§ 12 Elektronisches Wahladministrationssystem — HSWO 2014

(1) Zur Sicherstellung des gleichen Wahlrechtes für die Wahl der Bundesvertretung und der Hochschulvertretungen und zur Unterstützung der Durchführung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswahlen ist ein elektronisches Wahladministrationssystem von den Wahlkommissionen zu verwenden. Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), ABl. Nr. L 119 vom 04.05.2016 S. 1, ist die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft. Die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft kann die Bundesministerin oder den Bundesminister um Unterstützung bei Erfüllung der Aufgaben gegen Ersatz der diesbezüglichen Aufwendungen nach Maßgabe des § 46 zweiter Satz HSG 2014 ersuchen.

(2) Im elektronischen Wahladministrationssystem dürfen personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstige Informationen, insbesondere für folgende Zwecke, verarbeitet werden:

1. Erstellung der Wählerinnen- und Wählerverzeichnisse,

2. Einsichtnahme ins vorläufige Wählerinnen- und Wählerverzeichnis,

3. Zuordnung der Studien zu Studienvertretungen,

4. Beantragung einer Wahlkarte und Ersichtlichmachung der Beantragung einer Wahlkarte bei einer oder einem Wahlberechtigten im System und ob an diese oder diesen eine Wahlkarte versendet oder von dieser oder diesem persönlich abgeholt worden ist,

5. Führung eines elektronischen Abstimmungsverzeichnisses für die Wahl der Bundesvertretung, der Hochschulvertretungen und der Studienvertretungen,

6. Übermittlung der Ergebnisse der abgegebenen Briefwahlstimmen für die Wahl der Hochschulvertretungen von der Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an die Wahlkommissionen und Unterwahlkommissionen,

7. Übermittlung der Ergebnisse der Wahl der Bundesvertretung von den Wahlkommissionen und Unterwahlkommissionen an die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft.

(3) Die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat für deren Vorsitzende oder Vorsitzenden (Stellvertreterin oder Stellvertreter), die Vorsitzenden der Wahlkommissionen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften (Stellvertreterin oder Stellvertreter) und die Vorsitzenden der Unterwahlkommissionen (Stellvertreterin oder Stellvertreter) auf gesicherte Art eine Zugangsberechtigung bereitzustellen. Die Wahlkommission kann beschließen, dass auf Grund besonderer Erfordernisse (insbesondere dislozierte Standorte oder übermäßige Anzahl von Unterkommissionen etc.) zusätzlichen vertrauenswürdigen Personen eine Zugangsberechtigung bereitgestellt werden kann.

(4) Die Zugangsberechtigungen sind auf die Aufgabenbereiche der jeweiligen Wahlkommissionen oder Unterkommissionen einzuschränken. Die dem Stand der Technik entsprechenden Sicherheitserfordernisse sind zu gewährleisten.

(5) Die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat rechtzeitig vor Beginn der Wahlhandlung für jede Unterkommission an jeder Bildungseinrichtung eine der Anzahl der Wahlberechtigten und der örtlichen Gegebenheiten entsprechende Anzahl an Zugangsberechtigungen zu erstellen, die von der oder dem Vorsitzenden der Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft verwaltet werden. Jede dieser Zugangsberechtigung besteht aus einem Benutzernamen und einem Passwort und ist nur ein Mal verwendbar. Die Zugangsberechtigungen der jeweiligen Unterkommissionen sind so zu erstellen, dass die Benutzernamen unverwechselbar jedenfalls mit der Bezeichnung der Unterkommission sowie einer fortlaufenden Nummer zu versehen sind. Die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft ist berechtigt, durch Beschluss Auftragsverarbeiter mit der Abwicklung der Organisation der Bestellung, Verwaltung und Versendung der Zugangsberechtigungen zu beauftragen.

(6) Die oder der Vorsitzende der Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat den Vorsitzenden der Wahlkommissionen und den Vorsitzenden der Unterwahlkommissionen die Zugangsberechtigungen für die Unterkommissionen an den jeweiligen Bildungseinrichtungen zu übermitteln. Falls die Zugangsberechtigungen elektronisch übermittelt werden, hat die Übermittlung in einem dem Stand der Technik entsprechenden sicheren Übertragungsmodus zu erfolgen. An Bildungseinrichtungen, an denen keine Unterkommissionen eingerichtet sind, agiert die Wahlkommission oder die Unterwahlkommission gleichzeitig als Unterkommission. Die Passwörter der Zugangsberechtigungen der Unterkommissionen dürfen ausschließlich den Vorsitzenden der Wahlkommissionen oder der Unterwahlkommissionen bekannt sein, nicht jedoch den übrigen Mitgliedern der Wahlkommissionen.

(7) Die oder der Vorsitzende der Wahlkommission oder die oder der Vorsitzende der Unterwahlkommission hat dafür Sorge zu tragen, dass die Zugangsberechtigungen für die Unterkommissionen an der Bildungseinrichtung einzeln in Kuverts gelegt werden. Die Kuverts sind mit der Bezeichnung der Bildungseinrichtung, mit der Nummer der jeweiligen Unterkommission und mit einer fortlaufenden Nummer zu beschriften und zu verschließen. Vor Beginn der Wahlhandlung sind den Unterkommissionen die verschlossenen Kuverts mit den Zugangsberechtigungen zu übergeben, sofern die Wahlhandlung nicht von der oder dem Vorsitzenden (Stellvertreterin oder Stellvertreter) gestartet wird.

(8) Sobald sich eine Unterkommission im elektronischen Wahladministrationssystem anmelden möchte, hat sie das Kuvert mit der niedrigsten noch nicht verwendeten Nummer zu öffnen und die in diesem Kuvert enthaltene Zugangsberechtigung zu verwenden. Kuverts dürfen nur in Anwesenheit aller Mitglieder der jeweiligen Unterkommission geöffnet werden. Sollte die Anwesenheit aller Mitglieder nicht möglich sein, so ist der Grund dafür in der Niederschrift festzuhalten. Der Zeitpunkt des Öffnens eines Kuverts ist in der Niederschrift zu dokumentieren.

(9) Geht die Zugangsberechtigung einer Unterkommission verloren oder wird eine Zugangsberechtigung missbräuchlich verwendet, so hat die zuständige Wahlkommission oder Unterwahlkommission unverzüglich die Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu informieren. Die oder der Vorsitzende der Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat dafür Sorge zu tragen, dass die Zugangsberechtigung unverzüglich im elektronischen Wahladministrationssystem gesperrt wird. Sollte die Zugangsberechtigung bereits verwendet worden sein, so kann die zuständige Wahlkommission oder Unterwahlkommission im Einvernehmen mit der Wahlkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft beschließen, alle Einträge, die von der verloren gegangenen oder missbräuchlich verwendeten Zugangsberechtigung im elektronischen Wahladministrationssystem gesetzt wurden, rückgängig zu machen.