K121.407/0001-DSK/2009 – Datenschutzkommission Entscheidung

[Anmerkung Bearbeiter: Namen (Firmen), (Internet )Adressen, Aktenzahlen (und dergleichen), Rechtsformen und Produktbezeichnungen etc. sowie deren Initialen und Abkürzungen können aus Pseudonymisierungsgründen abgekürzt und/oder verändert sein. Offenkundige Rechtschreib-, Grammatik- und Satzzeichenfehler wurden korrigiert.]

B E S C H E I D

Die Datenschutzkommission hat unter dem Vorsitz von Dr. SPENLING und in Anwesenheit der Mitglieder Dr. KOTSCHY, Dr. BLAHA, Dr. ROSENMAYR-KLEMENZ, Dr. HEISSENBERGER und Mag. HEILEGGER sowie der Schriftführerin Mag. FRITZ in ihrer Sitzung vom 21. Januar 2009 folgenden Beschluss gefasst:

S p r u c h

Über die Beschwerde des Dipl.Ing. Ernst M*** (Beschwerdeführer) aus O***, vertreten durch Dr. Felix A***, Rechtsanwalt in **** E***, vom 15. Juli 2008 gegen die Bundespolizeidirektion Wien (Beschwerdegegnerin) wegen Verletzung im Recht auf Löschung in Folge verspäteter Löschung von Steckzetteleintragungen und Ablehnung der Löschung von Ermittlungsakten sowie von Protokolldaten mehrerer kriminalpolizeilicher Ermittlungsverfahren wird entschieden:

1. Die Beschwerde wird abgewiesen.

Rechtsgrundlage: §§ 6 Abs. 1 Z 5, 8 Abs. 4 Z 1 und 2, 26 Abs. 7, 27 Abs. 1 und 31 Abs. 2 des Datenschutzgesetzes 2000 (DSG 2000), BGBl I Nr. 165/1999 idgF, iVm § 13 des Sicherheitspolizeigesetzes (SPG), BGBl. Nr. 51/1991 idgF.

B e g r ü n d u n g:

A. Vorbringen der Parteien

Der Beschwerdeführer behauptet in seiner am 16. Juli 2008 bei der Datenschutzkommission eingegangenen Beschwerde eine Verletzung im Recht auf Löschung dadurch, dass die Beschwerdegegnerin sein Löschungsbegehren vom 22. März 2008 mit Schreiben vom 5. Juni 2008, AZ: P3/**1234/49/2008, negativ beantwortet habe. Die Beschwerdegegnerin habe dem Beschwerdeführer zum Einen das (zeitweilige) Löschungshindernis der Löschungssperre gemäß § 26 Abs. 7 DSG 2000 zu Unrecht in Verkennung von Ziel und Zweck dieser Bestimmung entgegen gehalten. Zum Anderen sei die Löschung seiner Daten aus den „Allgemeinen Protokollen“ und aus den „Erhebungsakten“ – auch unabhängig von der Frage des § 26 Abs. 7 DSG 2000 – zu Unrecht abgelehnt worden.

Die Beschwerdegegnerin legte mit ihrer Stellungnahme vom 1. August 2008, GZ: P3/**1234/50/2008, umfangreiche Aktenkopien aus den Bezug habenden Akten sowie Ausdrucke aus dem EDV-System PAD vor. Zur Sache brachte sie vor, dass die Daten der in Beschwerde gezogenen manuellen Dateien (Eintragungen auf so genannten „Steckzetteln“ aus der Zeit vor der Einführung von PAD) in Anbetracht eines vom Beschwerdeführer ebenfalls gestellten Auskunftsbegehrens erst nach Ablauf der Frist gemäß § 26 Abs. 7 DSG 2000 durch Vernichtung des Datenträgers gelöscht worden seien; der Beschwerdeführer sei zu Handen seines rechtsfreundlichen Vertreters davon auch am 31. Juli 2008 verständigt worden. Hinsichtlich der Daten zu den weiteren Verfahren sei zu differenzieren: Zu 4KR**9876/2004 sei das Verfahren (Verdacht des Vergehens nach § 83 StGB) gemäß § 90 StPO eingestellt worden. In den zusammengezogenen und vor Gericht gemeinsam behandelten Sachen 4KR**6789/2005 und 4KR**2345/2006 (ebenfalls wegen § 83 StGB) sei durch das Bezirksgericht H*** zu AZ: *5 U 64*/05f eine vorläufige Einstellung unter Setzung einer – noch offenen – Probezeit von zwei Jahren verfügt worden. Zu beiden Verfahren bestünden Papierakten (so genannte „Kopienakten“) jedoch keine automationsunterstützt verarbeitete Verfahrensdokumentation. Im EDV-System PAD würden jedoch für Zwecke der Protokollierung und Aktenverwaltung entsprechende Daten verarbeitet, die weiter benötigt würden. In den für sicherheitspolizeiliche Zwecke geführten Evidenzen (insbesondere dem Kriminalpolizeilichen Aktenindex – KPA) würden keine den Beschwerdeführer betreffende Daten verarbeitet.

Der Beschwerdeführer hat nach Parteiengehör zu den Ergebnissen des Ermittlungsverfahrens keine weitere Stellungnahme abgegeben.

B. Beschwerdegegenstand

Auf Grund des Vorbringens des Beschwerdeführers ergibt sich, dass Beschwerdegegenstand die Frage ist, ob die Beschwerdegegnerin verpflichtet war, sämtliche den Beschwerdeführer betreffende PAD-Daten, manuellen Dateien für Zwecke der Aktenverwaltung und Verfahrensdokumentation (Steckzetteleintragungen) sowie die Kopienakten zu löschen.

C. Sachverhaltsfeststellungen

Ausgehend vom Beschwerdegegenstand wird der folgende Sachverhalt festgestellt:

1.1 Betreffend den Beschwerdeführer sind derzeit drei kriminalpolizeiliche Ermittlungsverfahren (im Sinne der früheren Praxis: sicherheitsbehördliche Vorerhebungen im Dienste der Strafjustiz) aktenkundig. Das Verfahren zur Aktenzahl 4KR/**9876/2004 wegen § 83 StGB wurde gemäß § 90 Abs. 1 StPO eingestellt. Betreffend die beiden Vorfälle, die Gegenstand der Ermittlungsverfahren zu Aktenzahlen 4KR**6789/2005 und 4KR**2345/2006 waren, kam es zu einem gerichtlichen Hauptverfahren vor dem Bezirksgericht H*** wegen vorsätzlicher bzw. fahrlässiger Körperverletzung (§§ 83 und 88 StGB), AZ: *5 U 64*/05f. Der Beschwerdeführer wurde vom ersten Vorwurf mit Urteil vom 9. Mai 2007 rechtskräftig freigesprochen, hinsichtlich des zweiten wurde das Verfahren mit Beschluss des Bezirksgerichts H*** vom 19. September 2007 unter Setzung einer Probezeit von 2 Jahren vorläufig eingestellt (§§ 90a Abs. 1 Z 3, 90b StPO in der damals geltende Fassung).

1.2 Dementsprechend finden sich zu den erwähnten drei Aktenzahlen (4KR/**9876/2004, 4KR/**6789/2005 und 4KR/**2345/2006) Eintragungen in der Datenanwendung „Allgemeine Protokolle der Bundespolizeidirektion Wien“ (kurz: „PAD“). Das elektronische System „PAD“ ist ein Aktenprotokollierungssystem (Aktenindex), das in der neueren Version „PAD 2.0“ zusätzlich mit einem elektronischen Aktenbearbeitungs- und Aktenaufbewahrungssystem verbunden ist. Der nunmehr bei der Beschwerdegegnerin zum Einsatz kommende „PAD 2.0“ besteht somit aus einem „formalen“ Teil, der die „äußeren“ Verfahrensdaten der Geschäftsfallbehandlung (Identitäts-, Adress- und Kontaktdaten von Betroffenen sowie Daten zum Verfahrensgegenstand, wie Sachverhalt [„Kurzsachverhalt“] , Rolle der Betroffenen, Tatverdacht, befasste Behörden und allenfalls Verfahrensausgang) enthält und einem „inhaltlichen“ Teil in Form von Aktentextdokumenten.

Im vorliegenden Fall sind „äußere“ Verfahrensdaten zu den drei genannten Geschäftsfällen gespeichert. Eine mit Hilfe des EDV-Systems PAD direkt erschließbare (abrufbare) elektronische Dokumentation von Volltexten der Verfahrensakten (Textdokumenten, Scans) ist jedoch nicht vorhanden.

1.3 Über die im PAD gespeicherten äußeren Verfahrensdaten können im vorliegenden Fall nicht-strukturierte Papierakten aufgefunden werden. Sie enthalten Schriftgut wie Anzeige, Personalblätter und Niederschriften über die Einvernahme der Verdächtigen, Ausdrucke der für die Kriminalstatistik erfassten Falldaten sowie Ausdrucke der Ergebnisse der so genannten „Priorierung“ des Beschwerdeführers mit Hilfe der EKIS-Dateien (EKIS-Speicherauszüge).

1.4 Die Daten älterer Verfahren, die in manuellen Dateien protokolliert waren (Steckzetteleintragungen), wurden noch vor dem 31. Juli 2008 durch Vernichtung (Skartierung) der entsprechenden Datenträger gelöscht.

Beweiswürdigung : Diese Feststellungen stützen sich hinsichtlich der Inhalte und Funktionen des PAD auf amtsbekannte Tatsachen (siehe etwa den Bescheid der Datenschutzkommission vom 26. September 2008, GZ. K121.377/0008-DSK/2008), hinsichtlich der im vorliegenden Fall vorhandenen Daten auf die von der Beschwerdegegnerin mit Stellungnahme vom 1. August 2008, GZ: P3/**1234/50/2008, vorgelegten Aktenkopien und EDV-Ausdrucke sowie das glaubwürdige Vorbringen in der Stellungnahme selbst. Der Beschwerdeführer hat sich zum Vorbringen der Beschwerdegegnerin und zum Inhalt der vorgelegten Beweismittel nicht geäußert.

2.1 Der Beschwerdeführer stellte mit Schreiben, das am 28. Mai 2008 per Telefax bei der Beschwerdegegnerin einlangte, ein Löschungsbegehren an die Beschwerdegegnerin. Darin verlangte er, dass sämtliche zu seiner Person im Zusammenhang mit den sicherheitsbehördlichen Ermittlungen (automationsunterstützt oder nicht automationsunterstützt) verarbeitete Daten, insb. in den Protokollen und in den entsprechenden Erhebungsakten gelöscht werden und er, zu Handen seines ausgewiesenen Vertreters, hievon verständigt werde.

2.2 Mit Schreiben vom 5. Juni 2008, AZ: P3/**1234/49/2008, hat die Beschwerdegegnerin dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass auf Grund eines von ihm am 31. März 2008 gestellten Auskunftsbegehrens eine Löschung von Daten gemäß § 26 Abs. 7 DSG 2000 erst nach dem 31. Juli 2008 vorgenommen werden dürfe. Die (nur in Papierform geführten) Erhebungsakten selbst seien keine Datenanwendungen und unterlägen nicht dem Löschungsrecht. Die Daten der „Allgemeinen Protokolle“ („PAD“) würden für Zwecke der Wiederauffindung der Aktenkopien und der Dokumentation behördlichen Handelns jedenfalls auf Dauer der Aufbewahrung der Aktenkopien noch benötigt.

Mit Schreiben vom 31. Juli 2008 wurde dem Beschwerdeführer zu AZ: P3/**1234/49/2008 mitgeteilt, dass die Steckzetteleintragungen nunmehr gelöscht seien. In der Frage der PAD-Protokolldaten und der Ermittlungsakten wurde der im Schreiben vom 5. Juni 2008 eingenommene Standpunkt (Ablehnung der Löschung) bestätigt.

Beweiswürdigung : Diese Feststellungen beruhen auf den Urkundenkopien, die mit der Beschwerde vom 16. Juli 2008 vorgelegt wurden. Der Inhalt des Schreibens der Beschwerdegegnerin wurde auf Grundlage einer von dieser als Beilage zur Stellungnahme vom 1. August 2008, GZ: P3/**1234/50/2008, vorgelegten Aktenkopie festgestellt.

D. In rechtlicher Hinsicht folgt daraus:

1. Anzuwendende Rechtsvorschriften:

§ 6 Abs. 1 Z 5 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Grundsätze“:

„ § 6 . (1) Daten dürfen nur

§ 8 Abs. 4 Z 1 und 2 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Schutzwürdige Geheimhaltungsinteressen bei Verwendung nichtsensibler Daten“:

„(4) Die Verwendung von Daten über gerichtlich oder verwaltungsbehördlich strafbare Handlungen oder Unterlassungen, insbesondere auch über den Verdacht der Begehung von Straftaten, sowie über strafrechtliche Verurteilungen oder vorbeugende Maßnahmen verstößt - unbeschadet der Bestimmungen des Abs. 2 - nur dann nicht gegen schutzwürdige Geheimhaltungsinteressen des Betroffenen, wenn

§ 26 Abs. 7 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Auskunftsrecht“:

„(7) Ab dem Zeitpunkt der Kenntnis von einem Auskunftsverlangen darf der Auftraggeber Daten über den Betroffenen innerhalb eines Zeitraums von vier Monaten und im Falle der Erhebung einer Beschwerde gemäß § 31 an die Datenschutzkommission bis zum rechtskräftigen Abschluß des Verfahrens nicht vernichten.“

§ 27 Abs. 1 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Recht auf Richtigstellung oder Löschung“:

„ § 27 . (1) Jeder Auftraggeber hat unrichtige oder entgegen den Bestimmungen dieses Bundesgesetzes verarbeitete Daten richtigzustellen oder zu löschen, und zwar

Der Pflicht zur Richtigstellung nach Z 1 unterliegen nur solche Daten, deren Richtigkeit für den Zweck der Datenanwendung von Bedeutung ist. Die Unvollständigkeit verwendeter Daten bewirkt nur dann einen Berichtigungsanspruch, wenn sich aus der Unvollständigkeit im Hinblick auf den Zweck der Datenanwendung die Unrichtigkeit der Gesamtinformation ergibt. Sobald Daten für den Zweck der Datenanwendung nicht mehr benötigt werden, gelten sie als unzulässig verarbeitete Daten und sind zu löschen, es sei denn, daß ihre Archivierung rechtlich zulässig ist und daß der Zugang zu diesen Daten besonders geschützt ist. Die Weiterverwendung von Daten für einen anderen Zweck ist nur zulässig, wenn eine Übermittlung der Daten für diesen Zweck zulässig ist; die Zulässigkeit der Weiterverwendung für wissenschaftliche oder statistische Zwecke ergibt sich aus den §§ 46 und 47.“

§ 31 Abs. 2 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Beschwerde an die Datenschutzkommission“:

„(2) Zur Entscheidung über behauptete Verletzungen der Rechte eines Betroffenen auf Geheimhaltung, auf Richtigstellung oder auf Löschung nach diesem Bundesgesetz ist die Datenschutzkommission dann zuständig, wenn der Betroffene seine Beschwerde gegen einen Auftraggeber des öffentlichen Bereichs richtet, der nicht als Organ der Gesetzgebung oder der Gerichtsbarkeit tätig ist.“

§ 13 SPG idF BGBl. I Nr. 151/2004 lautet unter der Überschrift „Kanzleiordnung“:

„ § 13 . (1) Die formale Behandlung der von den Sicherheitsdirektionen, den Bundespolizeidirektionen und den Polizeikommanden (§ 10) zu besorgenden Geschäfte ist vom Bundesminister für Inneres jeweils in einer einheitlichen Kanzleiordnung festzulegen. Für die Bundespolizeidirektion Wien können, soweit dies wegen der Größe dieser Behörde erforderlich ist, Abweichungen von der sonst für die Bundespolizeidirektionen geltenden Kanzleiordnung vorgesehen werden.

(2) Der Bundesminister für Inneres, die Sicherheitsdirektionen, Bundespolizeidirektionen und Polizeikommanden sind ermächtigt, sich bei der Wahrnehmung gesetzlich übertragener Aufgaben für die Dokumentation von Amtshandlungen und die Verwaltung von Dienststücken der automationsunterstützten Datenverarbeitung zu bedienen. Zu diesen Zwecken dürfen sie Daten über natürliche und juristische Personen sowie Sachen verwenden, auf die sich der zu protokollierende Vorgang bezieht, wie insbesondere Datum, Zeit und Ort, Fahrzeugdaten, Betreff und Aktenzeichen samt Bearbeitungs- und Ablagevermerken sowie Namen, Rolle des Betroffenen, Geschlecht, frühere Namen, Aliasdaten, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Geburtsort, Wohnanschrift und andere zur Erreichbarkeit des Menschen dienende Daten. Soweit es erforderlich ist, dürfen auch sensible Daten (§ 4 Z 2 DSG 2000) sowie Daten im Sinne des § 8 Abs. 4 DSG 2000 verwendet werden. Die Auswählbarkeit von Daten aus der Gesamtmenge der gespeicherten Daten nur nach dem Namen und nach sensiblen Daten darf nicht vorgesehen sein, vielmehr ist für die Auswahl ein auf den protokollierten Sachverhalt bezogenes weiteres Datum anzugeben.“

2. rechtliche Schlussfolgerungen

A. Zur Geltung der Löschungssperre nach § 26 Abs. 7 DSG 2000:

Wenn der Beschwerdeführer eine Verletzung im Recht auf Löschung dadurch behauptet, dass die Beschwerdegegnerin angesichts eines vor dem Löschungsbegehren eingebrachten Auskunftsverlangens die viermonatige Löschungssperrfrist des § 26 Abs. 7 DSG 2000 eingehalten hat, kann ihm nicht gefolgt werden: Die Beschwerdegegnerin wendet hier zu Recht ein, dass gemäß § 26 Abs. 7 DSG 2000 ein Auftraggeber ab Einlangen eines Auskunftsersuchens Daten, die er über den Auskunftswerber verarbeitet, jedenfalls vier Monate lang nicht löschen („vernichten“) darf. Dadurch wird gesichert, dass bei Erhebung einer Auskunftsbeschwerde an die Datenschutzkommission innerhalb dieser vier Monate noch Daten vorhanden sind und daher überhaupt sinnvollerweise eine Auskunftsbeschwerde erhoben werden kann. Dieses Löschungsverbot ist durch die Strafbestimmung von § 52 Abs 1 Z 4 DSG 2000 sanktioniert; ein vorsätzliches Zuwiderhandeln ist als Verwaltungsübertretung mit einer Geldstrafe bis zu 18.890 Euro bedroht. Durch diese massive Strafdrohung wird die Bedeutung des Verbots nachdrücklich unterstrichen. Stellt ein Betroffener daher ein Auskunfts- und ein Löschungsbegehren, so geht § 26 Abs 7 DSG 2000 als lex specialis dem § 27 Abs 1 und 4 DSG 2000 vor, und zwar auch dann, wenn grundsätzlich die Voraussetzungen für eine Löschung gegeben wären. Die Daten dürfen in einem solchen Fall erst gelöscht werden, wenn die Fristen des § 26 Abs 7 DSG 2000 abgelaufen sind (vgl. auch Bescheid der DSK vom 5. April 2005, GZ: K120.873/0003-DSK/2005, RIS).

B. Zur Löschungspflicht in Papierakten (Ermittlungs-, Erhebungs-, Kopienakten)

Die Frage, ob herkömmliche Papierakten, die aus einem Konvolut nicht strukturierter schriftlicher Unterlagen bestehen und daher keine Dateiqualität aufweisen, dem datenschutzrechtlichen subjektiven Recht auf Löschung unterliegen (§§ 1 Abs. 3 Z 2, 27 DSG 2000), wurde inzwischen von beiden Gerichtshöfen des öffentlichen Rechts verneinend beantwortet. Laut Verwaltungsgerichtshof (Erkenntnis vom 21. Oktober 2004, Zl. 2004/06/0086) wie Verfassungsgerichtshof (Erkenntnis vom 15. Dezember 2005, Zl. B 1590/03) genügt ein Akt oder Aktenkonvolut bzw. ein nicht personenbezogen strukturierter Papierakt den gesetzlichen Anforderungen an eine Datei gemäß § 4 Z 6 DSG 2000 nicht. Es kann daher auf Grundlage datenschutzrechtlicher Bestimmungen, insbesondere des § 27 DSG 2000, keine „Löschung“ des Aktes oder darin enthaltener Angaben zu Personen verlangt werden.

Da die Sachverhaltsfeststellungen zu dem Schluss führen, dass die den Beschwerdeführer betreffenden vorhandenen Kopienakten keine vorgegebene inhaltliche Struktur aufweisen und daher keine „Dateien“ sind, kommt der Beschwerde in Bezug auf diese Kopienakten - bzw. „Erhebungsakten“, wie sie der Beschwerdeführer bezeichnet hat - keine Berechtigung zu.

C. Zur Löschung von Daten in der Datenanwendung „Allgemeine Protokolle“ („PAD“)

1) aus dem PAD 2.0 abrufbare Textdokumentation:

Eine solche, im Wege des PAD elektronisch abrufbare Textdokumentation (elektronischer Akt) konnte für die beschwerdegegenständlichen Verfahren nicht festgestellt werden, weshalb auf diese Frage, trotz entsprechender Behauptungen des Beschwerdeführers, nicht eingegangen werden muss.

2) Protokolldaten im engeren Sinne

Der Beschwerdeführer macht geltend, dass

„nach rechtskräftiger Einstellung bzw. Freispruch (…) keine Behörde mehr einen Verdacht hegen (darf), dass (der Beschuldigte) die betreffende Tat begangen habe. Da der Beschwerdeführer unschuldig war, werden die von der Beschwerdegegnerin zur Person des Beschwerdeführers verarbeiteten Daten für Zwecke der Sicherheitspolizei nicht (mehr) benötigt, weshalb sie zu löschen sind“.

Der Beschwerdeführer behauptet also, dass die Absicherung der Unschuldsvermutung die Pflicht zur Vernichtung aller Hinweise auf stattgefundene (Straf)Verfahren zur Folge habe. Er zitiert als Belegstelle für seine Rechtsauffassung u.a. die §§ 51, 61 und 63 SPG sowie 27 DSG 2000.

Die Suche nach gesetzlichen Regelungen über die zulässige Dauer der Aktenspeicherung führt im vorliegenden Fall zunächst zur StPO, da die beschwerdegegenständlichen Daten für Zwecke der Kriminalpolizei ermittelt wurden: Die §§ 95 – 97 StPO bringen unter der Überschrift „Protokollierung“ Regelungen betr. die Pflicht und Art und Weise der Dokumentation von „bedeutsamen Vorgängen“ im Verfahrensverlauf; darunter finden sich aber keine Anordnungen hinsichtlich der zulässigen Dauer der Aufbewahrung des Dokumentationsmaterials. Weiters enthält § 18 StPO unter der Überschrift „Kriminalpolizei“ in seinem Abs. 2 die Vorschrift, dass „die Kriminalpolizei den Sicherheitsbehörden (obliegt), deren Organisation und örtliche Zuständigkeit sich nach den Vorschriften des Sicherheitspolizeigesetzes über die Organisation der Sicherheitsverwaltung richtet“. Die „Organisation der Sicherheitsverwaltung“ ist im 2. Hauptstück des SPG (§§ 2 – 15c) geregelt. Dort finden sich in § 13 Regelungen über das Kanzleiwesen bei den Sicherheitsbehörden, Bundespolizeidirektionen und Polizeikommanden, die im Wege des § 18 StPO im vorliegenden Fall kriminalpolizeilicher Ermittlungen Anwendung zu finden haben. Hinsichtlich der erlaubten Dauer der Aufbewahrung von Daten in Akten und Kanzleisuchbehelfen enthält jedoch auch § 13 keine besondere Regelung.

Die §§ 51 ff des SPG (insbes. § 63 SPG) können im vorliegenden Fall keine Anwendung finden, da sie nur die Verwendung von Daten für sicherheitspolizeiliche Zwecke, nicht aber für kriminalpolizeiliche Zwecke betreffen.

Hinsichtlich des § 13 SPG vertritt der VfGH in nunmehr ständiger Judikatur (vgl. die Erk. B1158/03, B1590/03, B3517/05 u.a.m.) die Rechtsansicht, dass „die Verarbeitung personenbezogener Daten über Personen, auf die sich sicherheitspolizeiliche Maßnahmen beziehen, nicht dem inneren Dienst zugerechnet werden können, soweit damit deren Rechtsposition gestaltet wird. Es sind damit die Regelungen des Sicherheitspolizeigesetzes über das Verwenden personenbezogener Daten anzuwenden“. Im vorliegenden Fall handelt es sich zwar um kriminalpolizeiliche Daten, sodass das Sicherheitspolizeigesetz schon deshalb – mit Ausnahme der Bestimmungen über die Organisation und örtliche Zuständigkeit der Sicherheitsbehörden (vgl. § 18 Abs. 1 StPO ) – nicht zur Anwendung kommen kann, doch ist aus dem Verbot der Zurechnung von Aufzeichnungen von personenbezogenen Daten über Außenstehende zum „inneren Dienst“ zu folgern, dass Regelungen im Bereich der Aktenverwaltung, die die Rechtssphäre von Außenstehenden berühren, nicht durch interne Weisung mit rechtlicher Außenwirkung getroffen werden können, sondern nur durch gesetzliche Anordnung. Skartier- oder Kanzleiordnungen mit dem Charakter interner Organisationsvorschriften kommen daher als relevante Regelungen über die zulässige Speicherdauer von Akten/Aktensuchbehelfen nicht in Betracht.

Somit kann nur auf die allgemeinen Grundsätze des § 6 Abs. 1 Z 5 DSG 2000 über die zulässige Speicherdauer von personenbezogenen Daten zurückgegriffen werden: Nach § 6 Abs. 1 Z 5 DSG 2000 dürfen „Daten nur solange in personenbezogener Form aufbewahrt werden, als dies für die Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, erforderlich ist ; eine längere Aufbewahrungsdauer kann sich aus besonderen gesetzlichen, insbesondere archivrechtlichen Vorschriften ergeben“.

Die Datenschutzkommission ist der Ansicht, dass es im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 5 DSG 2000 einer „besonderen gesetzlichen Vorschrift“ über die Aufbewahrungsdauer jedoch im vorliegenden Fall nicht bedarf, da schon „die Erreichung der Zwecke, für die (die Daten) ermittelt wurden“ eine Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation über die Verfahrensdauer hinaus erfordert.

Entscheidend ist hiebei, dass auch Verfahren, die zur Einstellung oder zum Freispruch geführt haben, unter Umständen nach ihrem Abschluss wieder eröffnet werden können (vgl. insbes. das XX. Hauptstück der StPO „Von der Wiederaufnahme und der Erneuerung des Strafverfahrens sowie der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand“ und auch das 10. Hauptstück über die „Einstellung, Abbrechung und Fortführung des Ermittlungsverfahrens“). Schon dies setzt augenfällig voraus, dass eine Dokumentation über den bisherigen Verfahrensverlauf in jedem Fall auch nach dem Verfahrensabschluss noch vorhanden sein muss. Die Möglichkeit einer Verfahrensfortsetzung ist im vorliegenden Fall insbesondere hinsichtlich des Verfahrens zu 4KR**2345/2006 gegeben, da dieses nur vorläufig eingestellt wurde.

Auch würde die Behauptung des Beschwerdeführers, wonach das bloße Vorhandensein von Verfahrensdokumentation die Geltung der Unschuldsvermutung für ihn gefährde - konsequent durchdacht - dazu führen müssen, dass nicht nur die Akten über kriminalpolizeiliche Ermittlungen bei den Sicherheitsbehörden, sondern auch alle Akten nach Einstellungen oder Freisprüchen bei den Strafgerichten umgehend zu vernichten wären. Damit ginge aber auch jeder Nachweis eines erfolgten Freispruchs verloren, was nicht im Interesse des Betroffenen sein kann. Diese Nachweisbarkeit der „Unschuld“ ist vom Zweck des Strafverfahrens mitumfasst, da hiebei ja nicht nur alles zu berücksichtigen ist, was die Schuld des Verdächtigen nachweisen könnte, sondern auch alles, was seine Unschuld beweist. Tatsache ist jedenfalls, dass eine Vorgangsweise, wonach etwa Gerichtsakten im Falle eines Freispruchs des Angeklagten sofort zu vernichten wären, der österreichischen Rechtspraxis völlig fremd ist.

Vielmehr ist es – ganz abgesehen von einer möglicherweise notwendigen neuerlichen Verfahrensdurchführung – für einen Rechtsstaat unerlässlich, dass Dokumentation über staatliches Handeln in Aktenform mindestens so lange vorhanden ist, als die unterschiedlichen, zur Prüfung der Rechtmäßigkeit außerhalb von Rechtsmittel- und fristgebundenen Beschwerdeverfahren berufenen Institutionen ihre Prüfkompetenz ausüben dürfen.

Diese Aufbewahrung der Dokumentation über staatliches Handeln zum Zweck der Nachprüfbarkeit seiner Rechtmäßigkeit ist als vom „Zweck der Ermittlung“ mitgetragen anzusehen. Die Annahme einer Pflicht zur sofortigen Vernichtung der Verfahrensdokumentation nach Verfahrensbeendigung würde demgegenüber die Gefahr der Förderung von Rechtswillkür und Korruption in sich bergen, da Organwalter – und von ihnen begünstigte Außenstehende – die nachgängige Kontrolle von staatlichem Handeln auf seine Rechtmäßigkeit hin in weit geringerem Maße fürchten müssten als bisher. Gerade im Zusammenhang mit kriminalpolizeilichen Ermittlungen ist aber die nachgängige Überprüfbarkeit der Vorgangsweise der kriminalpolizeilichen Organwalter für die Effektivität eines Rechtsstaates von besonderer Bedeutung.

Dass eine Pflicht zur Aufbewahrung von Akten auch nach Verfahrensbeendigung in der österreichischen Rechtsordnung ganz generell als selbstverständliches Erfordernis in einem Rechtsstaat vorausgesetzt wird, ergibt sich im Übrigen auch aus zahlreichen gesetzlichen Bestimmungen. So wird etwa in den §§ 5 ff des Bundesarchivgesetzes, BGBl I Nr. 162/1999 idgF, auf die Skartierung von Akten ausdrücklich Bezug genommen, d.h. auf die Praxis, dass Akten während einer gewissen, mehrere Jahre dauernden „Skartierfrist“ jedenfalls aufzubewahren sind, und erst dann darüber entschieden wird, ob sie vernichtet oder infolge Archivwürdigkeit dem Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung übergeben werden. Auch sämtliche gesetzlichen Vorschriften über die nachprüfende Kontrolle des Verwaltungshandelns außerhalb von Rechtsmittel- oder fristgebundenen Beschwerdeverfahren, wie etwa die Tätigkeit der Volksanwaltschaft oder des Rechnungshofs – aber auch der Datenschutzkommission -, setzen voraus, dass Verfahrensdokumentation auch nach Abschluss von Verwaltungsverfahren für einen bestimmten Zeitraum noch vorhanden ist.

Zur Forderung des VfGH (vgl. z.B. Erk. B1581/03 v. 26.1.06 oder B1590/03 v. 15.12.2005), dass speziell im Hinblick auf Akten-Suchhilfen zu begründen wäre, wieso nicht mit nichtpersonenbezogenen Dokumentationssuchhilfen das Auslangen gefunden werden könne (- und zumindest in den Suchbehelfen der Personenbezug „gelöscht“ werden könnte -), ist zu bemerken, dass gerade im Bereich der beschwerdegegenständlichen, d.h. auf § 13 SPG gegründeten Dokumentationshilfen eine Beschränkung des Personenbezugs ohnehin verwirklicht ist, indem im PAD (- gleichgültig welcher Version -) die Möglichkeit eines Zugriffs nur mit Hilfe eines Namens nicht existiert. § 13 Abs. 2 letzter Satz SPG verbietet ausdrücklich die Auswählbarkeit von Daten aus der Gesamtmenge der gespeicherten Daten nur nach dem Namen. Der PAD kann somit nicht in gleicher Weise wie etwa der kriminalpolizeiliche Aktenindex zur Überblicksgewinnung über frühere Fälle eines Verdachtes gegen eine bestimmte Person verwendet werden.

D. Die vorstehenden Erwägungen über die Erforderlichkeit der Aufbewahrung von Verfahrensakten stehen nur scheinbar im Widerspruch zu dem Anliegen des Beschwerdeführers:

Die Behauptung des Beschwerdeführers, dass die Aufbewahrung von Verfahrensakten und der diesbezüglichen kanzleimäßigen Suchhilfen nach Verfahrensbeendigung „nicht mehr erforderlich“ sei, sobald sich die Unschuld eines Verdächtigten herausgestellt habe, wird von ihm allein aus einem einzigen Aspekt erhoben, nämlich jenem der Angst vor der Präjudizierung künftiger Meinungsbildung über seine Person durch allfälligen Rückgriff (von Polizeiorganen) auf die bereits bestehende Verfahrensdokumentation im Falle der Untersuchung später eingetretener, neuer Sachverhalte. Tatsächlich sind derartige Befürchtungen nicht gänzlich von der Hand zu weisen. Die besondere Eingriffsintensität einer derartigen Verwendung von Daten in die Grundrechtssphäre des Betroffenen, insbesondere in die durch Art. 8 EMRK geschützten Rechte, gebietet es, den „Zweck der Ermittlung“ nach § 6 Abs. 1 Z 5 DSG 2000 bei strafrelevanten Daten eng zu ziehen und daher das Erheben von Daten zur Aufklärung eines bestimmten strafrelevanten Sachverhalts nicht gleichzusetzen mit dem generellen Zweck der Aufklärung von strafrelevanten Sachverhalten schlechthin.

Das Anliegen des Beschwerdeführers betrifft daher im Kern die Weiterverwendung von Verfahrensdaten für einen neuen – vom ursprünglichen Ermittlungszweck verschiedenen – Zweck , nämlich die Aufklärung anderer strafrelevanter Sachverhalte: Was der Beschwerdeführer unterbinden will, ist die Heranziehung der Dokumentation über bestimmte frühere Ermittlungsergebnisse zur Informationsgewinnung im Hinblick auf spätere, neue Vorfälle, die denselben Beschuldigten betreffen – eine Verwendung, die im Folgenden als „Informationsrückgriff“ bezeichnet werden soll.

Dass es tatsächlich notwendig sein sollte, zur Vermeidung eines derartigen Informationsrückgriffs die Dokumentation der Verfahrensdaten nach Verfahrensbeendigung umgehend zu löschen und dabei in Kauf zu nehmen, dass dadurch die Möglichkeit einer Wiedereröffnung oder der nachprüfenden Kontrolle der Rechtmäßigkeit eines Verfahrens vereitelt wird, wird von der Datenschutzkommission bestritten: Gerade seitdem das Handeln staatlicher Organe nahezu ausschließlich elektronisch dokumentiert wird, ist jeder Zugriff auf Verfahrensdokumentationsdaten kontrollierbar. Eine vom Gesetz nicht vorgesehene Weiterverwendung kann daher mit vernünftigem technischem und organisatorischem Aufwand unterbunden werden, sodass die Löschung generell nicht mehr als der einzige verlässliche Weg zur Vermeidung einer unerwünschten Weiterverwendung von Daten angesehen werden kann.

E. Im Übrigen hat auch der VfGH ausschließlich im Zusammenhang mit Verfahren betr. den wegen Grundrechtswidrigkeit aufgehobenen § 209 StGB eine generelle Löschungsverpflichtung elektronischer Dokumentationsdaten ausgesprochen. Außerhalb des Problembereichs des aufgehobenen § 209 StGB hat der VfGH die Zulässigkeit der Aufbewahrung strafrelevanter Daten für Zwecke des späteren Informationsrückgriffs bei neuerlichen strafrechtlichen Ermittlungen nicht generell verneint, sondern jeweils an eine vorhergehende Prüfung im Einzelfall unter Vornahme einer Interessensabwägung gebunden (vgl. etwa VfSlg 16149).

Dass die bei der Beschwerdegegnerin noch vorhandene Dokumentation (Verfahrensakten und Kanzleiindex) von der Beschwerdegegnerin für den Zweck des Rückgriffs auf kriminalpolizeiliche Vorinformation über den Beschwerdeführer tatsächlich verwendet worden wäre und dadurch der Beschwerdeführer in seinem Recht auf Geheimhaltung verletzt worden wäre, hat der Beschwerdeführer jedoch nicht behauptet. Die Frage, ob überhaupt und wenn ja, unter welchen Kautelen eine solche Weiterverwendung zulässig wäre, musste daher im vorliegenden Bescheid nicht abschließend beurteilt werden, weshalb wie im Spruch zu entscheiden war.