§ 27 Belege im Original — BHV 2013

(1) Jeder Anordnung einer haushaltsführenden Stelle muss ein Beleg im Original zu Grunde liegen. Bei der Übermittlung von Anordnungen sind dieser Beleg und alle verrechnungsrelevanten Unterlagen an das ausführende Organ mitzuliefern. Davon ausgenommen sind Anordnungen für Mittelvormerkungen, sofern diese von der haushaltsführenden Stelle direkt im HV-System vorgenommen werden.

(2) Erfolgt die Weiterleitung einer Anordnung und des zugehörigen Beleges abweichend von Abs. 1 in begründeten Fällen nicht gemeinsam, sind von der haushaltsführenden Stelle Zuordnungsmerkmale anzuführen, die dem ausführenden Organ eine eindeutige gegenseitige Zuordnung von Anordnung und zugehörigem Beleg ermöglichen.

(3) Ein Beleg im Original nach Abs. 1 liegt dann vor, wenn der Beleg

1. ursprünglich in Papierform eingelangt ist und in einer Anwendung des HV-Systems in geeigneter Art und Weise durch Scannen in eine elektronische Form gebracht wurde,

2. in elektronischer Form authentifiziert über ein von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen genehmigtes Portal elektronisch eingebracht wurde oder

3. in Papierform eingebracht wurde.

(4) Nicht verrechnungsrelevante Unterlagen, die vom anordnenden Organ für die Bearbeitung des Geschäftsfalls als erforderlich angesehen werden, können auch in originalgetreuer Fassung an das ausführende Organ weitergeleitet werden.

(5) Sofern hiefür die erforderlichen technisch-organisatorischen Voraussetzungen bestehen, welche die Gebarungssicherheit und Kontrollmöglichkeit gewährleisten, sind Belege elektronisch einzuliefern oder Papierbelege elektronisch abzubilden. Diese Belege sind sodann in elektronischer Form weiterzuverarbeiten. Die Weiterverwendung der Papierbelege ist in diesem Fall vom anordnenden Organ zu verhindern.