§ 40 Budgetierung und Bilanzierung — HSG 2014

(1) Bis spätestens 1. Juni jeden Jahres hat die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent einen Jahresvoranschlag für die Zeit vom 1. Juli des Jahres bis zum 30. Juni des folgenden Jahres zu erstellen (Budgetierung) und diesen der oder dem Vorsitzenden zur Gegenzeichnung vorzulegen. Diese oder dieser hat den Jahresvoranschlag (Budget) unverzüglich gegenzuzeichnen und den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren zuzustellen. Der Jahresvoranschlag hat alle Einnahmen und Ausgaben aller Organe zu umfassen. Er ist zweckmäßig und so weit zu gliedern, dass er eine ausreichende Aussage über die Finanzierung der Aufgaben der Organe enthält. Der Jahresvoranschlag in der organ- und referatsbezogenen Gliederung ist in einen rechnerisch übereinstimmenden Jahresvoranschlag in der Gliederung der Erfolgsrechnung des Jahresabschlusses überzuleiten, der Auskunft über die Gebarung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft insgesamt gibt.

(2) Die Bundesvertretung und jede Hochschulvertretung einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft haben den Jahresvoranschlag sowie jede Änderung mit einfacher Mehrheit zu beschließen und der Kontrollkommission in elektronischer Form bis spätestens 30. Juni jeden Jahres und jede Änderung binnen zwei Wochen nach Beschlussfassung zuzustellen. Kommt ein Beschluss über den Jahresvoranschlag nicht rechtzeitig zustande, so ist bis zur Einigung über den neuen Voranschlag der letzte vom jeweiligen Organ beschlossene Jahresvoranschlag mit der Maßgabe anzuwenden, dass in jedem Monat nicht mehr als ein Zwölftel der Ansätze dieses Voranschlages verbraucht werden darf. Zahlungen auf Grund bereits bestehender rechtlicher Verpflichtungen bleiben davon unberührt.

(3) Die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent hat einen schriftlichen Jahresabschluss zu verfassen und nach der Gegenzeichnung durch die oder den Vorsitzenden spätestens Ende Dezember jeden Jahres den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren zumindest in elektronischer Form und der Kontrollkommission durch Briefsendung und in elektronischer Form zuzustellen. Dem Jahresabschluss sind ein Jahresvoranschlag-Ist-Vergleich und ein schriftlicher Prüfungsbericht einer Wirtschaftsprüferin oder eines Wirtschaftsprüfers anzuschließen. Die Bestimmungen der §§ 268 bis 276 UGB sind sinngemäß anzuwenden. Im Prüfungsbericht ist auch anzuführen:

1. Die Anzahl der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer sowie der freien Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer und deren Beschäftigungsausmaß.

2. Die Anzahl der im Wirtschaftsjahr abgeschlossenen und geänderten Dienstverträge. Die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Verordnungen (insbesondere der Hochschülerinnen- und Hochschülerschafts-Dienstvertragsverordnung (HS DVV), BGBl. II Nr. 356/2016, in der jeweils geltenden Fassung) ist bei Abschluss oder Änderung von Dienstverträgen von der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu prüfen und das Ergebnis im Prüfungsbericht darzustellen.

3. Eine Auflistung der Funktionsgebühren bzw. der refundierten Aufwandersätze, gegliedert nach dem monatlich sowie dem insgesamt im Wirtschaftsjahr je Funktion tatsächlich ausbezahlten Betrag und einer Bestätigung, dass die Höhe der Funktionsgebühr den in § 31 definierten Kriterien entspricht.

Die oder der Vorsitzende der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft oder einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat die Steuerberaterin oder den Steuerberater oder die Wirtschaftsprüferin oder den Wirtschaftsprüfer für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden. Die Prüfung des Jahresabschlusses kann entfallen, wenn die Kontrollkommission bereits eine Wirtschaftsprüferin oder einen Wirtschaftsprüfer mit einer entsprechenden Prüfung beauftragt hat. Dies gilt auch für die Prüfung der Jahresabschlüsse der Wirtschaftsbetriebe. Eine Wirtschaftsprüferin oder ein Wirtschaftsprüfer ist als Prüferin oder Prüfer für eine Körperschaft öffentlichen Rechts gemäß § 3 oder eines Wirtschaftsbetriebes gemäß § 37 ausgeschlossen, wenn sie oder er für diese Körperschaft öffentlichen Rechts oder diesen Wirtschaftsbetrieb einen Bestätigungsvermerk über die Prüfung des Jahresabschlusses bereits in fünf Fällen gezeichnet hat; dies gilt nicht nach einer Unterbrechung der Prüfungstätigkeit für zumindest zwei aufeinander folgende Geschäftsjahre. Bezüglich der Genehmigung des Jahresabschlusses sind die Bestimmungen über den Jahresvoranschlag sinngemäß anzuwenden.

(4) Jahresvoranschlag und Jahresabschluss samt Prüfungsbericht sind mindestens zwei Wochen vor der ihre Genehmigung betreffenden Sitzung zur öffentlichen Einsicht in den Räumen der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft oder der jeweiligen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft aufzulegen. Der Zeitraum, in welchem der Jahresvoranschlag und der Jahresabschluss zur öffentlichen Einsicht aufliegen, der beschlossene Jahresvoranschlag und der Jahresabschluss samt schriftlichem Prüfungsbericht einer Wirtschaftsprüferin oder eines Wirtschaftsprüfers sind auf der Website der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft oder der jeweiligen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu veröffentlichen.

(5) Die Kontrollkommission kann die Erlassung einer Verordnung durch die Bundesministerin oder den Bundesminister zur näheren Regelung der Erstellung von Jahresvoranschlägen (Budgetierung) und Jahresabschlüssen beantragen. Darin sind insbesondere die jeweiligen allgemeinen Grundsätze sowie deren Konkretisierung für einzelne Positionen für die Erstellung des Jahresvoranschlages und des Jahresabschlusses, weiters die jeweiligen Mindestinhalte (Rechenwerke, anzuführende Positionen, etc.) und deren Gliederung sowie die Grundsätze der Ausgestaltung des Jahresvoranschlag-Ist-Vergleiches zu präzisieren.

(6) Die Kontrollkommission kann die Erlassung einer Verordnung durch die Bundesministerin oder den Bundesminister zur näheren Regelung der Prüfung von Jahresabschlüssen beantragen. Darin sind insbesondere die allgemeinen Grundsätze der Prüfung von Jahresabschlüssen von Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften und deren Wirtschaftsbetrieben, die Beauftragung und der Prüfungsauftrag, der Umfang der Prüfung sowie die Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses (insbesondere auch der Bestätigungsvermerk) und Informationspflichten gegenüber der Bundesministerin oder dem Bundesminister oder der Kontrollkommission zu präzisieren. Zu prüfende Inhalte oder zu übermittelnde Informationen können dafür in, bei der Prüfung zu verwendenden, Musterformularen näher definiert werden.