1. „Nutzer“ einen Bürger der Union, eine natürliche Person, die in einem Mitgliedstaat ansässig ist oder eine juristische Person mit Sitz in einem Mitgliedstaat, der bzw. die über das Zugangstor auf die in Artikel 2 Absatz 2 genannten Informationen, Verfahren oder Hilfs- oder Problemlösungsdienste zugreift;

2. „grenzüberschreitender“ Nutzer einen Nutzer, der sich in einer Situation befindet, die nicht in jeder Hinsicht auf einen einzigen Mitgliedstaat begrenzt ist;

3. „Verfahren“ eine Abfolge von Maßnahmen, die die Nutzer ergreifen müssen, um den Anforderungen zu entsprechen oder einen Beschluss einer zuständigen Behörde zu erwirken, um ihre Rechte nach Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe a ausüben zu können;

4. „zuständige Behörde“ jede Stelle oder Behörde eines Mitgliedstaats auf nationaler, regionaler oder lokaler Ebene mit bestimmten Zuständigkeiten für die unter diese Verordnung fallenden Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdienste;

5. „Nachweis“ alle Unterlagen oder Daten, einschließlich Text- oder Ton-, Bild- oder audiovisuellen Aufzeichnungen, unabhängig vom verwendeten Medium, die von einer zuständigen Behörde verlangt werden, um Sachverhalte oder die Einhaltung der in Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe b genannten Verfahrensvorschriften nachzuweisen.