§ 128 Umfang der Prüfung in der Nachprüfung — BHV 2013

(1) Die gesamte Verrechnung (Geld-, Wertpapier- und Sachenverrechnung) einschließlich der Personalverrechnung des Bundes ist von der BHAG einer Nachprüfung zu unterziehen. Die Nachprüfung kann nach Ermessen der BHAG auch vor Ort stattfinden. Nachprüfungen sind risikobezogen durchzuführen, und zwar insbesondere auch in Bezug auf die Auswahl der zu prüfenden Stellen. Nachprüfungen haben Maßnahmen zur Gewährleistung der Gebarungssicherheit und der Einhaltung der Haushalts- und Rechnungswesenvorschriften sowie eine Stichprobenprüfung zu umfassen. Die Nachprüfung hat fallweise und unvermutet zu erfolgen und bei jeder haushaltsführenden Stelle grundsätzlich jährlich, jedenfalls aber ein Mal innerhalb von fünf Jahren stattzufinden. Zu prüfen sind die haushaltsführende Stelle selbst, die nachgeordneten Organe und die von ihnen verwalteten Rechtsträger – einschließlich der ausführenden Organe, derer sie sich für den Gebarungsvollzug bedienen (Zahlstellen, Wirtschaftsstellen und die BHAG selbst).

(2) Die Nachprüfung ist von der BHAG unaufgefordert durchzuführen und bedarf keiner besonderen Anordnung durch das anordnende Organ. Jede Untersagung, Einschränkung oder Verzögerung der Prüfungstätigkeit ist unzulässig.

(3) Die Nachprüfung dient zur Feststellung, ob der Zahlungsverkehr und die Verrechnung ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob

1. die maßgeblichen organisatorischen Festlegungen für die Haushaltsführung eingehalten werden,

2. die Unvereinbarkeits- und Unbefangenheitsbestimmungen eingehalten werden,

3. die Haushaltsvorschriften und die sonstigen Vorschriften, insbesondere auch die Bestimmungen über den eingeräumten finanziellen Wirkungsbereich, eingehalten werden,

4. die Anordnungen im Gebarungsvollzug formell und inhaltlich richtig, vollständig und rechtzeitig erlassen werden,

5. Anordnungen von ausführenden Organen (Ersatzaufträge) nur in den nach § 34 zugelassenen Fällen erlassen werden,

6. die Verrechnung – insbesondere auch die Verrechnung der nicht finanzierungswirksamen Aufwendungen und Erträge – zeitgerecht und ordnungsgemäß erfolgt und alle verrechnungspflichtigen Gebarungsfälle vollständig ausgewiesen werden,

7. die Verrechnungsaufschreibungen einschließlich der erforderlichen Nebenaufschreibungen ordnungsgemäß geführt werden,

8. die Verrechnungsunterlagen vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen,

9. die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen, der Verrechnungsaufschreibungen und der sonstigen Unterlagen über den Gebarungsvollzug vollständig und geordnet erfolgt,

10. die Prüfungstätigkeiten im Rahmen der Innenprüfung ordnungsgemäß erfüllt werden,

11. der Zahlungsverkehr sicher und ordnungsgemäß abgewickelt wird,

12. der Barzahlungsverkehr auf das unumgänglich notwendige Ausmaß beschränkt ist,

13. der Bargeldbestand den notwendigen Umfang nicht überschreitet und die Zahlungsmittel, die Wertsachen und die sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen ordnungsgemäß verwahrt werden,

14. die angebotenen Zahlungsbegünstigungen ausgenutzt werden,

15. Zahlungen nicht vor Fälligkeit erfolgen,

16. die Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Verbindlichkeiten ordnungsgemäß erfolgt,

17. die Bargeldbestände, die Wertsachen und die anderen Vermögensbestandteile vorhanden und ordnungsgemäß aufgezeichnet sind und

18. die Aufnahme in die Liegenschafts-, Inventar- oder Materialaufschreibungen ordnungsgemäß erfolgt ist.

(4) Zur Nachprüfung sind sämtliche Verrechnungsaufschreibungen, Verrechungsunterlagen und sonstige Unterlagen über die vollzogenen Gebarungsfälle heranzuziehen. Diese sind zu prüfen, ob sie vorschrifts- und ordnungsgemäß, vollständig und mit den vorgeschriebenen Prüfungsvermerken versehen sind. In die Nachprüfung sind auch jene Gebarungsfälle einzubeziehen, bei denen auf Grund der vorstehenden Bestimmungen keine Prüfungsvermerke zu setzen sind. Die Nachprüfung hat grundsätzlich stichprobenweise zu erfolgen, wobei ein analytisches methodisches Verfahren anzuwenden ist, mit dem ein 95%-iger Sicherheitsgrad der Gebarungsfälle angenommen werden kann. Dies gilt auch dann, wenn finanzielle Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen des Bundes automationsunterstützt ermittelt werden.

(5) Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, die Anlass zur Vermutung geben, dass es sich dabei nicht nur um Einzelfälle oder um geringfügige Beträge oder kleinere Mängel auf Grund von Bemessungs- oder Rechenfehlern handelt, ist die Nachprüfung sukzessive auf den betroffenen Bereich bis hin zur gesamten Gebarung auszudehnen. In den Prüfungsbericht sind Empfehlungen zur Vermeidung der festgestellten Unregelmäßigkeiten und Mängel aufzunehmen.

(6) In besonderen Anlassfällen, welche die Gebarungssicherheit und -kontrolle in besonderer Weise betreffen, ist die BHAG zur Mitwirkung heranzuziehen. Solche Anlassfälle sind insbesondere:

1. Amtsuntersuchungen,

2. die Übergabe der Rechengebarung zwischen Bediensteten auf Grund festgestellter Unregelmäßigkeiten oder Ordnungswidrigkeiten,

3. Inventarüberprüfungen,

4. Untersuchungen in Fällen des Verdachtes von Unregelmäßigkeiten und dergleichen,

5. die Wiederherstellung der Ordnung einer in Unordnung geratenen Rechnungsführung und

6. die Prüfung von Förderungen aus Bundesmitteln.