Um an den Vergünstigungen dieses Übereinkommens teilzuhaben, müssen die in den Vertragsparteien niedergelassenen Gemeinschaftsproduzenten rechtzeitig vor Beginn der Dreharbeiten oder Animationsarbeiten unter Beifügung der nachstehend aufgeführten Unterlagen einen Antrag auf vorläufige Anerkennung einer Gemeinschaftsproduktion als solche stellen. Diese Unterlagen müssen den zuständigen Behörden in ausreichender Anzahl, damit sie den Behörden der anderen Vertragsparteien übermittelt werden können, spätestens einen Monat vor Drehbeginn zugehen:
– eine Erklärung zur Urheberrechtssituation;
– eine Synopsis des Films;
– eine vorläufige Aufstellung der technischen und künstlerischen Beiträge der beteiligten Staaten;
– ein Budget und ein vorläufiger Finanzierungsplan;
– ein vorläufiger Drehplan;
– der zwischen den Gemeinschaftsproduzenten geschlossene Gemeinschaftsproduktionsvertrag oder ein Vertrag in Kurzform („Deal Memo“). Dieses Dokument muss Bestimmungen über die Aufteilung der Einnahmen oder der Absatzgebiete unter den Gemeinschaftsproduzenten enthalten.
Die endgültige Anerkennung als Gemeinschaftsproduktion erfolgt bei Fertigstellung des Films und nach Prüfung der folgenden endgültigen Produktionsunterlagen durch die nationalen Behörden:
– eine lückenlose Rechtekette;
– ein endgültiges Drehbuch;
– eine endgültige Aufstellung der technischen und künstlerischen Beiträge der beteiligtenStaaten;
– eine endgültige Kostenaufstellung;
– ein endgültiger Finanzierungsplan;
– der zwischen den Gemeinschaftsproduzenten geschlossene Gemeinschaftsproduktionsvertrag. Dieser Vertrag muss Bestimmungen über die Aufteilung der Einnahmen oder der Absatzgebiete unter den Gemeinschaftsproduzenten enthalten.
Die nationalen Behörden können jegliche sonstige nach nationaler Gesetzgebung für die Beurteilung des Antrags erforderlichen Unterlagen anfordern.
Der Antrag und die anderen Unterlagen sind nach Möglichkeit in der Sprache der zuständigen Behörden vorzulegen, bei denen sie eingereicht werden.
Die zuständigen nationalen Behörden übermitteln einander die Anträge und die beigefügten Unterlagen, sobald sie eingegangen sind. Die zuständige Behörde der Vertragspartei mit finanzieller Minderheitsbeteiligung erteilt ihre Zustimmung erst, wenn die Stellungnahme der Vertragspartei mit der finanziellen Mehrheitsbeteiligung eingegangen ist.
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