(1) Jedes Organ ist verpflichtet, die ihm zur Kenntnis gelangten, seinen Wirkungsbereich betreffenden Schadensfälle unverzüglich dem nach der Geschäfts- und Personaleinteilung mit der Bearbeitung von Schadensfällen betrauten Organ zu melden. Dieses hat umgehend alle Vorkehrungen zur vollständigen Erfassung des Schadensfalles sowie zur Hintanhaltung der Ausweitung oder Wiederholung eines solchen zu treffen. Sind auch andere Verwaltungsbereiche betroffen, so ist das Zusammenwirken mit diesen bei der Feststellung und Meldung der Gesamtschadenshöhe und bei der Abwicklung des Schadensfalles sicherzustellen.
(2) Mit der Erfassung des Schadensfalles ist unverzüglich nach dessen Bekanntwerden zu beginnen, wobei alle für eine Geltendmachung erforderlichen Informationen und Unterlagen aktenmäßig zu erfassen sind. Dazu zählen insbesondere:
1. Ursache und Hergang des Schadensfalles sowie Art und geschätztes Ausmaß des Schadens und Zeitpunkt des Schadensereignisses;
2. Begleitumstände, die das Eintreten des Schadensfalles ermöglicht oder begünstigt haben, insbesondere allfällige Unzulänglichkeiten bestehender Vorschriften und Sicherungseinrichtungen;
3. Name(n) und Daten jener Person(en), die als Verursacher des Schadens in Betracht kommt (kommen) sowie Angaben über die Einschätzung des eigenen Verschuldens sowie eines allfälligen Fremdverschuldens und des Verschuldensgrades durch den Verursacher und die Behörde sowie die hierfür maßgeblichen Gründe und Angaben über eine allenfalls bestehende Versicherung;
4. Name(n) und Daten jener Person(en), die als Zeuge(n) den Schadenshergang beobachtet hat (haben) oder zum Schadenszeitpunkt in der Nähe des Schadensereignisses war(en) sowie Angaben über das Einschreiten von Sicherheitsorganen;
5. Maßnahmen, die veranlasst wurden, um Ausweitung und Wiederholungen eines solchen Schadensfalles hintanzuhalten;
6. Veranlassung, die zur Verfolgung (Geltendmachung) des Ersatzanspruches einschließlich aller Straf- oder Disziplinaranzeigen getroffen wurde oder beabsichtigt ist, und Angaben zu allfälligen mit dem Ereignis in Zusammenhang stehenden gerichtlichen oder sonstigen Verfahren;
7. bei Verkehrsunfällen zusätzlich die Kennzeichen der beteiligten Fahrzeuge sowie Angaben über die Fahrtüchtigkeit der beteiligten Lenkerinnen oder Lenker.
(3) Das haushaltsleitende Organ, in dessen Wirkungsbereich der Schadensfall aufgetreten ist, hat über jeden Schadensfall eine Meldung an das Bundesministerium für Finanzen und den Rechnungshof zu übermitteln, sofern der Schadensbetrag die Höhe jener Betragsgrenze überschreitet, die nach der Mitteilung gemäß § 8 Abs. 1 im Falle der Einstellung der Einziehung der Forderung maßgeblich ist. Die Schadensmeldung hat die in Abs. 2 angeführten Informationen zu umfassen. Der der Meldung zugrunde zu legende Schadensbetrag ist, sofern er im Zeitpunkt der Erstattung derselben noch nicht eindeutig festgestellt werden kann, schätzungsweise zu ermitteln. Ergibt sich im Zuge der weiteren Durchführung des Einziehungsverfahrens die Notwendigkeit der Berichtigung des Schadensbetrages, ist dies dem Bundesministerium für Finanzen und dem Rechnungshof zur Kenntnis zu bringen.
(4) Eine Meldung an den Rechnungshof kann insoweit unterbleiben, als dieser ausdrücklich bezüglich bestimmter Arten von Schäden oder nach Maßgabe von ihm zu bestimmender Betragsgrenzen darauf verzichtet.
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