§ 5 Laufende Gebarung und Führung von Büchern — HS-WV

(1) Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen.

(2) Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.

(3) Es sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:

1. das Journal (Grundbuch, enthält alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge),

2. das Hauptbuch (Summe aller Buchhaltungskonten, enthält alle Buchungen systematisch gegliedert) und

3. die Neben- oder Hilfsbücher (Anlagenverzeichnis, Inventarverzeichnis, Kassabuch, Kunden- und Lieferantenbuch).

(4) Für die Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) ist ein Anlagespiegel zu erstellen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur).

(5) Die Eintragungen in den Büchern haben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen. Zeitgerecht bedeutet, dass Eintragungen in das Kassabuch nach Möglichkeit täglich zu erfolgen haben. Die Buchungen laufender Geschäftsfälle sollen nach Möglichkeit wöchentlich, spätestens jedoch zu Beginn des Folgemonats durchgeführt werden. Auf die abgabenrechtlichen Fristsetzungen ist Bedacht zu nehmen.

(6) Grundlage jedes Geschäftsfalles ist ein Beleg. Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg ergeben sich aus der allgemeinen wirtschaftlichen Praxis und den abgabenrechtlichen Normen.

(7) Jeder Geschäftsfall ist einzeln in den Büchern zu erfassen (Saldierungsverbot).

(8) Die Führung der Bücher hat durch qualifizierte Personen zu erfolgen. Die Führung der Bücher kann – so wie die Erstellung des Jahresabschlusses – einer dritten qualifizierten Person übertragen werden (z. B. der Steuerberaterin oder dem Steuerberater oder der gewerblichen Buchhalterin oder dem gewerblichen Buchhalter). Die Verantwortlichkeit der Organe bleibt bestehen. Die oder der Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat die qualifizierte Person für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden.

(9) Die Ableitung des Jahresabschlusses hat richtig und vollständig aus der laufenden Buchführung zu erfolgen.

(10) Bei sämtlichen Geschäftsfällen, insbesondere der Freigabe von Belegen und Zahlungen, sowie der Abgabe von rechtsgültigen Erklärungen über den Abschluss von Rechtsgeschäften, ist das Vieraugenprinzip einzuhalten.

(11) Die Einhaltung der Bestimmungen des § 42 HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen ist sicherzustellen. Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.

(12) Die Organisation der geschäftlichen Abläufe (Bestellprozess, Angebotslegungen, Rechnungsfreigaben, etc.) hat eine der Größe der Organisation angemessene Kontrolle („Internes Kontrollsystem“) vorzusehen.