(1) Nach Vollzug der Eintragung hat der Fachdienst im Grundbuch zu prüfen, ob für die Urkundensammlung Abschriften beigebracht wurden und ob sie brauchbar sind (Abs. 2). Wurde keine oder keine brauchbare Abschrift beigebracht, so ist die Partei mit GeoForm. Nr. 132 zu verständigen, daß die Urschrift der Urkunde zurückbehalten wird, daß sie gegen Beibringung einer brauchbaren Abschrift behoben werden kann und daß, wenn sie nicht bis zum 31. Mai des nächsten Kalenderjahres behoben wird, angenommen würde, daß die Partei auf die Rückstellung der Urkunde verzichtet. Ist die zurückbehaltene Urkunde zum Einbinden nicht geeignet, so ist von Amts wegen eine Abschrift gegen Einhebung der für gerichtliche Abschriften festgesetzten Gebühr anzufertigen und in die Urkundensammlung einzulegen; die Urschrift ist bei den Akten zu verwahren.

(2) Die Abschriften müssen die üblichen Ausmaße besitzen (§ 371 Abs. 1), deutlich lesbar sein und am Seitenrand einen leeren Raum in der zum Einbinden nötigen Breite haben. Auf chemisch-mechanischem Wege hergestellte Abschriften sind zulässig, wenn sie dauerhaft sind; auch können sich die Abschriften mehrerer Urkunden auf demselben Bogen befinden.

(3) Bei fremdsprachigen Urkunden, denen eine beglaubigte Übersetzung angeschlossen ist, genügt die Abschrift der Übersetzung. Wenn sich die Urschrift oder Abschrift einer Urkunde, auf Grund deren eine bücherliche Eintragung vorgenommen wurde, bereits in der Urkundensammlung befindet, ist die Einlegung einer weiteren Abschrift entbehrlich. An der Stelle der Urkundensammlung, wo die Urkunde einzureihen wär (Anm.: richtig: wäre) , ist ein Verweisungsblatt einzulegen.

(4) Die für die Urkundensammlung bestimmten Urschriften oder Abschriften der Urkunden sind mit der Tagebuchzahl des Grundbuchsstückes und den zwei letzten Ziffern der Jahreszahl zu bezeichnen. Sie sind, nach der Reihenfolge der Tagebuchzahlen geordnet, abgesondert von den anderen Grundbuchsakten unter steifen Deckeln zu verwahren, wobei die Urkunden, die die Landtafel, das Eisenbahnbuch und das Bergbuch betreffen, abgesondert werden können. Nach dem 31. Mai jedes Jahres sind die Urkunden des Vorjahres in Bänden von mäßiger Stärke zu binden.

(5) Ist das Grundbuchsgericht Vollzugsgericht nach § 94 Abs. 2 GBG. 1955 und liegt die für die Urkundensammlung erforderliche Urkunde oder Urkundenabschrift nicht vor, so hat das Grundbuchsgericht die verlangte Eintragung anzuordnen und das ersuchende Gericht um Beschaffung der erforderlichen Urkunde oder Urkundenabschrift zu ersuchen.