§ 112 Aufschreibungen über den Barzahlungsverkehr — BHV 2013

(1) Sämtliche Ein- und Auszahlungen sind nachvollziehbar, richtig und vollständig in Verrechnungsaufschreibungen aufzuzeichnen. Die vorgenommenen Ein- und Auszahlungen sind, sowohl einzeln mittels Beleg, als auch fortlaufend gesammelt in den Aufzeichnungen nach der Bestimmung des § 71 Abs. 2 nachzuweisen.

(2) Anlässlich jeder Ein- oder Auszahlung in bar ist eine Zahlungsbestätigung auszustellen.

1. Die Einzahlungsbestätigung ist in dreifacher Ausfertigung auszustellen und von der Kassierin oder von dem Kassier zu unterfertigen, wobei die erste Ausfertigung als Beleg für die Aufzeichnungen nach § 71 Abs. 2 dient, die zweite Ausfertigung für die Einzahlerin oder den Einzahler bestimmt ist und die dritte Ausfertigung als Beleg bei der Kassierin oder dem Kassier verbleibt.

2. Die Auszahlungsbestätigung ist in zweifacher Ausfertigung auszustellen und von der Empfängerin oder dem Empfänger unterfertigen zu lassen, wobei die erste Ausfertigung als Beleg für die Aufzeichnungen nach § 71 Abs. 2 dient und die zweite Ausfertigung als Beleg bei der Kassierin oder dem Kassier verbleibt. Die Ausstellung einer Auszahlungsbestätigung kann unterbleiben, wenn die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger einen Zahlungsbeleg ausfolgt.

(3) In der Zahlungsbestätigung sind folgende Angaben festzuhalten:

1. Bezeichnung der haushaltsführenden Stelle,

2. fortlaufende Bestätigungsnummer,

3. Zahlungsbetrag samt Währungseinheit,

4. Name der Einzahlerin oder des Einzahlers bzw. der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers,

5. Zahlungsgrund und

6. Ausstellungsdatum und Unterschrift.

(4) Zum Ende einer Abrechnungsperiode und vor jeder Übergabe der Kassengeschäfte an eine andere Person sind die Aufzeichnungen nach § 71 Abs. 2 abzuschließen. Der Abschluss hat in der Weise zu erfolgen, dass

1. die erfolgten Ein- und Auszahlungen summiert werden und daraus ein Saldobetrag gebildet wird,

2. die Übereinstimmung des tatsächlichen Bargeldbestandes mit dem Stand der Aufzeichnungen kontrolliert wird und

3. die Übereinstimmung,

a) sofern es sich um ein physisches Kassabuch handelt, unter Beisetzung von Datum und Unterschrift zu bestätigen ist,

b) sofern es sich um Aufzeichnungen in einem von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen genehmigten elektronischen Kassabuch handelt, durch eine Abschlussbuchung sowie einen Papierausdruck über den letzten Saldenstand unter Beisetzung von Datum und Unterschrift zu bestätigen ist oder

c) sofern es sich um Aufzeichnungen direkt im HV-System handelt, durch eine Abschlussbuchung sowie einen Papierausdruck über den letzten Saldenstand unter Beisetzung von Datum und Unterschrift zu bestätigen ist; die Abschlussbuchung im HV-System ist als eine von der Anordnungsbefugten oder vom Anordnungsbefugten freigegebene Verrechnungsanordnung mit den zugehörigen verrechnungsrelevanten Belegen umgehend an die BHAG weiterzuleiten.

Die Abstimmung der Aufzeichnungen nach lit. a bis c kann bei Bedarf jederzeit erfolgen.

(5) Wird bei der Abstimmung der Aufzeichnungen nach Abs. 4 ein Differenzbetrag festgestellt, ist dieser umgehend aufzuklären, andernfalls ist der Betrag als Einzahlung (bei einem festgestellten Mehrbestand an Barzahlungsmitteln) oder als Auszahlung (bei einem festgestellten Fehlbestand, sofern dieser nicht von der Kassierin oder dem Kassier sofort ersetzt wird) festzuhalten.