§ 5 Automationsunterstützte Besorgung von Aufgaben und Anwendung automatisierter Verfahren — BHV 2013

(1) Die Organe der Haushaltsführung haben sich für die Besorgung von Aufgaben der Haushaltsführung des HV-Systems zu bedienen.

(2) Sonstige Anwendungen zur informations- und kommunikationstechnischen Unterstützung der Haushaltsführung (IT-Anwendungen – wie zB andere Systeme, Verfahren, Anwendungen oder Anlagen) dürfen im Gebarungsvollzug nur eingesetzt werden, wenn diese mit dem HV-System technisch kompatibel sind und die organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz gegeben sind. Das zuständige haushaltsleitende Organ hat

1. die für den Einsatz der IT-Anwendungen erforderlichen Verfahrensvorschriften im Sinne von § 2 zu erlassen sowie

2. für die Systemkompatibilität und für die Dokumentation der eingesetzten IT-Anwendungen nach Maßgabe des Abs. 4 zu sorgen. Hiebei sind insbesondere die Grundsätze nach den §§ 103 und 104 BHG 2013 zu beachten.

(3) Die Dokumentation des HV-Systems obliegt der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen. Die Dokumentation sonstiger Anwendungen nach Abs. 2 obliegt dem haushaltsleitenden Organ, das die Erstellung der IT-Anwendung und dessen Einsatz beauftragt. Die Dokumentation muss für jede Programmversion insbesondere folgende Informationen enthalten:

1. Aufgabenstellung (einschließlich Programmier- oder Anschaffungsauftrag des verantwortlichen Organs der Haushaltsführung),

2. Datensatzaufbau (Beschreibung der Dateneingabe),

3. Verarbeitungsregeln (Steuerungsparameter, Tabelleneinstellungen, etc.) einschließlich Kontrollen, Abstimmungsverfahren und Fehlerbehandlung,

4. Datenausgabe,

5. Datensicherung,

6. verfügbare Programme und Anwendungen,

7. Art. Inhalt und Umfang der durchgeführten Programmtests (einschließlich Testdaten, Testergebnisse und nachweisliche Verifikation der Testergebnisse durch ein anderes IT-gestütztes oder manuelles Verfahren),

8. Dokumentation der Programmfreigabe (einschließlich Angabe der freigegebenen Programmversion, Freigabedatum für neue oder geänderte Programme und Anwendungen, Hinweis auf die Person(en), die die Freigabe autorisieren).

(4) Wird die Einführung einer neuen IT-Anwendung im Sinne von Abs. 3 oder eine wesentliche Änderung einer bereits im Einsatz befindlichen IT-Anwendung beabsichtigt, ist vom zuständigen haushaltsleitenden Organ eine Aufgabenuntersuchung über die geplante Maßnahme durchzuführen. Das zuständige haushaltsleitende Organ hat der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof das Ergebnis der Aufgabenuntersuchung zu übermitteln, welches einer sachverständigen dritten Person eine Beurteilung des Sachverhaltes zu ermöglichen hat. Über die beabsichtigten Maßnahmen ist das Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof herzustellen. Die Aufgabenuntersuchung hat insbesondere zu enthalten:

1. die Beschreibung der Aufgabenstellung an Hand der Ausgangssituation (Ist-Zustand) und das Zusammenwirken mit anderen Aufgabengebieten,

2. die Darstellung der geltenden Rechtslage,

3. die Beschreibung des Verfahrens und die Stellung innerhalb der Haushaltsführung (Soll-Zustand),

4. die Vorschläge für die verfahrensmäßige Verknüpfung mit den bestehenden IT-Anwendungen, insbesondere mit dem HV-System, und allenfalls zu ändernde Rechtsvorschriften,

5. die Ressourcen, die voraussichtlich für die Entwicklung und den Einsatz der IT-Anwendung erforderlich sind,

6. eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, in der die voraussichtlichen Kosten der IT-Anwendung (einschließlich der Entwicklungs-, Einrichtungs-, Umstellungs-, Betriebs- und Folgekosten) und der zu erwartende Nutzen darzustellen ist und

7. eine Beschreibung der Schnittstelle zum HV-System, in der auch die Kompatibilität mit dem HV-System nachzuweisen ist.