a) Der Rat wählt mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder ein Büro, das sich aus einem Präsidenten und zwei Vizepräsidenten zusammensetzt. Dieses Büro wird grundsätzlich jedes Jahr gewählt und bleibt bis zur Bestellung eines neuen Büros im Amte.
b) Der scheidende Präsident wird in der Regel durch den ersten Vizepräsidenten des Vorjahres und letzterer durch den zweiten Vizepräsidenten ersetzt.
c) Wenn ein Mitglied des Büros während seines Mandats als Verkehrsminister seiner Regierung ausscheidet, wird er automatisch durch den Minister ersetzt, der ihm in seinem Amte folgt.
Der Rat tritt auf Grund der Einberufung durch den Präsidenten grundsätzlich mindestens einmal im Jahr zusammen. Der Präsident beruft den Rat außerdem ein, wenn mindestens ein Drittel der Mitglieder es ausdrücklich verlangt.
Das Büro des Ausschusses setzt sich aus einem Präsidenten und zwei Vizepräsidenten zusammen. Um eine enge Verbindung zwischen dem Präsidenten des Rates und dem des Ausschusses sicherzustellen, sind die Vertreter des Präsidenten und der Vizepräsidenten des Rates der Präsident bzw. die Vizepräsidenten des Ausschusses.
Der Ausschuß tritt sooft er es für notwendig hält, jedenfalls aber anläßlich jeder Tagung des Rates, zusammen. Der Präsident beruft den Ausschuß auch auf Verlangen oder mit Zustimmung von mindestens einem Drittel seiner Mitglieder ein.
Vorbehaltlich eines gegenteiligen Beschlusses des Rates sind die Sitzungen des Rates und des Ausschusses nicht öffentlich.
Die gemäß Artikel 8 des Protokolls gebildeten engeren Gruppen regeln ihr Arbeitsverfahren selbst.
a) Vor jeder Tagung des Rates oder des Ausschusses stellt das betreffende Büro eine provisorische Tagesordnung auf.
b) Den ersten Punkt der Tagesordnung bildet die Prüfung der Maßnahmen, die von den Mitgliedstaaten in Durchführung der Beschlüsse der Konferenz getroffen wurden.
c) Die provisorische Tagesordnung wird allen Mitgliedern mindestens sechs Wochen vor Beginn jeder Tagung des Rates und mindestens drei Wochen vor Beginn jeder Tagung des Ausschusses zur Verfügung gestellt.
d) Bei Eröffnung jeder Tagung hat jedes Mitglied das Recht, eine Frage auf die provisorische Tagesordnung zu setzen. Die Tagesordnung wird sodann mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder angenommen.
Die vom Rat oder vom Ausschuß über Verfahrensfragen gefaßten Beschlüsse, die den Fortgang ihrer Arbeiten zum Gegenstand haben, bedürfen zu ihrer Annahme der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
Bei jeder Sitzung des Rates der des Ausschusses ist die Beschlußfähigkeit erreicht, wenn zwei Drittel der Mitglieder anwesend oder vertreten sind.
Über jede Sitzung des Rates oder der des Ausschusses wird ein Sitzungsbericht verfaßt.
Wenn die Konferenz eine Frage berät, für die eine internationale Organisation zuständig ist, kann der Ausschuß mit Stimmenmehrheit Verfügungen treffen, um die Ansichten der betreffenden Organisation in Erfahrung zu bringen.
Sofern das Büro des Rates oder des Ausschusses nichts anderes beschließt, werden die von der Konferenz ausgegebenen Dokumente nur den Regierungen mitgeteilt, die Vollmitglieder oder assoziierte Mitglieder der Konferenz sind.
Das Büro des Rates kann mit Zustimmung des Rates Presseverlautbarungen über die Arbeiten der Konferenz veröffentlichen.
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