(1) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen hat grundsätzlich in digitaler Form bis zum Ablauf der in § 82 Abs. 1 genannten Aufbewahrungsfrist auf Datenträgern zu erfolgen.

(2) Die Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen eines Gebarungsvollzugs sind grundsätzlich im HV-System aufzubewahren. In Ausnahmefällen können die Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen in einem eigenen Aufbewahrungssystem (elektronisches Archiv) hinterlegt werden, das den sicheren und zuverlässigen Datenzugriff vom HV-System aus gewährleistet.

(3) Die Aufbewahrung von Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen kann außerhalb des HV-Systems erfolgen, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und die Gebarungssicherheit sowie die Kontrollfunktion der ausführenden Organe gewährleistet bleiben. Das zuständige haushaltsleitende Organ darf nur mit Zustimmung der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesministers für Finanzen und des Rechnungshofes die Aufbewahrung von Unterlagen außerhalb des HV-Systems bewilligen.

(4) Vom zuständigen Organ sind innerhalb einer angemessenen Zeit die benötigten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die in digitaler Form aufgezeichneten Daten visuell lesbar zu machen, und, soweit dies erforderlich ist, eine ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergabe beizubringen.

(5) Verrechnungsunterlagen in Papierform sind – außer es handelt sich um Verrechnungsunterlagen nach § 84 Abs. 1 – durch ordnungsgemäßes Scannen in einer Anwendung des HV-Systems in geeigneter Art und Weise in eine digitale Form zu bringen und elektronisch im Archiv des HV-Systems oder durch Scannen in einem elektronischen Archiv nach Abs. 2 letzter Satz aufzubewahren. Verrechnungsunterlagen in Papierform können sodann – sofern die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingescannten Unterlagen überprüft wurde – sofort vernichtet werden.