§ 122 Prüfung und Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit — BHV 2013

(1) Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist von der oder dem zuständigen Bediensteten bzw. von der dafür zuständigen Person vor der Erteilung der Anordnung im Gebarungsvollzug zu prüfen. Nach erfolgter Prüfung ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit grundsätzlich schriftlich im HV-System zu bestätigen. Ist eine solche Bestätigung im HV-System wegen Fehlens der technisch-organisatorischen Voraussetzungen nicht möglich, ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit entweder direkt auf der Rechnung oder auf sonstigen mit der Rechnung in Zusammenhang stehenden Gebarungsunterlagen mit dem Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig“ mit voller Unterschrift und Datum zu bestätigen. Diese Vermerke sind der BHAG mit der Anordnung grundsätzlich elektronisch im HV-System oder in Papierform zu übermitteln.

(2) Der Vermerk nach Abs. 1 darf erst bei vollständigem Vorhandensein aller Gebarungsunterlagen und nach erfolgter Prüfung dieser Gebarungsunterlagen angebracht werden. Sämtliche Bedienstete bzw. Personen, die an der Prüfung und Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mitwirken (§ 121), sind der oder dem Anordnungsbefugten bekanntzugeben, sofern sich deren Zuständigkeit nicht ohnedies aus der Geschäfts- oder Personaleinteilung ergibt.

(3) Bei Zahlungsansprüchen des Bundes erfolgt die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit der Rechnungsausstellung. In diesem Fall ist ein Vermerk über die sachliche und rechnerische Richtigkeit auf einer vom Bund ausgestellten Rechnung nicht anzubringen.

(4) Die Prüfung nach Abs. 1 hat so zeitgerecht zu erfolgen, dass die Ausnutzung von Zahlungsbegünstigungen gewährleistet bleibt. In begründeten Ausnahmefällen kann die Erteilung der Anordnung auch ohne Prüfung und Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgen. Die Prüfung und Bestätigung ist in diesen Fällen unverzüglich, längstens jedoch binnen 14 Tagen nach Zahlungseingang oder Leistung der Zahlung, nachzuholen und dem ausführenden Organ zur Kenntnis zu bringen. Bei Auszahlungen ist die nachträgliche Prüfung und Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit jedoch nur zulässig, wenn

1. die Leistung bereits erbracht wurde,

2. die Zahlungsverpflichtung des Bundes der Art nach bestimmt ist und der Höhe nach glaubhaft erscheint, und

3. die Empfangsberechtigte oder der Empfangsberechtigte allenfalls zu Unrecht erhaltene Beträge in angemessener Frist rückzuerstatten oder rückzuverrechnen bereit und in der Lage ist und sonst keine Gründe dagegensprechen.

(5) Sind Bestandteile des beweglichen oder unbeweglichen Bundesvermögens von Zahlungsverpflichtungen betroffen, ist darüberhinaus sicherzustellen, dass die jeweiligen Zu- und Abgänge in den Vermögensaufzeichnungen (Liegenschafts-, Inventar- oder Vorratsaufschreibungen) festgehalten werden. Die Erfassung in den Vermögensaufzeichnungen hat grundsätzlich vor Erteilung der Anordnung im Gebarungsvollzug zu erfolgen, kann aber in Ausnahmefällen auf Grund der besonderen Dringlichkeit der Zahlung auch nach Durchführung des Zahlungsvollzugs erfolgen. Das Vorhandensein der erforderlichen Eintragungen in die Liegenschafts-, Inventar- oder Materialaufschreibungen ist durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten zu überprüfen.