GZ: 2022-0.502.311 vom 29. Juli 2022 (Verfahrenszahl: DSB-D124.0123/22)
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BESCHWERDEVORENTSCHEIDUNG
SPRUCH
Die Datenschutzbehörde entscheidet in der Datenschutzbeschwerdesache von Ulrich A***, MBA *** (ursprünglicher Beschwerdeführer), vom 23. Jänner 2022 gegen die N***schule, Kommando (BMLV) (ursprüngliche Beschwerdegegnerin) wegen behaupteter Verletzung im Recht auf Geheimhaltung in Folge einer Beschwerde von der N***schule, Kommando (BMLV) vom 8. Juli 2022 an das Bundesverwaltungsgericht in Abänderung des Bescheids vom 8. Juni 2022 mit der Geschäftszahl 2022-0.204.494; (AZ: D124.0123/22) wie folgt:
- Der Beschwerde wird stattgegeben und der Bescheid vom 8. Juni 2022 mit der Geschäftszahl 2022-0.204.494; D124.0123/22, wird dahingehend abgeändert , dass der Spruch nun wie folgt zu lauten hat:
Die Datenschutzbehörde entscheidet über die Datenschutzbeschwerde von Ulrich A***, MBA *** (Beschwerdeführer) vom 23. Jänner 2022 gegen die N***schule, Kommando (BMLV) (Beschwerdegegnerin) wegen behaupteter Verletzung im Recht auf Geheimhaltung wie folgt:
Der Beschwerde wird stattgegeben und es wird festgestellt , dass die Beschwerdegegnerin den Beschwerdeführer dadurch im Recht auf Geheimhaltung verletzt hat, indem sie die Ergebnisprotokolle der ersten Teile von Mitarbeitergesprächen des Beschwerdeführers aus den Jahren 2006, 2007, 2008, 2009 dem kleinen Personalakt des Beschwerdeführers beigefügt hat.
Rechtsgrundlagen : Art. 5 Abs. 1, Art. 6 Abs. 1, Art. 51 Abs. 1, Art. 57 Abs. 1 lit. f sowie Art. 77 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DSGVO), ABl. Nr. L 119 vom 4.5.2016 S. 1; §§ 1 Abs. 1 und 2, 18 Abs. 1 sowie 24 Abs. 1 und Abs. 5 des Datenschutzgesetzes (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999 idgF; §§ 1 Abs. 1 und 45a des Beamten-Dienstrechtsgesetzes 1979 (BDG 1979), BGBl. Nr. 333/1979 idgF; §§ 7, 11, 14 Abs. 1, 27 des Verwaltungsgerichtsverfahrensgesetzes – VwGVG, BGBl. I Nr. 33/2013 idgF; Art. 130 Abs. 1 Z 1 des Bundes-Verfassungsgesetzes (B-VG), BGBl. Nr. 1/1930 idgF.
BEGRÜNDUNG
A. Vorbringen der Parteien und Verfahrensgang
1. Mit dem angefochtenen Bescheid vom 8. Juni 2022 gab die belangte Behörde der Datenschutzbeschwerde des ursprünglichen Beschwerdeführers vom 23. Jänner 2022 statt und stellte fest, dass die ursprüngliche Beschwerdegegnerin diesen durch Aufnahme von Ergebnisprotokollen des ersten Teiles von Mitarbeitergesprächen sowie eines Dokuments der Geheimhaltungsstufe eingeschränkt in den Personalakt, in seinem Recht auf Geheimhaltung verletzt hat.
2. Die nunmehrige Beschwerdeführerin erhob mit Schreiben vom 8. Juli 2022 gegen den Bescheid der Datenschutzbehörde vom 8. Juni 2022 Beschwerde an das Bundesverwaltungsgericht und bringt darin zusammengefasst vor, dass die belangte Behörde bei ihrer Entscheidung den durch das Vorbringen des ursprünglichen Beschwerdeführers determinierten Beschwerdegegenstand überschritten habe. Der ursprüngliche Beschwerdeführer habe in seiner Beschwerde ausschließlich die Aufnahme von Ergebnisprotokollen des ersten Teiles von Mitarbeitergesprächen in den Personalakt gerügt, nicht jedoch die eines Dokuments der Geheimhaltungsstufe „eingeschränkt“. Zwar habe der ursprüngliche Beschwerdeführer in einem Schreiben an die nunmehrige Beschwerdeführerin die Verwahrung des Dokuments als rechtswidrig gerügt, da diese das Dokument entgegen der Geheimschutzvorschrift des BMLV in einem nicht versperrbaren Büromöbel aufbewahren würde, doch liege es nicht in der Zuständigkeit der belangten Behörde, die Verwahrung von Geschäftsstücken gemäß der internen Geheimschutzvorschrift zu überprüfen und sei dieser Umstand vom ursprünglichen Beschwerdeführer in seiner Beschwerde vor der belangten Behörde nicht gerügt worden. Wenngleich die nunmehrige Beschwerdeführerin in ihrer Stellungnahme im Verfahren vor der belangten Behörde darauf Bezug genommen habe. Bei dem in Rede stehenden Dokument der Geheimhaltungsstufe eingeschränkt handle es sich nach Angaben des ursprünglichen Beschwerdeführers um eine ihn betreffende Leistungsbeurteilung unter Angabe von Personalnummer, Zeitraum und detaillierter Beurteilung seiner Fach- und Methodenkompetenz sowie seiner Sozialkompetenz. Zudem sei die Aufbewahrung der in diesem Dokument enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß § 280 Abs. 2 und 3 BDG 1979 gerechtfertigt. Die belangte Behörde habe weiters aktenwidrig festgestellt, dass die nunmehrige Beschwerdeführerin, das in Rede stehende Geschäftsstück vernichtet habe. Dieses sei jedoch aufgrund bestehender Aufbewahrungspflichten nicht vernichtet worden und aufgrund genannter gesetzlicher Grundlage in den Personalakt aufgenommen worden. Die belangte Behörde habe weiters das Vorbringen der nunmehrigen Beschwerdeführerin aktenwidrig wiedergegeben.
B. Beschwerdegegenstand
Auf Grund des Vorbringens der nunmehrigen Beschwerdeführerin ergibt sich, dass Beschwerdegegenstand der Beschwerdevorentscheidung die Frage ist, ob die belangte Behörde im angefochtenen Bescheid zu Recht festgestellt hat, dass
die nunmehrige Beschwerdeführerin den ursprünglichen Beschwerdeführer dadurch im Recht auf Geheimhaltung verletzt hat, indem sie die Ergebnisprotokolle der ersten Teile von Mitarbeitergesprächen des (ursprünglichen) Beschwerdeführers aus den Jahren 2006, 2007, 2008, 2009 sowie ein Dokument der Geheimhaltungsstufe „eingeschränkt“ dem kleinen Personalakt des ursprünglichen Beschwerdeführers beigefügt hat
oder die belangte Behörde dadurch den durch die ursprüngliche Beschwerde vom 23. Jänner 2022 determinierten Prüfungsumfang überschritten hat.
C. Sachverhaltsfeststellungen
1. Die belangte Behörde legt das Vorbringen und den unter Punkt A. geschilderten Verfahrensgang zugrunde.
2. Der ursprüngliche Beschwerdeführer steht in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis zum Bundesheer. Am 15. November 2021 nahm dieser Einschau in seinen kleinen Personalakt, der im Kommando der N***schule beim **/**** hinterlegt ist.
Es befanden sich folgende Dokumente zumindest bis zum 15. November 2021 im kleinen Personalakt des ursprünglichen Beschwerdeführers:
-Mitarbeitergespräch: Ergebnisprotokoll Teil 1 vom **/**.2006
-Mitarbeitergespräch: Ergebnisprotokoll Teil 1 vom **/**.2007
-Mitarbeitergespräch: Ergebnisprotokoll Teil 1 vom **/**.2008
-Mitarbeitergespräch: Ergebnisprotokoll Teil 1 vom **/**.2009
- ein Dokument der Geheimhaltungsstufe „eingeschränkt“ zur GZ: *86**2/19-****/201* (1)
3. Der ursprüngliche Beschwerdeführer wandte sich nach Kenntnisnahme, dass die oben genannten Dokumente in seinem kleinen Personalakt enthalten sind, mit Schreiben vom 18. November 2021 an die nunmehrige Beschwerdeführerin. In diesem Schreiben rügte der ursprüngliche Beschwerdeführer zudem eine Verletzung der internen Geheimschutzvorschrift des Bundesministeriums für Landesverteidigung.
4. Die ursprüngliche Beschwerdegegnerin teilte dem nunmehrigen Beschwerdeführer daraufhin mit Schreiben vom 24. November 2021, mit dass diese gegenständlich von keiner meldepflichtigen Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten iSd Art. 33 DSGVO ausgehe.
5. Die oben genannten Dokumente wurden mit Ausnahme des Dokuments der Geheimhaltungsstufe „eingeschränkt“ zur GZ: *86**2/19-****/201* (1) seitens der ursprünglichen Beschwerdegegnerin spätestens mit 24. November 2021 aus dem kleinen Personalakt des ursprünglichen Beschwerdeführers entfernt und vernichtet.
6. Das Dokument der Geheimhaltungsstufe „eingeschränkt“ zur GZ: *86**2/19-****/201* (1) ist nach wie vor im Personalakt des ursprünglichen Beschwerdeführers erfasst. Es handelt sich bei diesem um eine Leistungsbeurteilung des ursprünglichen Beschwerdeführers.
Beweiswürdigung : Die hiezu getroffenen Feststellungen gründen auf dem übereinstimmenden Vorbringen der Verfahrensparteien und sind soweit unstrittig. Die Feststellung, wonach es sich bei dem Dokument der Geheimhaltungsstufe „eingeschränkt“ zur GZ: *86**2/19-****/201* (1) um eine Leistungsbeurteilung des ursprünglichen Beschwerdeführers handelt, gründet auf dem, mit Bescheidbeschwerde erhobenen, ergänzenden Vorbringen der nunmehrigen Beschwerdeführerin.
D. In rechtlicher Hinsicht folgt daraus:
Zur Zulässigkeit der Beschwerdevorentscheidung
Der angefochtene Bescheid wurde der nunmehrigen Beschwerdeführerin am 14. Juni 2022 nachweislich per E-Mail zugestellt. Die am 8. Juli 2022 bei der belangten Behörde eingelangte Bescheidbeschwerde wurde fristgerecht erhoben und ist somit zulässig.
Damit steht es der belangten Behörde im Rahmen des Vorverfahrens gemäß § 14 Abs. 1 VwGVG frei, den angefochtenen Bescheid innerhalb einer Frist von zwei Monaten aufzuheben, abzuändern oder die Beschwerde zurück- oder abzuweisen. Hiebei hat die belangte Behörde nach § 27 VwGVG die Beschwerde auf Grund der Erklärung über den Umfang der Anfechtung zu überprüfen.
Zur Stattgabe der Bescheidbeschwerde
Gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Gemäß § 24 Abs. 1 DSG hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder gegen § 1 oder Artikel 2 1. Hauptstück DSG verstößt.
Eine betroffene Person hat in einer Beschwerde ausreichende Angaben zu machen hat, die die Aufsichtsbehörde in die Lage versetzen, die Art und Weise der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und den Verstoß gegen die Bestimmungen zumindest nachzuvollziehen (vgl. Schweiger in Knyrim , DatKomm Art 77 DSGVO (Stand 1. 12. 2018, rdb.at)).
In antragsgebundenen Fällen verhält der Antrag die Behörde nicht nur zur Durchführung des Verwaltungsverfahrens, sondern er ist gleichzeitig Voraussetzung für die Entscheidung und schafft zugleich die materiellrechtliche Grundlage für die Erfassung des Bescheides. Dementsprechend konstituiert und begrenzt der Inhalt eines solchen Antrags den Prozessgegenstand des Verwaltungsverfahrens, also die (Verwaltungs-) "Sache" iSd §§ 8, 66 Abs. 4 und § 68 Abs. 1 AVG.
Für eine umfassende Prüfung der Datenschutzbeschwerde des Beschwerdeführers auf mögliche Rechtsverletzungen lässt Art. 77 DSGVO keinen Raum (vgl. Erk des BVwG vom 17. Mai 2022 GZ: W214 2233398-1/12E).
Der ursprüngliche Beschwerdeführer monierte in seiner Beschwerde vom 23. Jänner 2022, wie von der nunmehrigen Beschwerdeführerin zutreffend vorgebracht, lediglich die Aufnahme von Ergebnisprotokollen des ersten Teiles von Mitarbeitergesprächen in seinen Personalakt. Im Lichte der obigen Ausführungen war der Ausgangsbescheid daher anzupassen.
Nach § 1 Abs. 1 DSG hat jedermann Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht. Das Bestehen eines solchen Interesses ist ausgeschlossen, wenn Daten infolge ihrer allgemeinen Verfügbarkeit oder wegen ihrer mangelnden Rückführbarkeit auf den Betroffenen einem Geheimhaltungsanspruch nicht zugänglich sind.
Im gegenständlichen Fall ist der Anwendungsbereich von § 1 Abs. 1 DSG eröffnet, da sich die Informationen gemäß Art. 4 Z 1 DSGVO auf den ursprünglichen Beschwerdeführer beziehen.
Beschränkungen des Anspruchs auf Geheimhaltung sind gemäß § 1 Abs. 2 DSG dann zulässig, wenn personenbezogene Daten im lebenswichtigen Interesse des Betroffenen verwendet werden, der Betroffene seine Zustimmung (bzw. in der Terminologie der DSGVO: Einwilligung) erteilt hat, wenn eine qualifizierte gesetzliche Grundlage für die Verwendung besteht oder wenn die Verwendung durch überwiegende berechtigte Interessen eines Dritten gerechtfertigt ist.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss in Bezug auf ihre Zulässigkeit zum einen mindestens eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO angeführten Bedingungen und zum anderen die in Art. 5 Abs. 1 DSGVO aufgestellten Grundsätze für die Verarbeitung erfüllen (vgl. zur insofern vergleichbaren Rechtslage nach der Richtlinie 95/46/EG das Urteil des EuGH vom 13. Mai 2014, [Google Spain] C‑131/12 Rz 71 mwN).
Im gegenständlichen Fall liegt keine Zustimmung (bzw. in der Terminologie der DSGVO: Einwilligung) des ursprünglichen Beschwerdeführers vor, erfolgte die Verarbeitung nicht in seinem lebenswichtigen Interesse und kann sich die ursprüngliche Beschwerdegegnerin (als Verantwortlicher des öffentlichen Bereichs, vgl. § 1 Abs. 1 DSG) nicht auf überwiegende berechtigte Interessen stützen.
Zum Wegfall der Beschwer des ursprünglichen Beschwerdeführers
Betreffend den Einwand der ursprünglichen Beschwerdegegnerin, wonach der ursprüngliche Beschwerdeführer durch die Vernichtung der Protokolle iSd § 24 Abs. 6 DSG klaglos gestellt wäre, ist festzuhalten, dass gegenständlich eine Verletzung im Recht auf Geheimhaltung moniert wurde, womit sich die nachträglich erfolgte Löschung der verfahrensgegenständlichen Dokumente – entgegen der Ansicht der ursprünglichen Beschwerdegegnerin – als unerheblich darstellt.
Die Datenschutzbehörde vertritt in ihrer ständigen Spruchpraxis, dass die verfahrensrechtliche Privilegierung der Möglichkeit der Einstellung eines Verfahrens gem. § 24 Abs. 6 DSG nur auf antragsbedürftige Rechte – wozu § 1 Abs. 1 DSG gerade nicht zählt – anwendbar ist. Dies wurde mittlerweile mehrfach durch das Bundesverwaltungsgericht bestätigt (vgl. etwa das Erkenntnis vom 30. Juli 2021, W211 223 5654-1/10E).
Zum Vorliegen einer qualifizierten gesetzlichen Grundlage für die Verarbeitung
Anzuwendende Rechtsvorschriften:
§ 1 Abs. 1 BDG 1979 lautet samt Überschrift wie folgt:
(1) Dieses Bundesgesetz ist auf alle Bediensteten anzuwenden, die in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis zum Bund stehen. Sie werden im folgenden als „Beamte“ bezeichnet.
§ 45a BDG lautet samt Überschrift wie folgt:
(1) Der unmittelbar mit der Fachaufsicht betraute Vorgesetzte (Vorgesetzter) hat einmal jährlich mit jedem seiner Mitarbeiter ein Mitarbeitergespräch zu führen.
(2) Das Mitarbeitergespräch umfaßt zwei Teile:
(3) Das Mitarbeitergespräch ist ausschließlich zwischen dem Vorgesetzten und seinem Mitarbeiter zu führen.
(4) Die Ergebnisse der beiden Teile des Mitarbeitergespräches sind von einem der Gesprächspartner während des Gespräches kurz schriftlich zusammenzufassen und von den Gesprächspartnern zu unterschreiben. Ist dies mangels Übereinstimmung nicht möglich, so ist ein abschließender Gesprächstermin festzulegen, dem auf Wunsch jedes der Gesprächspartner eine Person seines Vertrauens beigezogen werden kann, die
(5) Je eine Ausfertigung des Ergebnisses des ersten Teiles verbleibt beim Mitarbeiter und bei seinem Vorgesetzten. Diese Ausfertigungen dürfen nicht weitergegeben werden.
(6) Je eine Ausfertigung des Ergebnisses des zweiten Teiles des Mitarbeitergespräches bleibt beim Mitarbeiter und bei seinem Vorgesetzten. Eine weitere Ausfertigung ist der personalführenden Stelle zuzuleiten und dem Personalakt beizufügen.
In der Sache:
Der ursprüngliche Beschwerdeführer steht, wie aus den Feststellungen erhellt, als Beamter in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis zum Bund, und finden hierauf die Bestimmungen des BDG 1979 Anwendung (vgl. § 1 Abs. 1 BDG 1979). Aufgrund der Natur des Dienstverhältnisses des ursprünglichen Beschwerdeführers bedarf die ursprüngliche Beschwerdegegnerin als Verantwortliche des öffentlichen Bereichs im Rahmen der Führung des Personalaktes sohin einer gesetzlichen Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. zum Eingriff in das Grundrecht auf Datenschutz gemäß § 1 Abs. 1 DSG.
Der 5. Abschnitt des BDG 1979 legt die Dienstpflichten des Dienstgebers fest und normiert § 45a leg. cit. die Verpflichtung zur Abhaltung von Mitarbeitergesprächen. Nach § 45a Abs. 1 hat der unmittelbar mit der Fachaufsicht betraute Vorgesetzte (Vorgesetzter) einmal jährlich mit jedem seiner Mitarbeiter ein Mitarbeitergespräch zu führen. Dieses setzt sich gemäß Abs. 2 leg. cit. aus zwei Teilen zusammen . Das Mitarbeitergespräch ist gemäß Abs. 3 leg. cit. ausschließlich zwischen dem Vorgesetzten und seinem Mitarbeiter zu führen. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich, dass es sich beim Mitarbeitergespräch um ein vertrauliches Gespräch handelt (vgl. Erkenntnis des BVwG vom 3. April 2017, GZ W136 2135730-1).
Die Ergebnisse der beiden Teile des Mitarbeitergespräches sind von einem der Gesprächspartner während des Gespräches kurz schriftlich zusammenzufassen und von den Gesprächspartnern zu unterschreiben.
Gemäß § 45a Abs. 5 leg. cit. verbleibt je eine Ausfertigung des Ergebnisses des ersten Teiles beim Mitarbeiter und bei seinem Vorgesetzten und dürfen diese Ausfertigungen nicht weitergegeben werden .
Die Gesetzesmaterialien führen dazu aus: „Im Interesse der Offenheit der Gesprächsführung bleibt die Zusammenfassung dieses Gesprächsteils bei den Gesprächspartnern. Auch die Beiziehung von Personen des Vertrauens ist deshalb nur in einem sehr abgegrenzten Maß vorgesehen" (ErlRV 1577 BlgNR 18. GP 160 f.).
Nach Abs. 6 leg. cit. bleibt eine Ausfertigung des Ergebnisses des zweiten Teiles des Mitarbeitergespräches beim Mitarbeiter und bei seinem Vorgesetzten und ist eine weitere Ausfertigung der personalführenden Stelle zuzuleiten und dem Personalakt beizufügen .
Wie von den Verfahrensparteien übereinstimmend vorgebracht, bestand sohin keine gesetzliche Grundlage dafür, die Ergebnisse des ersten Teiles der in Rede stehenden Mitarbeitergespräche dem („kleinen“) Personalakt beizufügen .
Ob ein oder gegebenenfalls mehrere unbefugte Empfänger die personenbezogenen Daten des ursprünglichen Beschwerdeführers tatsächlich eingesehen haben, kann gegenständlich dahingestellt bleiben, weil bereits der Tatbestand der unzulässigen Aufnahme der Ergebnisprotokolle des ersten Teiles der Mitarbeitergespräche in den Personalakt eine Verletzung im Grundrecht auf Geheimhaltung begründet (vgl. das Erkenntnis des BVwG vom 3. September 2019, GZ W214 2219944-1/9E, wonach weder § 1 Abs. 2 DSG noch Art. 4 Z 2 iVm Art. 6 DSGVO auf eine gewisse „Mindestverarbeitung“ abstellt).
Demgegenüber war es im vorliegenden Fall nicht geboten, einen amtswegigen Leistungsauftrag zur Löschung der Ergebnisprotokolle zu erteilen.
Wie den Feststellungen zu entnehmen ist, wurden die Ergebnisprotokolle des ersten Teiles der Mitarbeitergespräche aus dem kleinen Personalakt des ursprünglichen Beschwerdeführers entfernt und vernichtet.
Über die Rechtmäßigkeit der Verwahrung sowie die Aufnahme des Dokuments mit der Klassifizierung „eingeschränkt“, GZ: *86**2/19-****/201* (1) in den Personalakt war nicht abzusprechen, zumal dies, wie oben dargelegt, nicht Gegenstand der Beschwerde des ursprünglichen Beschwerdeführers war.
Es war daher spruchgemäß zu entscheiden.
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