§ 72 Personenkontenführung — BHV 2013

(1) Für die Personenkontenführung ist im HV-System ein sonstiger Verrechnungskreis einzurichten, der der Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten, insbesondere der Überwachung von Zahlungsfristen und der Einbringung von Forderungen dient.

(2) Für jede Zahlungspflichtige oder jeden Zahlungspflichtigen (Debitorin oder Debitor) und für jede Empfangsberechtigte oder jeden Empfangsberechtigten (Kreditorin oder Kreditor) ist ein Personenkonto einzurichten, das insbesondere Informationen für die Forderungsüberwachung, die Überwachung der Verbindlichkeiten und für den Zahlungsvollzug, zu enthalten hat.

(3) Alle Personenkonten sind mit den Grunddaten am gemeinsamen Mandanten als Referenzdaten zu führen. Jene Daten, die von der haushaltsführenden Stelle für den operativen Gebrauch erforderlich sind, sind auf der entsprechenden operativen Ebene einer haushaltsführenden Stelle anzulegen. Von diesem Grundsatz kann dann abgegangen werden, wenn das erforderliche Konto nur einmal benötigt wird.

(4) Der Zahlungsvollzug darf nur über Personenkonten erfolgen, die im jeweiligen Rechnungskreis von der BHAG für Verrechnungen freigegeben sind. Änderungen oder Neuanlagen von Personenkonten können sowohl vom anordnenden Organ selbst als auch von der BHAG vorgenommen werden. Jede nachträgliche Änderung oder Neuanlage von Personenkonten bedarf der ausschließlichen Freigabe durch die BHAG. Wird die Änderung oder Neuanlage des Personenkontos von der BHAG vorgenommen, muss bei der Freigabe dieser Personenkonten eine weitere Buchhaltungsbedienstete oder ein weiterer Buchhaltungsbediensteter mitwirken (Vier-Augen-Prinzip).