(1) Interne und externe Stellen haben alle eingehenden Hinweise zu dokumentieren. Der Eingang schriftlicher Hinweise ist unverzüglich, spätestens jedoch nach sieben Kalendertagen schriftlich an die von der Hinweisgeberin oder dem Hinweisgeber genannte Postanschrift, E Mail- oder sonstige elektronische Adresse oder ein eingerichtetes Hinweisgebersystem zu bestätigen, es sei denn, die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber hat sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen oder die interne oder externe Stelle hat Grund zu der Annahme, dass die Bestätigung des Eingangs einer schriftlichen Meldung den Schutz der Identität der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers beeinträchtigen würde.

(2) Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder ein anderes Mittel nicht schriftlich erfolgter Sprachübermittlung mit Gesprächsaufzeichnung verwendet, sind interne und externe Stellen berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis auf folgende Weise zu dokumentieren, wenn die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber dazu eine Zustimmung erteilt:

(3) Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder ein anderes Mittel nicht schriftlich erfolgter Sprachübermittlung ohne Gesprächsaufzeichnung verwendet, sind interne und externe Stellen berechtigt, den mündlich gegebenen Hinweis in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren, das von den für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern angefertigt wird. Hat die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber die Identität offengelegt oder ist dies im Falle anonymer Hinweisgebung auch ohne Offenlegung der Identität tunlich, so wird ihr oder ihm von der internen oder externen Stelle die Möglichkeit eingeräumt, das detaillierte Gesprächsprotokoll zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.