(1) Interne und externe Meldestellen haben alle bei ihnen eingehenden Meldungen unter Bedachtnahme auf das Vertraulichkeitsgebot nach § 6 und den Schutz der Identität des Hinweisgebers sowie der betroffenen Person zu dokumentieren.

(2) Fernmündlich eingehende Meldungen, die mit Zustimmung des Hinweisgebers unter Aufwendung eines technischen Hilfsmittels aufgezeichnet werden, können durch Aufbewahrung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in einem standardisierten und offenen Dateiformat oder durch Verschriftlichung des aufgezeichneten Gesprächs in Form einer vollständigen Niederschrift dokumentiert werden. Wird eine Niederschrift erstellt, so ist dem Hinweisgeber Gelegenheit zu geben, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und mit seiner Unterschrift zu bestätigen.

(3) Fernmündlich eingehende Meldungen, die nicht aufgezeichnet werden, sind durch Erstellung eines Gesprächsprotokolls zu dokumentieren. Wird gemäß Abs. 2 eine Niederschrift erstellt, so ist dem Hinweisgeber Gelegenheit zu geben, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und mit seiner Unterschrift zu bestätigen.

(4) Erfolgt die Meldung höchstpersönlich, so ist das Gespräch mit Zustimmung des Hinweisgebers unter Verwendung eines technischen Hilfsmittels aufzuzeichnen und in der Folge durch Aufbewahrung des aufgezeichneten Gesprächs in einem standardisierten und offenen Dateiformat oder durch Erstellung eines genauen Protokolls über die Zusammenkunft zu dokumentieren; im letztgenannten Fall ist dem Hinweisgeber Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren und mit seiner Unterschrift zu bestätigen.