Für Einreichungen kommen nur Beiträge in Betracht, die im Jahr der Ausschreibungsveröffentlichung, die jeweils im Frühjahr erfolgt, bis zum 30. November bzw. im Dezember des vorangegangenen Jahres publiziert wurden.
Die Ausschreibung des Preises erfolgt in der Grazer Zeitung.
Weiters werden Chefredakteure und Redaktionen von wissenschaftsrelevanten Print- und elektronischen Medien, österreichische Bildungs- und Wissenschaftsjournalistinnen/Wissenschaftsjournalisten sowie diverse Institutionen wie z. B. Verband Österreichischer Zeitungen, Zeitschriftenverband, Klub der Bildungs- und Wissenschaftsjournalistinnen/Wissenschaftsjournalisten usw. informiert.
Einreichungen sind einschließlich mit den entsprechenden Unterlagen bis längstens drei Monate nach der Verlautbarung in der „Grazer Zeitung – Amtsblatt für die Steiermark“ beim Amt der Steiermärkischen Landesregierung, Abteilung 3 – Wissenschaft und Forschung vorzunehmen.
Bewerberinnen/Bewerber können auch von Dritten, insbesondere von Jury-Mitgliedern, vorgeschlagen werden.
Jede Bewerberin/jeder Bewerber hat eine Erklärung abzugeben, dass für die vorgelegte Arbeit bisher kein Preis an sie/ihn vergeben wurde und diese Arbeit auch bei keinem anderen Bewerb eingereicht wurde.
Sonderpreise sind von den Bestimmungen des § 3 ausgenommen. Die für sie geltenden Kriterien werden von der Jury festgelegt.
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