Erlassung einer Mustergeschäftsordnung für den Verwaltungsrat
Vorwort/Präambel
(1) Die dieser Verordnung als Anlage angeschlossene Mustergeschäftsordnung gilt für die Tätigkeit der Verwaltungsräte der Sozialversicherungsträger.
(2) Die Obliegenheiten und laufenden Angelegenheiten, die der Verwaltungsrat zur Erledigung übertragen hat, sind im Anhang zur Mustergeschäftsordnung festgehalten; dieser Anhang ist integrierender Bestandteil der Mustergeschäftsordnung.
(3) Für die Zeit vom 1. April 2019 bis zum Ablauf des 31. Dezember 2019 gilt die angeschlossene Mustergeschäftsordnung samt Anhang auch für die Überleitungsausschüsse.
Soweit in der angeschlossenen Mustergeschäftsordnung samt Anhang personenbezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise. Bei der Anwendung auf bestimmte Personen ist die jeweils geschlechtsspezifische Form zu verwenden.
Diese Verordnung tritt mit 1. April 2019 in Kraft.
| Mustergeschäftsordnung für den Verwaltungsrat (MGOV) | |
| Inhaltsverzeichnis | |
| § 1 | Mitglieder des Verwaltungsrates |
| § 2 | Angelobung |
| § 3 | Einberufung von Sitzungen |
| § 4 | Einladung zur Sitzung |
| § 5 | Sitzungsunterlagen |
| § 6 | Sitzungsdauer |
| § 7 | Sitzungseröffnung, Vorsitz und Beschlussfähigkeit |
| § 8 | Tagesordnung |
| § 9 | Nichtöffentlichkeit der Sitzungen |
| § 10 | Sitzungsteilnahme, Befangenheit |
| § 11 | Anträge |
| § 12 | Mündliche Anträge |
| § 13 | Anträge in schriftlichen Berichten |
| § 14 | Form schriftlicher Berichte |
| § 15 | Berichterstattung |
| § 16 | Diskussion |
| § 17 | Verkürzung der Diskussion |
| § 18 | Sitzungsleitung |
| § 19 | Fassung der Beschlüsse |
| § 20 | Keine Umlaufbeschlüsse |
| § 21 | Protokollführung und Protokollprüfung |
| § 22 | Inhalt des Protokolls |
| § 23 | Ausarbeitung des Protokolls |
| § 24 | Protokollauszüge |
| § 25 | Vertretung von Mitgliedern |
| § 26 | Bürogeschäfte des Verwaltungsrates |
| § 27 | Bürogeschäfte des Überleitungsausschusses |
| § 28 | Konstituierung des Verwaltungsrates |
| § 29 | Konstituierung des Verwaltungsrates/Überleitungsausschusses nach den §§ 538t ff. ASVG |
| § 30 | Ausschüsse des Verwaltungsrates |
(1) Jedes Verwaltungsratsmitglied hat das Recht, vom Versicherungsträger zumindest einmal jährlich eine Zusammenstellung aller Mitglieder von Verwaltungskörpern zu erhalten, in der Namen, Telefonnummern, Zustelladressen und Kurienangehörigkeit enthalten sind.
(2) Listen mit Namen der Verwaltungsratsmitglieder dürfen vom Büro an Personen außerhalb des Versicherungsträgers nur dann weitergegeben werden, wenn als Zustelladresse bzw. Telefonnummer die entsprechenden Angaben des Versicherungsträgers angeführt werden, nicht aber die Privat-, Beschäftigungs- oder Betriebsadressen der Versicherungsvertreter.
(1) Die Angelobung hat so bald wie möglich zu Beginn der Tätigkeit eines Verwaltungsratsmitgliedes zu erfolgen. Das Recht zur Amtsausübung ist von der Angelobung unabhängig. Die Angelobung soll zu Beginn einer Verwaltungsratssitzung erfolgen, sie kann auch außerhalb einer Sitzung vorgenommen werden. Die Angelobung ist schriftlich zu dokumentieren (zum Beispiel durch Unterzeichnung des Angelobungstextes). Die Angelobung gilt für die Dauer der laufenden Amtsperiode.
(2) Wer bereits bei einer Sitzung der Hauptversammlung angelobt wurde, ist als Verwaltungsratsmitglied nicht neuerlich anzugeloben.
(1) Sitzungen des Verwaltungsrates werden vom Obmann nach Bedarf einberufen, soweit Sitzungstermine nicht bereits im Voraus festgelegt werden (Abs. 2).
(2) Sitzungstermine sind möglichst am Ende einer vorangehenden Sitzung zu erörtern.
(3) Der Verwaltungsrat ist, abgesehen von dem der Aufsichtsbehörde gesetzlich zustehenden Recht, auch dann einzuberufen, wenn dies schriftlich von mindestens einem Viertel der Verwaltungsratsmitglieder unter Angabe des Tagesordnungsentwurfes verlangt wird.
(1) Die Einladungen zu den Sitzungen sind nachweislich spätestens acht Kalendertage vor dem Sitzungstag unter Angabe von Ort, Beginn und Tagesordnungsentwurf auszusenden. Dies gilt auch gegenüber der Aufsichtsbehörde.
(2) Der Einladung sind bereits die schriftlichen Sitzungsunterlagen beizulegen; Tischvorlagen sind nur ausnahmsweise zulässig.
(3) Die Aussendung der Sitzungseinladungen und –unterlagen hat grundsätzlich auf elektronischem Weg zu erfolgen. Ausnahmsweise kann dies auf dem Postweg oder durch Boten erfolgen.
(4) Auf die Einhaltung der Einladungsfrist kann ausnahmsweise aus einem wichtigen Grund verzichtet werden.
(5) Versicherungsvertreter können auch dann zu Verwaltungsratssitzungen eingeladen werden, wenn die formelle Erklärung über die Annahme des Amtes noch nicht vorliegt, wohl aber mit deren Einlangen gerechnet werden kann.
(1) Sitzungsunterlagen dürfen von Sitzungsteilnehmern außerhalb ihrer Funktion nur dann verwendet werden,
1. wenn es vom Verwaltungsrat genehmigt wurde oder
2. wenn es sich um Unterlagen handelt, die schon aus anderen Gründen außerhalb des Verwaltungsratsbereiches zugänglich sind.
(2) Sitzungsunterlagen, die die Aufhebung oder Änderung des Beschlusses eines Landesstellenausschusses betreffen, sind jedenfalls dem Vorsitzenden des Landesstellenausschusses und dessen Stellvertreter zu übermitteln.
(1) Sitzungen sind zeitlich im Allgemeinen so anzuberaumen, dass alle Angelegenheiten der Tagesordnung erledigt werden können.
(2) Sitzungen können auf Antrag eines Verwaltungsratsmitgliedes unterbrochen werden, wenn dies von der Mehrheit der anwesenden Verwaltungsratsmitglieder unterstützt wird.
(3) Die Fortsetzung einer unterbrochenen Sitzung hat jedenfalls am selben Kalendertag stattzufinden.
(1) Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Wenn die Beschlussfähigkeit nicht gegeben ist, kann der Vorsitzende den Sitzungsbeginn verschieben.
(2) Die Beschlussfähigkeit richtet sich nach der Zahl der Sitzungsteilnehmer im Beschlusszeitpunkt (Abgabe der letzten Stimme). Die Zahl der Teilnehmer zu Sitzungsbeginn bewirkt nicht die Beschlussfähigkeit während der gesamten Sitzung.
(1) Der Entwurf der Tagesordnung ist vom Vorsitzenden zu Sitzungsbeginn dem Verwaltungsrat zur Genehmigung vorzulegen. Jeder Tagesordnungsentwurf hat den Punkt „Allfälliges“ zu enthalten.
(2) Durch Beschluss des Verwaltungsrates kann die Tagesordnung ergänzt oder geändert werden, bevor in sie eingegangen wird. Für den Fall einer Sitzungsunterbrechung kann die Tagesordnung, bevor in sie neuerlich eingegangen wird, durch Beschluss des Verwaltungsrates ergänzt oder geändert werden.
(3) Jedenfalls als Tagesordnungspunkt vorzusehen sind, wenn ein entsprechender Sachverhalt vorliegt:
1. erlassene Verfügungen des Obmannes/der Obleute, weil der Verwaltungsrat nicht rechtzeitig zusammentreten konnte,
2. ein Verlangen der Aufsichtsbehörde zur Einberufung einer Sitzung.
(1) Die Sitzungen des Verwaltungsrates sind nicht öffentlich.
(2) Auskünfte über Sitzungen dürfen nur im Rahmen des Auskunftspflichtgesetzes, BGBl. Nr. 287/1987, gegeben werden. Sitzungsunterlagen, Teilnehmerlisten und Protokolle dürfen bei einer Auskunftsbearbeitung nicht bzw. nur dann weitergegeben werden, wenn dies (für Sitzungsunterlagen) nach § 5 Abs. 1 zulässig ist.
(1) Auskunftspersonen oder Sachverständige dürfen nur ausnahmsweise und nur dann an einer Verwaltungsratssitzung teilnehmen, wenn dadurch die Nichtöffentlichkeit der Verwaltungsratssitzung nicht gefährdet wird.
(2) Wer befangen ist, hat für die Zeit, in der die betreffende Angelegenheit erörtert wird, den Sitzungsraum zu verlassen. Ob Befangenheit vorliegt, ist im Einzelfall vom Vorsitzenden zu beurteilen, wobei als Grundlage die Befangenheitsgründe des Verwaltungsverfahrens (§ 7 des Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzes 1991, BGBl. Nr. 51/1991) heranzuziehen sind. Gegen eine Entscheidung des Vorsitzenden steht dem Betroffenen die sofortige mündliche Berufung an den Verwaltungsrat zu, der durch die anwesenden stimmberechtigten Sitzungsteilnehmer ohne Debatte und ohne Stimmrecht des Betroffenen mit einfacher Stimmenmehrheit entscheidet.
(1) Anträge an den Verwaltungsrat können in mündlichen Berichten (§ 12) oder in schriftlichen Berichten (§ 13), die allen Sitzungsteilnehmern vorliegen, gestellt werden. Jeder Antrag ist zu begründen.
(2) Ein Bericht besteht zumindest aus dem Antrag und seiner Begründung. Schriftlichen Berichten ist im Allgemeinen der Vorzug zu geben. Bei Berichten, die nur zur Information vorgelegt werden, ist zu beantragen, dass der Bericht zur Kenntnis genommen wird.
(3) Jeder Bericht hat einen Antragstext zu enthalten, der bei Zustimmung unverändert beschlossen werden könnte (ausformulierter Antrag).
(4) Die Begründung muss, soweit derartige Angaben im Berichtszeitpunkt möglich sind und eine Begründung erforderlich scheint, enthalten:
1. warum der Antrag gestellt wird, einschließlich
a) allenfalls notwendiger Basis- oder Hintergrundinformationen,
b) Verweisen auf frühere Beschlüsse in der gleichen Angelegenheit,
c) wichtiger allfälliger Argumente für oder gegen den Beschluss,
d) der Angabe allfälliger Alternativen,
2. welche vorhersehbaren allgemeinen Auswirkungen ein zustimmender Beschluss hätte,
3. welche vorhersehbaren Aufwendungen oder Einnahmen ein zustimmender Beschluss nach sich ziehen würde (in absoluten Zahlen oder in Prozentwerten des Mehr- oder Minderaufwandes),
4. welche weiteren Beschlüsse und anderen Rechtsakte im Zuge der Durchführung des Beschlusses notwendig würden (Vorlage an die Hauptversammlung, aufsichtsbehördliche Genehmigung),
5. die Rechtsvorschrift, auf der ein Beschluss beruhen würde,
6. welche Verlautbarungen auf Grund eines Beschlusses notwendig wären.
(5) Der Antrag hat die wesentlichen Inhalte der vorgeschlagenen Vorgangsweise zu enthalten (Vertragspartner, betroffene Personen, Kaufpreis, Hinweise auf Vertragsentwürfe). Der Text von Vertragsentwürfen, Schriftsätzen etc. hat im Allgemeinen nicht Inhalt von Anträgen zu sein; der Antrag kann in solchen Fällen auf Entwürfe verweisen, die dem Bericht beiliegen oder bei der Sitzung zur Einsicht bereitgehalten werden.
(6) Von den Abs. 3 und 4 darf ganz oder teilweise abgegangen werden
1. in laufenden Angelegenheiten oder
2. in geringfügigen Angelegenheiten oder
3. wenn dies der Vorsitzende im Einzelfall aus Gründen der Verwaltungsökonomie oder aus anderen triftigen sachlichen Gründen genehmigt,
wenn dadurch der notwendige Informationsstand der Sitzungsteilnehmer voraussichtlich nicht beeinträchtigt wird.
(1) Nur Verwaltungsratsmitglieder können mündliche Anträge stellen. Mündliche Anträge können nur während der laufenden Sitzung gestellt werden. Sie sind in klarer Form zu formulieren und erforderlichenfalls vor der Abstimmung zu wiederholen.
(2) Wenn der Vorsitzende die Berichterstattung zu einem Antrag übernimmt, kann er den Vorsitz für deren Dauer an seinen Stellvertreter abgeben. Wenn der Stellvertreter an der Sitzung nicht teilnimmt, kann der Vorsitz für die Dauer der Berichterstattung vom Vorsitzenden einem anderen Versicherungsvertreter übergeben werden.
(1) Die genehmigte Aussendung oder Vorlage eines Berichtes gilt als Antragstellung.
(2) Schriftliche Berichte sind dem Vorsitzenden vor ihrer Aussendung an die Sitzungsteilnehmer zur Genehmigung vorzulegen.
(3) Entwürfe für schriftliche Berichte können dem Büro von jedem Verwaltungsratsmitglied übermittelt werden. Das Büro hat solche Entwürfe dem Vorsitzenden zur weiteren Entscheidung vorzulegen.
(4) Akten des Versicherungsträgers oder anderer Stellen sind nicht Teil schriftlicher Berichte.
(1) Der Antrag ist im Bericht (vor allfälligen Beilagen) deutlich hervorgehoben anzuführen.
(2) Berichte sind nach einem einheitlichen Schema zu gestalten. Umfangreiche oder schwierig zu kopierende Beilagen (Pläne etc.) müssen dem Bericht nicht beigelegt werden. Stattdessen hat der Bericht einen Hinweis darauf zu enthalten, wo die Beilage von den Sitzungsteilnehmern vollständig eingesehen werden kann bzw. dass die Beilage bei der Sitzung zur Einsichtnahme aufliegt. Berichte über Änderungen in der Satzung, Krankenordnung oder anderen Texten sollen Gegenüberstellungen des alten und des neuen Textes enthalten.
(3) Fremdsprachige Schriftstücke sind mit einer Übersetzung in die deutsche Sprache vorzulegen, wenn sie als Unterlage zu einem Beschluss dienen sollen, der Rechte oder Pflichten des Versicherungsträgers begründen würde.
(1) Der Vorsitzende kann zu Anträgen, die in einem schriftlichen Bericht gestellt wurden, und zu mündlichen Anträgen einen zusätzlichen mündlichen Bericht zulassen. Den Berichterstatter bestimmt der Vorsitzende. Er kann ein Mitglied des Verwaltungsrates, den leitenden Angestellten des Versicherungsträgers oder einen von diesem namhaft gemachten Vertreter mit der Berichterstattung betrauen.
(2) Der Vorsitzende kann dem Berichterstatter das Schlusswort erteilen. Hierauf kann der Vorsitzende verzichten,
1. wenn eine zusammenfassende Darstellung der Ergebnisse der Wortmeldungen oder eine Abänderung der vom Berichterstatter gestellten Anträge entbehrlich ist oder
2. wenn das Schlusswort vom Vorsitzenden selbst erfolgt.
(1) Nach der Berichterstattung hat der Vorsitzende die Diskussion einzuleiten. Wortmeldungen sind durch Erheben der Hand anzuzeigen, den Rednern ist in der Reihenfolge der Meldung das Wort zu erteilen. Der Redner kann sich in der Rednerliste zurückreihen lassen. Abwesenheit bei Aufruf gilt als Verzicht auf die Wortmeldung. Schriftliche Stellungnahmen abwesender Personen können kein Diskussionsbeitrag sein. Solche Stellungnahmen sind auch nicht dem Protokoll beizufügen.
(2) Die Redner haben sich an den Verhandlungsgegenstand zu halten. Die Wortmeldungen sollen kurz sein; Wiederholungen bereits vorgebrachter Standpunkte sowie nicht notwendige weitschweifende Erörterungen sind zu unterlassen. Berichte, die als Sitzungsunterlagen versendet wurden (§ 4 Abs. 2), sind als bekannt vorauszusetzen.
(3) Bei Wortmeldungen zur Geschäftsordnung (zum Beispiel über die Reihenfolge der Wortmeldungen) ist außer der Reihe das Wort zu erteilen. Über Anträge zur Geschäftsordnung kann, nachdem der am Wort befindliche Diskussionsredner ausgesprochen hat, nur je einem Redner das Wort für oder gegen den Antrag erteilt werden. Wortmeldungen zur Geschäftsordnung sind pro Redner mit drei Minuten begrenzt.
(4) Unrichtige Sachverhaltsdarstellungen können unmittelbar nach den Ausführungen des Redners berichtigt werden.
(1) Zur Verkürzung der Diskussion können die unter Abs. 2 genannten Anträge gestellt werden. Wird ein solcher Antrag gestellt, darf nur je einem Redner für oder gegen den Antrag das Wort erteilt werden. Hierauf ist sogleich abzustimmen.
(2) Im Einzelnen kann die Diskussion verkürzt werden:
1. durch Beschränkung der Redezeit auf nicht weniger als fünf Minuten für jeden Redner, aber auf nicht weniger als zehn Minuten für den Berichterstatter und die ersten zwei Redner;
2. durch Schluss der Rednerliste; danach darf nach den bereits vorgemerkten Rednern zu dem betreffenden Punkt der Tagesordnung keinem weiteren Redner das Wort erteilt werden;
3. durch Schluss der Debatte; dadurch sind alle vorgemerkten Redner von der Rednerliste gestrichen; dem Berichterstatter bleibt jedoch das Schlusswort gewahrt;
4. durch Übergang zur Tagesordnung; dadurch sind alle vorgemerkten Redner, auch der Berichterstatter, von der Rednerliste gestrichen; die Abstimmung über alle Anträge zum Gegenstand entfällt und es kommt der nächste Tagesordnungspunkt zur Behandlung;
5. durch Schluss der Sitzung; die unerledigten Gegenstände sind auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung zu setzen, die so bald wie möglich stattzufinden hat;
6. durch Vertagung des Gegenstandes; die Vertagung kann erfolgen
a) auf bestimmte Zeit (zum Beispiel bis zur nächsten Sitzung oder bis zur Sitzung nach dem Eintreten einer bestimmten Bedingung), wobei im Vertagungsbeschluss der vom Verwaltungsrat gewollte Zeitablauf anzugeben ist, oder
b) auf unbestimmte Zeit (Zurückstellung).
(1) Der Vorsitzende leitet die Sitzung. Er kann jederzeit selbst das Wort ergreifen und er erteilt das Wort in der Reihenfolge der Wortmeldungen (§ 16) oder fordert Sitzungsteilnehmer zu einer mündlichen Stellungnahme auf, wobei der aufgeforderte Teilnehmer allerdings nicht verpflichtet ist, Stellung zu nehmen.
(2) Der Vorsitzende ist berechtigt,
1. Redner, die nicht zum Gegenstand sprechen, „zur Sache“ zu rufen;
2. Redner sowie Teilnehmer an der Sitzung, die die Sitzung stören (zum Beispiel durch beleidigende Redeweise, Verletzung der Geschäftsordnung), „zur Ordnung“ zu rufen;
3. Rednern, die ihre Wortmeldung über Gebühr ausdehnen, nach einmaligem Aufmerksam-Machen und frühestens weiteren fünf Minuten das Wort zu entziehen.
(3) Dem Ruf „zur Sache“ oder „zur Ordnung“ ist sofort nachzukommen. Geschieht dies nicht, so hat der Vorsitzende zunächst dem Redner das Wort zu entziehen. Wird auch dem nicht Folge geleistet, kann der Vorsitzende den Betroffenen von der Sitzung ausschließen.
(4) Gegen die Verfügungen nach den Abs. 2 und 3 steht dem Betroffenen die sofortige mündliche Berufung an den Verwaltungsrat zu, der durch die anwesenden stimmberechtigten Sitzungsteilnehmer ohne Debatte und ohne Stimmrecht des Betroffenen mit einfacher Stimmenmehrheit entscheidet.
(5) Reichen die vorgesehenen Maßnahmen nicht aus, um den ordnungsgemäßen Verlauf der Sitzung sicherzustellen, kann der Vorsitzende auch ohne Antrag
1. die Sitzung für eine bestimmte Zeit, aber nicht länger als eine Stunde, unterbrechen oder
2. die Sitzung schließen. Das muss nicht beantragt werden und gilt als Beschluss nach § 17 Abs. 2 Z 5. Als Schluss der Sitzung gilt auch,
a) wenn die Sitzungsunterbrechung (Z 1) länger als eine Stunde dauert oder
b) wenn nach einer Sitzungsunterbrechung nur mehr so wenige stimmberechtigte Sitzungsteilnehmer anwesend sind, dass der Verwaltungsrat nicht mehr beschlussfähig ist.
(6) Der Vorsitzende kann verfügen, wenn ihm dies zur ordnungsgemäßen Abwicklung und Protokollierung der Sitzung nötig scheint, dass sich die Redner in Rednerlisten eintragen. Er kann auch andere Maßnahmen treffen, die dem ordnungsgemäßen Ablauf der Sitzung dienen (zum Beispiel Namensnennung zu Beginn einer Wortmeldung).
(1) Beschlüsse werden durch Abstimmung gefasst. Abstimmen kann nur, wer anwesend ist. Schriftlich abgegebene Stimmen sind ungültig. Die Reihenfolge der Abstimmung wird durch den Vorsitzenden bestimmt, jedoch ist über den Antrag auf Vertagung des Gegenstandes oder über den in der Sache weitergehenden Antrag zunächst abzustimmen. Der Vorsitzende stellt fest, welcher der weiter gehende Antrag ist.
(2) Jeder Beschluss hat alle wesentlichen Merkmale der geplanten Vorgangsweise zu enthalten. Der Beschluss kann auf Entwürfe und Konzepte verweisen, wenn diese Schriftstücke zu den Sitzungsunterlagen gehören.
(3) Abgestimmt wird durch Erheben der Hand. Einem Antrag auf namentliche Abstimmung ist stattzugeben, wenn er von mindestens einem Viertel der anwesenden stimmberechtigten Sitzungsteilnehmer des Verwaltungsrates gestellt wird. Ist das Abstimmungsergebnis nach Auffassung des Vorsitzenden oder eines sonstigen Mitgliedes des Verwaltungsrates im Zählergebnis zweifelhaft, so kann der Vorsitzende eine namentliche Abstimmung durchführen.
(4) Stimmenthaltungen sind zulässig. Sie bleiben bei der Ermittlung des Abstimmungsergebnisses unberücksichtigt. Wenn keine Gegenstimmen abgegeben wurden, ist Einstimmigkeit auch bei Stimmenthaltungen gegeben.
(5) Unter dem Tagesordnungspunkt „Allfälliges“ können keine gültigen Beschlüsse gefasst werden.
(6) Das Abstimmungsergebnis stellt der Vorsitzende fest.
(7) Der Verwaltungsrat kann beschließen, dass das Büro – gegen nachträgliche Berichterstattung an den Verwaltungsrat – das Recht hat, offenkundige Schreib- und Rechenfehler und andere offenkundige Versehen in Beschlüssen richtig zu stellen.
Der Verwaltungsrat kann im Umlaufverfahren keine gültigen Beschlüsse fassen.
(1) Über jede Verwaltungsratssitzung ist ein Protokoll zu führen. Der Protokollführer wird durch den Vorsitzenden auf Vorschlag des leitenden Angestellten des Versicherungsträgers bestimmt; es muss sich um einen Angestellten des Versicherungsträgers handeln. Zur Unterstützung des Protokollführers darf ein Tonaufzeichnungsgerät eingesetzt werden. Die Verwendung von Ton- und Bildaufzeichnungsgeräten durch andere Personen bedarf der Zustimmung des Vorsitzenden.
(2) Das Protokoll muss den Gang der Beratungen nicht wörtlich, sondern nur mit dem wesentlichen Inhalt wiedergeben. Ein Wortprotokoll ist nur insoweit anzufertigen, als es für einen bestimmten möglichst kurzen Text ausdrücklich verlangt wird
1. von einem an der Sitzung teilnehmenden stimmberechtigten Mitglied des Verwaltungsrates oder
2. von einem Vertreter der Aufsichtsbehörde bzw. des Bundesministers für Finanzen.
(3) Ansonsten bestimmt der Vorsitzende, wie zu protokollieren ist. Wer sich dadurch benachteiligt fühlt, kann dies (mit Gründen) in einer Wortmeldung zur Geschäftsordnung (§ 16 Abs. 3) erklären.
(4) Ob ein oder mehrere Verwaltungsratsmitglieder mit der Funktion des Protokollprüfers betraut werden und welche Aufgaben ein Protokollprüfer wahrzunehmen hat, entscheidet der Verwaltungsrat jeweils mit Gültigkeit für die laufende Amtsdauer oder einen kürzeren Zeitraum.
(1) Jedes Sitzungsprotokoll hat mindestens zu enthalten:
1. den Namen des Versicherungsträgers und die Angabe, dass das Protokoll eine Verwaltungsratssitzung betrifft;
2. Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung und der Sitzungsunterbrechungen; wenn an einem Tag mehrere Sitzungen stattgefunden haben, ist jede Sitzung eindeutig zu bezeichnen;
3. a) die Namen der Teilnehmer mit ihrer Rechtsstellung als
– Verwaltungsratsmitglied,
– leitender Angestellter des Versicherungsträgers,
– Bedienstete des Versicherungsträgers,
– Protokollführer,
– Sachverständiger, Auskunftsperson etc. und
b) die Namen der abwesenden Mitglieder (getrennt nach entschuldigten und nichtentschuldigten Mitgliedern) sowie gegebenenfalls die Übertragung ihrer Stimmrechte (die schriftliche Bestätigung ist dem Protokoll anzuschließen);
4. den Namen des Vorsitzenden und Angaben darüber, wenn der Vorsitz gewechselt wurde;
5. den Namen der Vertreter der Aufsichtsbehörde bzw. des Bundesministers für Finanzen;
6. die Feststellung der Beschlussfähigkeit;
7. die Tagesordnung mit den einzelnen Tagesordnungspunkten;
8. zu jedem Punkt der Tagesordnung
a) die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes,
b) die Namen allfälliger Berichterstatter und der Sitzungsteilnehmer, wenn von diesen Personen wesentliche Wortmeldungen (insbesondere Gegenvorschläge) abgegeben wurden,
c) die Namen der Antragsteller,
d) die gestellten mündlichen Anträge in ihrer Reihenfolge,
e) Beschlüsse mit ihrem vollen Wortlaut,
f) zu jedem Beschluss das Abstimmungsergebnis (einstimmig oder mehrheitlich); Gegenstimmen und Stimmenthaltungen sind zu protokollieren;
g) Einsprüche und Anregungen durch den Vertreter der Aufsichtsbehörde bzw. des Bundesministers für Finanzen;
9. Angaben darüber, welcher stimmberechtigte Sitzungsteilnehmer bei einer Abstimmung nicht anwesend war; diese Angaben sind im Sitzungsprotokoll beim Abstimmungsergebnis festzuhalten;
10. Maßnahmen des Vorsitzenden nach § 18.
(2) Bei Angaben nach Abs. 1 sind allgemein als Namen mindestens Vorname, Familienname und akademischer Grad anzugeben. Bei den Wortmeldungen muss nur der Familienname angegeben werden. Vornamen und Titel müssen bei den Wortmeldungen nur dann angeführt werden, wenn dies zur Unterscheidung von Sitzungsteilnehmern notwendig ist oder vom Betroffenen verlangt wird.
(1) Der Protokollentwurf ist dem Vorsitzenden möglichst innerhalb von vier Wochen zur Durchsicht zu übermitteln.
(2) Ein Auszug aus dem Protokollentwurf ist, wenn wörtliche Protokollierung (§ 21 Abs. 2) verlangt wurde, auf Verlangen auch dem betreffenden Sitzungsteilnehmer zur Durchsicht der eigenen Ausführungen zu übermitteln.
(3) Der Protokollentwurf ist nach allfälligen Korrekturen in der nächstfolgenden Sitzung zur Genehmigung (Verifizierung) vorzulegen. Die Richtigkeit des Protokolls (bzw. wenn der leitende Angestellte an der Sitzung nicht teilnahm, die Kenntnisnahme) ist nach der Genehmigung vom Vorsitzenden, vom leitenden Angestellten und vom Protokollführer mit Unterschrift zu bestätigen. Das Protokoll ist gemeinsam mit einer Garnitur der schriftlichen Sitzungsunterlagen (Berichte etc.) dauerhaft aufzubewahren.
(4) Aufzeichnungen, die für die Protokollierung angefertigt wurden, dürfen erst nach Genehmigung (Verifizierung) des Protokolls vernichtet oder gelöscht werden. Sie sind bis zur Genehmigung unter Verschluss aufzubewahren.
(5) Ein Protokolltext (einschließlich Beschlüsse), dessen Richtigkeit vom Protokollführer vorbehaltlich der Genehmigung oder Berichtigung bestätigt wurde, kann vorläufig als Grundlage der weiteren Vorgangsweise des Büros herangezogen werden.
(1) Protokollauszüge haben zu enthalten:
1. die Angaben nach § 22 Abs. 1 Z 1, 2, 4 und 5, soweit sie für den Tagesordnungspunkt, für den der Protokollauszug angefertigt wird, bedeutsam sind;
2. die vollständige Bezeichnung des Tagesordnungspunktes, über den der Protokollauszug angefertigt wird;
3. die Zahl der anwesenden stimmberechtigten Sitzungsteilnehmer und das Abstimmungsergebnis (§ 22 Abs. 1 Z 8 lit. f);
4. den Wortlaut aller Beschlüsse zu diesem Tagesordnungspunkt.
(2) Die Richtigkeit eines Protokollauszuges, der außerhalb des Büros des Versicherungsträgers verwendet werden soll, ist durch Unterschrift des Vorsitzenden und des leitenden Angestellten des Versicherungsträgers zu bestätigen.
(3) Auszüge aus Protokollen, die vor der Genehmigung (Verifizierung) angefertigt werden, müssen am Beginn deutlich sichtbar folgenden Vermerk tragen: „Vorbehaltlich Berichtigung und Genehmigung!“.
(1) Wenn ein Mitglied des Verwaltungsrates an einer Sitzung voraussichtlich nicht teilnehmen kann, so hat es davon so bald wie möglich das Büro des Versicherungsträgers zu verständigen.
(2) Ein Verwaltungsratsmitglied kann ein anderes Mitglied des Verwaltungsrates schriftlich mit seiner Vertretung bei einer einzelnen Sitzung betrauen. In diesem Fall ist das Büro des Versicherungsträgers durch das stimmrechtsübertragende Mitglied schriftlich zu informieren.
Die Bürogeschäfte des Verwaltungsrates werden vom Büro des Versicherungsträgers unter der Verantwortung des leitenden Angestellten des Versicherungsträgers geführt.
In der Zeit vom 1. April 2019 bis zum Ablauf des 30. Juni 2019 werden die Bürogeschäfte des Überleitungsausschusses nach § 538v ASVG vom kommissarischen Leiter, des Überleitungsausschusses nach § 49 SVSG vom leitenden Angestellten der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft und des Überleitungsausschusses nach § 168c B-KUVG vom leitenden Angestellten der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter geführt.
(1) Für das erstmalige Zusammentreten des Verwaltungsrates zu Beginn einer neuen Amtsdauer (Konstituierung) gilt mit Ausnahme der Konstituierungen nach den §§ 538t ff. ASVG (§ 29) folgende Vorgangsweise:
1. Die Sitzung des neuen Verwaltungsrates wird durch den letzten Vorsitzenden einberufen, für den Fall und die Dauer seiner Verhinderung durch den stellvertretenden Vorsitzenden, ist auch dieser verhindert, durch das an Lebensjahren älteste Verwaltungsratsmitglied.
2. Dieser/Dieses hat die konstituierende Sitzung zu eröffnen und zunächst zu leiten, bis der neu gewählte Vorsitzende seine Wahl angenommen hat.
(2) Abs. 1 gilt auch dann, wenn der bisherige Obmann bzw. sonstige Vorsitzende für die neue Amtsdauer dem Verwaltungsrat nicht mehr als Versicherungsvertreter angehört; ein Stimmrecht in der konstituierenden Sitzung kommt aber nur den in den neuen Verwaltungsrat entsendeten Versicherungsvertretern zu.
(1) Für das erstmalige Zusammentreten des Verwaltungsrates/Überleitungsausschusses für den Zeitraum 1. April 2019 bis 31. Dezember 2019 gilt folgende Vorgangsweise:
1. Die Sitzung des Verwaltungsrates/Überleitungsausschusses wird durch die Bundesministerin für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz einberufen.
2. Das an Lebensjahren älteste Mitglied hat die konstituierende Sitzung zu eröffnen und zunächst zu leiten, bis der neu gewählte Vorsitzende seine Wahl angenommen hat.
(2) Ab 1. Jänner 2020 wird der nach Abs. 1 konstituierte Verwaltungsrat/Überleitungsausschuss unverändert als Verwaltungsrat für eine neue Amtsdauer tätig (§§ 538u Abs. 2, 538x Abs. 6 und 538y Abs. 6 ASVG).
(1) Der Verwaltungsrat kann zu seiner Unterstützung bei der Durchführung der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben am Sitz der Hauptstelle Ausschüsse einrichten. Diese Ausschüsse können ausschließlich mit vorbereitenden und beratenden Tätigkeiten betraut werden.
(2) Für den Bereich der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisenbahnen und Bergbau sind zu den Sitzungen der Landesstellenausschüsse im Bedarfsfall Auskunftspersonen beizuziehen.
Die nachstehend angeführten Obliegenheiten und laufenden Angelegenheiten der Geschäftsführung des Verwaltungsrates werden nach § 456a Abs. 4 ASVG übertragen; dies mit der Maßgabe, dass es dem Verwaltungsrat dessen unbeschadet vorbehalten bleibt, einzelne dieser angeführten delegierten Angelegenheiten jederzeit durch Beschluss zur eigenen Beschlussfassung und Entscheidung an sich zu ziehen.
Dem Obmann des Versicherungsträgers werden folgende Angelegenheiten übertragen, wobei bei den in § 430 Abs. 2 ASVG genannten Trägern der vorsitzführende Obmann das Einvernehmen mit dem nicht vorsitzführenden Obmann herzustellen hat:
1. die Vertretung des Versicherungsträgers nach außen in allen Angelegenheiten, die der Beschlussfassung der Hauptversammlung oder des Verwaltungsrates bedürfen;
2. die Überwachung der Einhaltung aller maßgebenden Rechtsvorschriften, Beschlüsse und Weisungen des Verwaltungsrates sowie der Gebote der Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Versicherungsträger;
3. die Dienstaufsicht über den leitenden Angestellten;
4. die Auftragserteilung zur Einschautätigkeit im Rahmen der Beitragsprüfung;
5. die Entscheidung über Einsprüche gegen Dienstbeschreibungen, wenn die Betriebliche Schlichtungskommission eine einstimmige Stellungnahme abgegeben hat;
6. die Einleitung und Betreibung von Verfahren vor der Aufsichtsbehörde sowie damit im Zusammenhang stehender Verfahren vor Gerichten einschließlich der Gerichtshöfe des öffentlichen Rechtes.
Den Landesstellenausschüssen obliegt die Geschäftsführung hinsichtlich der ihnen gesetzlich zugewiesenen Aufgaben nach einheitlichen Grundsätzen und Vorgaben des Verwaltungsrates.
1. Laufende Verwaltungsgeschäfte, soweit im Einzelfall das Eineinhalbfache des für das jeweilige Jahr festgesetzten Schwellenwertes für Dienstleistungen nach § 12 Abs. 1 Z 1 BVerG 2018 nicht überschritten wird;
2. Personalangelegenheiten mit Ausnahme des bereichsleitenden und leitenden Dienstes sowie der Leiter/innen des höheren Dienstes nach der DO. A und des ärztlichen Dienstes nach § 37 Z 1 und 2 DO. B sowie mit Ausnahme des Abschlusses von Betriebsvereinbarungen;
3. die Einleitung und Betreibung von Verfahren bei Gerichten (unbeschadet des Punktes A Z 6) und Verwaltungsbehörden sowie die Wahrnehmung der Parteistellung;
4. Angelegenheiten des Regresswesens sowie Verzicht, Herabsetzung, Stundung und Abschreibung von uneinbringlichen Forderungen;
5. die Entscheidung in Leistungsangelegenheiten unter Bedachtnahme auf bestehende Richtlinien des Verwaltungsrates sowohl im eigenen als auch im übertragenen Wirkungsbereich des Versicherungsträgers;
6. Angelegenheiten der Rehabilitation; ist ein Ausschuss nach § 30 eingerichtet nur dann, wenn dieser diese Angelegenheiten vorberaten hat;
7. Angelegenheiten des Melde-, Versicherungs- und Beitragswesens unter Bedachtnahme auf bestehende Richtlinien des Verwaltungsrates;
8. Angelegenheiten des Vertragspartnerrechtes, wenn sie nicht den Landesstellenausschüssen zugewiesen sind; dessen ungeachtet obliegt die Genehmigung der Gesamtverträge ausschließlich dem Verwaltungsrat;
9. die Vertretung des Versicherungsträgers nach außen in jenen Angelegenheiten, die nicht der Beschlussfassung des Verwaltungsrates oder der Hauptversammlung bedürfen;
10. das Veranlagungs- und Liquiditätsmanagement;
11. die Auftragserteilung zur Einschautätigkeit der Innenrevision sowie die Genehmigung der Einschaupläne;
12. die Nachschaffung von Gegenständen und Materialien, die zur Aufrechterhaltung einer kontinuierlichen Betriebsführung erforderlich sind;
13. die Vergabe notwendiger wiederkehrender Aufträge zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufes und zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit.
