Abs. 2, die vom Landesarchiv übernommen wurden, sind bis zum Ablauf von 20 Jahren nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus der Funktion versiegelt oder entsprechend elektronisch gesichert aufzubewahren, sofern die betreffende Person für die Versiegelung bzw. elektronische Sicherung nicht eine kürzere Frist bestimmt.
*) Fassung LGBl.Nr. 37/2018
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