§ 31 Aufgaben und Berichtslegung der Ombudsstelle für Studierende — HS-QSG

(1) Für Studierende an hochschulischen Bildungseinrichtungen ist im Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung eine weisungsfreie Ombuds-, Informations- und Servicestelle einzurichten. Unter Studierenden sind im Folgenden auch Studieninteressentinnen und -interessenten, Studienwerberinnen und -werber sowie ehemalige Studierende zu verstehen.

(2) Die Ombudsstelle hat die Aufgabe, Ombuds-, Informations- und Servicearbeit im Hochschulbereich zu den von ihr behandelten Anliegen zu leisten. Sie hat in diesem Zusammenhang

1. mit den Studierendenvertretungen zu kooperieren,

2. die Leitungen der Hochschulen zu informieren und ein Stellungnahmerecht zu garantieren und

3. in regelmäßigem Informationsaustausch mit Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, zu stehen.

(3) Studierende können sich zur Information und Beratung über den Studien-, Lehr-, Prüfungs-, Service- und Verwaltungsbetrieb an die Ombudsstelle wenden. Alle Anliegen sind von der Ombudsstelle zu behandeln. Die Ombudsstelle ist auch berechtigt, von sich aus tätig zu werden. Das Ergebnis der Tätigkeit der Ombudsstelle sowie die allenfalls getroffenen Veranlassungen sind den Studierenden und der jeweiligen Einrichtung mitzuteilen.

(4) Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstige Informationen von den jeweiligen Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, einzuholen. Diese sind verpflichtet, der Ombudsstelle Auskünfte in den von ihr bezeichneten Angelegenheiten zu erteilen.

(5) Die Ombudsstelle kann den Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, beratend zur Verfügung stehen.

(6) Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstigen Informationen zu verarbeiten und nicht länger als 30 Jahre zu speichern:

1. Namensangaben:

a) Vorname(n) und Familienname,

b) Geburtsname,

c) akademischer Grad sowie

d) Titel, Ansprache,

2. Personenmerkmale:

a) Geburtsdatum,

b) Geburtsort, soweit verfügbar,

c) Geschlecht sowie

d) Staatsangehörigkeit,

3. Angaben zur Identifikation:

a) Nummer, ausstellende Behörde und Ausstellungsdatum des zur Identifikation verwendeten gültigen amtlichen Lichtbildausweises sowie

b) Personenkennung, insbesondere durch bereichsspezifisches Personenkennzeichen des Tätigkeitsbereichs „Bildung und Forschung“,

4. Adress- und Kontaktdaten:

a) Anschrift,

b) Zustellbevollmächtigter und Zustelladresse sowie

c) Angaben zur elektronischen Erreichbarkeit,

5. Angaben zum Schriftverkehr:

a) Versandart,

b) Betrefftext (Gegenstandsbezeichnung) des Eingangsstücks,

c) Art und Zahl der Beilagen,

d) Geschäftszahl(en),

e) Bezugszahl(en),

f) Fremdzahl und Fremddatum,

g) Eingangsdatum bzw. elektronische Empfangsbestätigung,

h) Eingangsstück sowie

i) Beilagen

6. Angaben zum Prozess und zur Erledigung:

a) Gegenstand,

b) Aktenlauf bzw. befasste Stellen und Personen,

c) Vermerke und Notizen,

d) Arten von Terminen und Fristen,

e) Einsichtsbemerkungen,

f) Erledigungstext,

g) Datum der Erledigung, inklusive Vorversionen,

h) die Namensangaben gemäß Z 1 für

aa) Bearbeiterin oder Bearbeiter,

bb) Genehmigende oder Genehmigenden sowie

cc) Abfertigende oder Abfertigenden,

i) Ablagevermerk sowie

j) Löschungsvermerk.

Soweit erforderlich, ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zulässig.

(7) Die Ombudsstelle hat jährlich einen Bericht über ihre Tätigkeit zu erstellen, wobei die namentliche Nennung von Personen gemäß Abs. 1, die sich an die Ombudsstelle gewandt haben, nicht zulässig ist. Die Nennung der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, ist bei Veröffentlichung der Stellungnahme seitens der Einrichtungen zulässig. Der Bericht für das jeweils vorangegangene Studienjahr ist bis spätestens 15. Dezember eines jeden Jahres von der Ombudsstelle der zuständigen Bundesministerin oder dem zuständigen Bundesminister sowie dem Nationalrat vorzulegen. Die Ombudsstelle hat den Bericht zu veröffentlichen.

(Anm.: Datenschutz-Folgenabschätzung zur Ombudsstelle siehe Anlage 2)