§ 16 § 16Entlehnung von Archivalien — K-LAG

(1) Die Entlehnung von Archivalien zu amtlichen Zwecken ist zulässig. Archivalien können von der Anstalt auch in Form von Reproduktionen zur Verfügung gestellt werden. Die Entlehnung der Archivalien ist bis zum Abschluss der amtlichen Zwecke, für die sie benötigt werden, zulässig.

(2) Die Entlehnung von Archivalien im Original zu Forschungs- oder Ausstellungszwecken sowie an inländische Archive oder an Archive eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum ist zulässig, wenn

a) die Entlehnung der Archivalien im Original unbedingt erforderlich sowie

b) eine entsprechende archivwissenschaftliche Betreuung sichergestellt erscheint,

c) die ordnungs- und sachgemäße Aufbewahrung der Archivalien gewährleistet ist und

d) hinsichtlich der Archivalien für die Dauer der Entlehnung ein Versicherungsvertrag abgeschlossen wird und sich der Entlehner (die entlehnende Stelle) zur Übernahme der Versicherungsprämien verpflichtet.

Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, dürfen Archivalien nicht im Original, sondern lediglich in der Form von Reproduktionen zur Verfügung gestellt werden.

(3) Der Entlehner (die entlehnende Stelle) hat für den der Anstalt durch die Entlehnung erwachsenden Personal- und Sachaufwand einen angemessenen Kostenersatz zu leisten. Die Höhe des Kostenersatzes hat der Direktor nach dem Kostendeckungsprinzip festzulegen.

(4) Über die Entlehnung von Archivalien ist ein Leihvertrag zu errichten.

(5) Über die Entlehnung von Archivalien und die errichteten Leihverträge ist von der Anstalt ein Verzeichnis zu führen, aus dem jedenfalls folgende Informationen ersichtlich sein müssen:

a) die Bezeichnung der entlehnten Archivalien;

b) die Bezeichnung der entlehnenden Stelle;

c) das Datum der Entlehnung;

d) das Datum der voraussichtlichen Rückstellung.