§ 7 Aufgaben der haushaltsführenden Stellen — BHV 2013

(1) Den haushaltsführenden Stellen obliegen nach § 7 Abs. 2 BHG 2013

1. die Mitwirkung bei Aufgaben des haushaltsleitenden Organs nach § 6 Abs. 2 Z 1 bis 3 und Z 8 bis 11 BHG 2013;

2. die Erstellung des Entwurfes des Ressourcen-, Ziel- und Leistungsplanes (§ 45 BHG 2013) und die Umsetzung des vom haushaltsleitenden Organ festgelegten Ressourcen-, Ziel- und Leistungsplans nach § 6 Abs. 2 Z 7 BHG 2013;

3. die Festlegung der jeweiligen Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne (§ 45 BHG 2013), sofern nachgeordnete haushaltsführende Stellen eingerichtet sind;

4. die Bewirtschaftung der vom haushaltsleitenden Organ zugewiesenen Detailbudgets (§ 87 BHG 2013) durch

a) die Begründung und Aufhebung von Obligos (§ 38 Abs. 2) sowie von Forderungen und Verbindlichkeiten des Bundes,

b) die Erteilung und der Widerruf von Anordnungen im Gebarungsvollzug, wenn Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Verrechnungen vorzunehmen sind, die das Ergebnis in den Verrechnungsaufschreibungen ändern,

c) die Anordnungen der Zu- oder Abgänge der Bestandteile des Bundesvermögens oder fremden Vermögens,

d) die Festsetzung von Mittelverwendungsbindungen nach § 52 Abs. 5 BHG 2013, sofern nachgeordnete haushaltsführende Stellen eingerichtet sind,

e) Umschichtungen zwischen den Mittelverwendungsgruppen des zugewiesenen Detailbudgets (§ 53 BHG 2013),

f) die Entnahme von Rücklagen nach Antragstellung an die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen im Wege des haushaltsleitenden Organs und nach der Genehmigung durch die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen (§ 56 BHG 2013),

g) die Vorlage von Abschlussrechnungen (§ 101 BHG 2013) an den Rechnungshof und

h) die interne Evaluierung der Durchführung von Regelungsvorhaben und von sonstigen Vorhaben (§ 18 Abs. 2 BHG 2013) sowie

5. die Übertragung von Anordnungsbefugnissen im Wirkungsbereich des ihr zugewiesenen Detailbudgets nach Z 4 lit. a bis c an Leiterinnen oder Leiter von geeigneten Organisationseinheiten mit Zustimmung des haushaltsleitenden Organs.

(2) In Erfüllung der in Abs. 1 genannten Aufgaben haben die haushaltsführenden Stellen auch die erforderlichen Veranlassungen zu treffen, wenn nachträgliche Veränderungen – etwa in der Person der oder des Zahlungspflichtigen/Empfangsberechtigten oder im Bestand von Zahlungsansprüchen/-verpflichtungen – eintreten (zB bei Eröffnung von Konkurs-, Sanierungs- oder Verlassenschaftsverfahren, bei Zwangsvollstreckungen, Forderungsabtretungen und -verpfändungen).

(3) Äußerungen dürfen, wenn sie gebarungsrelevante Auswirkungen haben, grundsätzlich nur schriftlich erstattet oder entgegengenommen werden (Schriftlichkeitsgebot). Der diesbezügliche Schriftverkehr ist ordnungsgemäß zu dokumentieren:

1. Einlangende Schriftstücke, die Auswirkungen auf die Gebarung haben, sind von der Eingangsstelle mit einem Eingangsvermerk zu versehen, aus dem zumindest die Stelle und das Datum des Einlangens ersichtlich sein müssen. Die Schriftstücke sind umgehend an die zuständige Organisationseinheit weiterzuleiten, die für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Beleges zuständig ist. Bei Papierbelegen, die nach dem Einlangen elektronisch abgebildet (Scannen) und in elektronischer Form weiterverarbeitet werden, oder bei Belegen, die bereits in elektronischer Form einlangen, sind zusätzlich auch die Grunddaten des Eingangsstückes (Einbringerin oder Einbringer, Betreff, Bezugsangaben, Beilagen, ua.) zu registrieren, sofern dies nicht automationsunterstützt erfolgt.

2. Abgefertigte Schriftstücke, die Auswirkungen auf die Gebarung haben (zB Bestellungen), sind von der Abgangsstelle samt Abfertigungsinformationen an die zuständige Organisationseinheit weiterzuleiten, die für die ordnungsgemäße weitere Bearbeitung des Beleges in Betracht kommt.

(4) Bei Vorliegen der technisch-organisatorischen Voraussetzungen, hat die Bestellung von Lieferungen und Leistungen im HV-System automationsunterstützt zu erfolgen. Inwieweit sich die Organe des Bundes bei der Beauftragung von Lieferungen und Leistungen der Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH) zu bedienen haben, bestimmen das BB-GmbH-Gesetz, BGBl. I Nr. 39/2001, und die auf Grund dieses Bundesgesetzes von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen erlassenen Verordnungen. Liegt eine derartige Verpflichtung vor und werden die Güter und Dienstleistungen in einem elektronischen Katalog- und Bestellsystem bereitgestellt, so haben sich die Organe des Bundes einer von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof freigegebenen und mittels Richtlinie festgelegten IT-Anwendung zu bedienen. Bei einem Auftragswert über 400 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss der Bestellvorgang jedenfalls, auch wenn die im ersten Satz genannten Voraussetzungen nicht vorliegen, nachvollziehbar und schriftlich erfolgen sowie in den Unterlagen dokumentiert (zB im Geschäftsakt) werden. Ein Obligo ist – grundsätzlich unbeschadet der betraglichen Höhe der Bestellung – im HV-System zu verrechnen. Bei einem Bestellwert unter 400 Euro kann die Erfassung eines Obligos unterbleiben, wenn binnen zwei Wochen die Lieferung einlangt oder die Leistung erbracht und durch eine Rechnung dokumentiert wird.

(5) Zahlungsansprüche und Zahlungsverpflichtungen sind von der zuständigen haushaltsführenden Stelle auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist grundsätzlich schriftlich im HV-System nach Maßgabe des § 122 zu bestätigen.

(6) Die haushaltsführenden Stellen haben die Zahlungs- und Verrechnungsdaten, die für die ordnungsgemäße Verrechnung, die Durchführung der Innenprüfung und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt werden, umgehend an das ausführende Organ weiterzugeben. Sie haben weiters dafür zu sorgen, dass den ausführenden Organen die zur ordnungsgemäßen und fristgerechten Ausführung erforderlichen Gebarungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden.

(7) Den haushaltsführenden Stellen obliegt die Einrichtung von Zahlstellen und Wirtschaftsstellen nach Maßgabe der §§ 10 und 11 BHG 2013. Die BHAG ist jedenfalls von einer allfälligen neuen Einrichtung in Kenntnis zu setzen.