§ 71 Verrechnung bei Zahlstellen — BHV 2013

(1) Die Bestimmungen über die Verrechnung (§§ 37 bis 84) sind für haushaltsführende Stellen, die sich für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs einer Zahlstelle nach § 10 BHG 2013 bedienen, nur nach Maßgabe folgender Bestimmungen anzuwenden.

(2) Von den Zahlstellen sind nur die Ein- und Auszahlungen in fortlaufenden Verrechnungsaufschreibungen nach Z 1 bis Z 3 festzuhalten, die im Barzahlungsverkehr abgewickelt werden. Erfolgen Ein- oder Auszahlungen im Wege anderer Entrichtungsformen nach den §§ 108 und 109, sind diese in den Aufzeichnungen nach Z 1 bis Z 3 zu vermerken und gesondert auszuweisen. Die Verrechnungsaufschreibungen sind fortlaufend nach ihrem Anfall zeitgeordnet und auf den entsprechenden Konten sachgeordnet

1. in physischen Kassabüchern,

2. in Aufzeichnungen, die mit elektronischen Medien hergestellt wurden und durch Ausdruck einem physischen Kassabuch entsprechen,

3. in einem von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen freigegebenen elektronischen Kassabuch oder

4. bei Vorhandensein der technisch-organisatorischen Voraussetzungen, direkt im HV-System

vorzunehmen. Die Bestimmungen für physische Kassabücher sind sinngemäß auch für die Führung elektronischer Kassabücher anzuwenden. Von der haushaltsführenden Stelle ist festzulegen, welche Art der Verrechnungsaufschreibungen (Z 1 bis Z 4) von der Zahlstelle anzuwenden ist.

(3) Physische Kassabücher nach Abs. 2 Z 1 sind in zweifacher Ausfertigung (Original und Durchschrift) und Aufzeichnungen nach Abs. 2 Z 2 sind mit zwei Ausdrucken, die zu unterfertigen sind, zu führen und haben die Bezeichnung der Zahlstelle, den Verrechnungszeitraum, eine Blattnummer, die fortlaufende Nummer und das Datum der Buchung, die numerische Bezeichnung der Konten, auf dem die Verrechnung erfolgt, den Verrechnungsgegenstand und den Betrag der Ein- oder Auszahlung zu enthalten. Bei Verrechnungsaufschreibungen nach Abs. 2 Z 4 sind die Ein- und Auszahlungen einer Zahlstelle bei Anfall direkt im HV-System zu erfassen und freizugeben sowie der BHAG mit den zugehörigen Belegen als Verrechnungsanordnung zur Buchung zu übermitteln.

(4) Der sachliche und örtliche Zuständigkeitsbereich von Zahlstellen ist von der haushaltsführenden Stelle festzulegen. Ein- und Auszahlungen dürfen von den Zahlstellen nur innerhalb dieser Festlegungen vollzogen werden. Im Barzahlungsverkehr eingenommene Gelder können, vom Gesamtbedeckungsgrundsatz abweichend, unmittelbar für Auszahlungen verwendet werden. Wird der genehmigte Bestand an Barzahlungsmitteln überschritten, so ist der Überschuss von der Zahlstelle an das Bankkonto der haushaltsführenden Stelle zu überweisen.

(5) Zahlstellen haben spätestens zum Jahresende eine Abrechnung über die getätigten Ein- und Auszahlungen aufzustellen und diese an die BHAG zur Einbeziehung in die entsprechenden Verrechnungsaufschreibungen zu übermitteln. Wenn die monatlichen Auszahlungen im Vorjahr durchschnittlich 500 Euro überschritten haben, ist die Abrechnung zumindest monatlich vorzunehmen.

(6) Die Zahlstellenabrechnung hat die Originale (Erstschrift) der Aufzeichnungen nach Abs. 2 Z 1 und Z 2 für den Abrechnungszeitraum sowie die dazugehörigen verrechnungsrelevanten Unterlagen zu umfassen. Die Kassabücher oder diesen gleichstellte Aufzeichnungen sind für den Abrechnungszeitraum auf der letzten Seite von der Kassierin oder von dem Kassier abzuschließen. Die Kassierin oder der Kassier hat das Übereinstimmen des buchmäßigen mit dem tatsächlichen Kassenbestand mit der Unterschrift zu bestätigen.

(7) Die Zweitschriften ausgeschriebener Kassabücher bzw. der Aufzeichnungen nach Abs. 2 Z 2 sind in der Zahlstelle aufzubewahren, wobei die Bestimmungen der §§ 82 bis 84 sinngemäß anzuwenden sind. Nach Auflösung einer Zahlstelle sind die Zweitschriften der Kassabücher oder diesen gleichgestellte Aufzeichnungen samt den zugehörigen Einzahlungsbestätigungen (§ 112 Abs. 2 Z 1, dritte Ausfertigung) zur Endablage an die BHAG zu übermitteln.