1. Jede Vertragspartei gewährleistet, dass jede nicht-automatisierte Übermittlung und jeder nicht-automatisierte Empfang von personenbezogenen Daten durch die die Datei führende Stelle und die anfragende Stelle zur Kontrolle der Zulässigkeit der Übermittlung gemäß diesem Abkommen dokumentiert werden. Die Dokumentation umfasst folgende Angaben:
a. den Anlass der Übermittlung,
b. Informationen über die übermittelten Daten,
c. das Datum der Übermittlung und
d. die Bezeichnung oder Kennung der anfragenden und der Datei führenden Stelle.
2. Für den automatisierten Abruf der Daten auf Grund der Artikel 4 und 7 gilt Folgendes:
a. Der automatisierte Abruf darf nur durch eigens ermächtigte Beamte der nationalen Kontaktstellen erfolgen. Jede Vertragspartei führt Aufzeichnungen, die es ermöglichen, jene Person zu identifizieren, die den automatisierten Abruf veranlasst oder durchgeführt hat.
b. Jede Vertragspartei gewährleistet, dass jede Übermittlung und jeder Empfang von Daten von der Datei führenden Stelle und der anfragenden Stelle protokolliert werden, einschließlich der Mitteilung des Vorliegens oder Nichtvorliegens eines Treffers. Die Protokollierung umfasst folgende Angaben:
(i) Informationen über die übermittelten Daten;
(ii) das Datum und den Zeitpunkt der Übermittlung;
(iii) die Bezeichnung oder Kennung der anfragenden und der Datei führenden Stelle; und
(iv) den Grund für den Abruf.
3. Daten, die gemäß Absatz 1 und 2 protokolliert werden, sind durch geeignete Maßnahmen gegen zweckfremde Verwendung und sonstigen Missbrauch zu schützen und zwei Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Protokolldaten unverzüglich zu löschen, sofern dies nicht dem innerstaatlichen Recht, einschließlich der anwendbaren Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften, widerspricht.
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