(1) Die internen und externen Meldestellen haben alle bei ihnen eingehenden Meldungen unter Bedachtnahme auf das Vertraulichkeitsgebot nach § 5 und den Schutz der Identität der betroffenen Person zu dokumentieren.
(2) Telefonisch oder mittels anderer Art der Sprachübermittlung eingehende Meldungen, die mit Zustimmung des Hinweisgebers unter Anwendung eines technischen Hilfsmittels aufgezeichnet werden, können durch Aufbewahrung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in einem standardisierten und offenen Dateiformat oder durch Verschriftlichung des aufgezeichneten Gesprächs in Form einer vollständigen und genauen Niederschrift dokumentiert werden. Wird eine Niederschrift erstellt, so ist dem Hinweisgeber Gelegenheit zu geben, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und mit seiner Unterschrift zu bestätigen.
(3) Telefonisch oder mittels anderer Art der Sprachübermittlung eingehende Meldungen, die nicht aufgezeichnet werden, sind durch Erstellung eines Gesprächsprotokolls zu dokumentieren. Abs. 2 zweiter Satz gilt sinngemäß.
(4) Erfolgt die Meldung mündlich in Form einer physischen Zusammenkunft, so ist das Gespräch mit Zustimmung des Hinweisgebers unter Verwendung eines technischen Hilfsmittels aufzuzeichnen und in der Folge durch Aufbewahrung des aufgezeichneten Gespräches in einem standardisierten und offenen Dateiformat oder durch Erstellung eines genauen Protokolls über die Zusammenkunft zu dokumentieren; im letztgenannten Fall gilt Abs. 2 zweiter Satz sinngemäß.
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