§ 4 Integriertes System der Haushaltsführung — BHV 2013

(1) Die Haushaltsführung des Bundes wird durch den Einsatz eines integrierten Informationsverarbeitungssystems im Sinne des § 5 Abs. 4 BHG 2013 unterstützt, das im Folgenden Haushaltsverrechnungssystem (HV-System) bezeichnet wird. Das HV-System wird in sachlicher Hinsicht vom zuständigen haushaltsleitenden Organ geleitet. Die technisch-organisatorische Leitung obliegt der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen. Die Wartung und der Betrieb des HV-Systems obliegen der BRZ GmbH nach Art. 1 des Bundesgesetzes über die Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ GmbH), BGBl. Nr. 757/1996.

(2) Das HV-System hat den Organen der Haushaltsführung

1. die sichere und zuverlässige Erfassung und Unterfertigung von Anordnungen im Gebarungsvollzug sowie die sichere Weitergabe der Verrechnungsdaten an die BHAG im Wege der elektronischen Nachrichtenübermittlung,

2. die ordnungsgemäße Verrechnung im Wege der elektronischen Buchführung einschließlich der sicheren Aufbewahrung in elektronischer Form und

3. die Einleitung und in weiterer Folge die gesicherte Durchführung des Zahlungsverkehrs im Wege von Kreditinstituten

zu ermöglichen.

(3) Als Systembenutzerinnen oder als Systembenutzer dürfen ausschließlich Bedienstete zugelassen werden, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, sowie Personen, deren Systemzugang zur Betreuung und Aufrechterhaltung des HV-Systems erforderlich ist. Für die unterschiedlichen Benutzergruppen im Bereich der Haushaltsführung sind einheitliche, standardisierte Berechtigungsprofile von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen vorzusehen. Die Betreiberin nach § 4 Abs. 1 (BRZ GmbH) hat den sicheren, zuverlässigen und geschützten Datenzugriff zu gewährleisten. Zu diesem Zweck sind geeignete Maßnahmen insbesondere dafür zu treffen, dass

1. nur berechtigte Benutzerinnen oder Benutzer, deren personelle Identität und dienstliche Befugnis hinsichtlich der Haushaltsführung bekannt sind, zugreifen können,

2. ein Zugriff nur erfolgen darf, wenn die Identität der jeweiligen Benutzerin oder des jeweiligen Benutzers festgestellt werden kann (Authentifizierung – zB durch Eingabe persönlicher Identifikationsmerkmale bei der Systemanmeldung) und

3. die Zugriffsberechtigung aus Sicherheitsgründen unverzüglich aufgehoben werden kann.

(4) Dem Rechnungshof ist für Zwecke der Erstellung des Bundesrechnungsabschlusses nach § 9 RHG Zugang zu allen Daten des integrierten Systems der Haushaltsführung und der automatisierten Verfahren einzuräumen.

(5) Die Vergabe von Berechtigungen für Bedienstete der anordnenden Organe als Userinnen oder User des HV-Systems ist von der haushaltsführenden Stelle vorzunehmen. Die Vergabe von Berechtigungen für Bedienstete der BHAG als Superkeyuserinnen oder Superkeyuser, Keyuserinnen oder Keyuser und Userinnen oder User des HV-Systems ist von der BHAG vorzunehmen. Die Vergabe von Berechtigungen für Superkeyuserinnen oder Superkeyuser durch die BHAG darf ausschließlich auf Anordnung der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers der BHAG oder deren oder dessen Stellvertreterin oder deren oder dessen Stellvertreter erfolgen und ist entsprechend zu dokumentieren. Die tatsächliche Ausübung der Rolle von Superkeyuserinnen oder Superkeyusern ist einer regelmäßigen Kontrolle durch die Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen zu unterziehen.

(6) Die Neuanlage, Änderung oder Löschung von Berechtigungen im HV-System (Verwaltung von Berechtigungen) ist nur auf Grund schriftlicher Anträge nach Abs. 7 vorzunehmen. Folgende Grundsätze sind bei der Verwaltung von Berechtigungen im HV-System zu berücksichtigen:

1. die Anlage, Änderung und Löschung von Superkeyuserinnen oder Superkeyusern in der BHAG hat durch die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen zu erfolgen, sofern die Besorgung dieser Aufgaben nicht auf die Betreiberin nach § 4 Abs. 1 (BRZ GmbH) übertragen worden ist

2. die Anlage, Änderung und Löschung von Keyuserinnen oder Keyusern in der BHAG hat durch eine Superkeyuserin oder einen Superkeyuser zu erfolgen,

3. die Anlage, Änderung und Löschung von Userinnen oder Usern hat durch eine Keyuserin oder einen Keyuser zu erfolgen.

(7) Berechtigungen im HV-System für den anordnenden Bereich sind von der Leiterin oder dem Leiter der haushaltsführenden Stelle beim zuständigen Organ schriftlich mit den dafür vorgesehenen Formularen zu beantragen. Der Antrag ist von der Leiterin oder dem Leiter der haushaltsführenden Stelle zu unterfertigen und mit einem gültigen Stempelabdruck zu versehen. Sofern die technisch-organisatorischen Voraussetzungen vorliegen, kann das Antragsformular elektronisch unterfertigt und elektronisch weitergeleitet werden. Das haushaltsleitende Organ kann festlegen, dass die Antragstellung im Wege des haushaltsleitenden Organs zu erfolgen hat. Die Sätze 1 bis 4 gelten sinngemäß auch für die Berechtigungsvergabe im HV-System für die ausführenden Organe durch die BHAG.

(8) Bei der Verwaltung von Berechtigungen (Abs. 6) und der Berechtigungsvergabe (Abs. 7) ist jeweils das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten. Anlässlich der Berechtigungsvergabe sind die benötigten personenbezogenen Daten einschließlich der dienstlichen Befugnisse der Benutzerin oder des Benutzers hinsichtlich der Haushaltsführung des Bundes zu erheben. Die Benutzerinnen- oder die Benutzer- und Berechtigungsinformationen sind gesichert und geordnet über sieben Jahre nach den Bestimmungen der §§ 82 bis 84 aufzubewahren.

(9) Wenn sich hinsichtlich der Haushaltsführung die Befugnisse bei Bediensteten ändern oder die Voraussetzungen für die Benutzung des HV-Systems nicht mehr vorliegen, sind deren Berechtigungen schriftlich zu ändern oder zu widerrufen. Wenn auf Grund einer bestehenden Berechtigung die Sicherheit oder die Vertraulichkeit der Haushaltsinformationen oder die Sicherheit des Informationssystems selbst gefährdet ist, hat das zuständige Organ unverzüglich die Sperre der betreffenden Berechtigung zu veranlassen.

(10) Die Organe der Haushaltsführung haben bei der Bedienung des HV-Systems die Verfahrensanleitungen der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesministers für Finanzen einzuhalten. Die Form und Einrichtung der Gebarungsprozesse und -abläufe und die Art und Weise der Durchführung der einzelnen Gebarungsprozesse und -abläufe ist in der HV-Anwendungsdokumentation oder in sonstigen Vorschriften zu regeln. Diese Vorschriften sind allen Bediensteten, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, in der jeweils aktuellen Fassung im Intranet des Bundesministeriums für Finanzen zur Verfügung zu stellen.

(11) Zwecks sachgeordneter Verrechnung (§ 89 Abs. 1 BHG 2013) und geordneter Rechnungslegung (§§ 101, 102, 116 Abs. 1 BHG 2013) sind in den Hauptverrechnungskreisen nach § 39 Abs. 1 geeignete Rechnungskreise in entsprechender Anzahl einzurichten. Die Anzahl der Rechnungskreise und deren Verrechnungsumfang sind von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof und dem zuständigen haushaltsleitenden Organ festzulegen. Auf Grund dieser Festlegung muss gewährleistet sein, dass

1. die Einhaltung der Voranschlagswerte überwacht werden kann,

2. die Gebarungssicherheit und Kontrollmöglichkeit des Gebarungsvollzugs gegeben sind,

3. die haushaltsführenden Stellen die geforderten

a) Monatsnachweise nach § 100 BHG 2013 und

b) Abschlussrechnungen nach § 101 BHG 2013

aufstellen können sowie

4. die Ordnung der Rechnungslegung entsprechend der Rechnungslegungsverordnung (RLV) hergestellt ist.